Teamarbeit: Achtung, Baustelle!

Für erfolgreiche Unternehmen gewinnt effiziente Teamarbeit zunehmend an Relevanz. Sie hat das Potential, Mehrwerte für Mitarbeiter, Kunden, Partner und Dienstleister zu generieren – über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, entlang der gesamten Wertschöpfungskette – wenn sie denn gelingt. Führungskräfte müssen auf fünf Handlungsfeldern aktiv werden, um die technischen, organisatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen für eine kollaborative Unternehmenskultur zu schaffen. Kollaborieren für mehr Effizienz Je stärker die digitale Transformation an den Grundfesten der Unternehmen rüttelt, desto lauter erschallt der Ruf nach mehr Agilität und Innovationsfähigkeit. Um agil und innovativ auf kürzer werdende Produktlebenszyklen, individuelle Kundenbedürfnisse und eine neue Lebens- und Arbeitswelt reagieren zu können, setzen die Unternehmenslenker daher immer öfter auf Teamarbeit. Virtuelle Formen der Zusammenarbeit sind insbesondere für wettbewerbsorientierte Unternehmen interessant, die viele dezentrale Standorte haben und verteilt arbeitende Teams einsetzen. Dabei ist effiziente Teamarbeit nicht nur auf einzelne Abteilungen oder das eigene Unternehmen beschränkt, sondern bezieht unternehmensübergreifend auch Partner, Dienstleister und Kunden mit ein. Fehlende Unterstützung durch das Top-Management Die Gründe, aus denen heraus notwendige Verbesserungen von vielen Unternehmen bislang nicht oder in nicht ausreichendem Maße angestoßen wurden, sind vielfältig. Häufig stehen Sicherheitsbedenken, keine oder zu knappe Budgets, unklare Zuständigkeiten und der Implementierungsaufwand durch die IT einer schnellen und einfachen Umsetzung im Weg. Einer aktuellen Studie von PAC und Damovo zufolge vermisst jede dritte Führungskraft außerdem die Unterstützung durch das Top-Management. Technologischen Wildwuchs vermeiden Immerhin haben viele Unternehmen während der letzten Jahre in Conferencing- und Filesharing-Anwendungen, ggf. sogar in Social Networking-Anwendungen investiert. Das war auch zwingend notwendig – sonst würden die Zeiten für Kommunikation und Zusammenarbeit heute sogar noch höher ausfallen. Moderne Technologien aus dem Bereich Unified Communication & Collaboration gestatten es zudem, unabhängig von Ort und Zeit zu arbeiten. Im Idealfall heißt das für Angestellte, die gewohnte Arbeitsumgebung überall hin mitnehmen zu können – sei es mobil im Unternehmen, von zu Hause aus oder direkt vor Ort beim Kunden. UCC-Tools eröffnen die Möglichkeit, flexibel und jederzeit produktiv tätig zu sein. Zumeist wurden solche Investitionen aber nur halbherzig geplant und durchgeführt. Sie folgten oft keiner übergreifenden Strategie, sondern sind das Ergebnis von Ad-hoc-Entscheidungen. Wenn sich Tools für die Team-Collaboration nicht nahtlos miteinander und in die bestehende IT-Systemarchitektur für ERP oder CMS integrieren lassen, entsteht ein technologischer Wildwuchs, der Teamarbeit verhindert, statt sie zu fördern. Die negativen Folgen einer ineffizienten Zusammenarbeit sind heute bereits in vielen Unternehmen sicht- und spürbar: Frust, Erschöpfung, Burnout-Risiken nehmen zu, während Produktivität, Innovationsfähigkeit und Kundenservice leiden. Teamarbeit ist Produktivzeit Viele Unternehmen steuern die Performance der Geschäftsbereiche und Mitarbeiter auf Basis ausgeklügelter KPI (Key Performance Indikator)-Systeme. Dies ist gut so, schließlich setzt eine effektive Steuerung voraus, dass sich Erfolge messen lassen. Allerdings geht die Steuerung in die falsche Richtung, wenn die zugrundeliegenden Indikatoren und Annahmen falsch bzw. unzureichend sind. Wenn Collaboration-Aktivitäten, beispielsweise der Austausch mit Kollegen über soziale Netzwerke nicht als produktive Zeiten abgebildet sind, wird die Performance-Steigerung zur unüberwindbaren Barriere für eine effektive Zusammenarbeit. Organisatorische Freiräume schaffen Durch eine intensivere Zusammenarbeit steigt auch die zeitliche Belastung der Mitarbeiter. Sie müssen ihre Arbeit anders organisieren, um trotz einer Vielzahl an Unterbrechungen Räume für konzentriertes Arbeiten und die für die Gesundheit unerlässlichen Ruhephasen zu schaffen. Wenn der Einsatz von Kommunikations- und Kollaborationstechnologien nicht gefördert wird, oder zu viel Bürokratie und Kontrolle deren Nutzung verhindern, erschwert das die Teamarbeit unnötig. Kurzum: Eine effektive Nutzung moderner Collaboration-Anwendungen setzt eine Änderung des Arbeitsstils voraus – ein gewaltiger Change, der begleitet werden muss. Manager haben Vorbildfunktion Die für eine erfolgreiche Teamarbeit notwendige Veränderung von Arbeitsgewohnheiten aller Beteiligten kommt nicht über Nacht, sondern setzt ein Umdenken voraus. Genau an dieser Stelle ist Führung gefragt. Nur wenn die Manager eine effektive Zusammenarbeit – und damit verbunden eine aktive Nutzung der hierfür verfügbaren Anwendungen – vorleben, werden die Mitarbeiter einen kollaborativen Arbeitsstil adaptieren. Allerdings sollte mit Blick auf die Burnout-Prävention und neue Arbeitsstile nicht vergessen werden, dass Manager auch eine Vorbildrolle darin haben, Collaboration-Technologien nach Feierabend aktiv abzuschalten oder die Ampel im Präsenzsystem einmal auf Rot zu stellen. Eine effektive Zusammenarbeit setzt nicht zuletzt gesunde und ausgeruhte Mitarbeiter voraus. Miteinander statt für den Anderen Sicher: Der Kulturwandel gelingt nicht von heute auf morgen, erst recht nicht bei einem so komplexen Thema wie der abteilungs- und unternehmensübergreifenden Teamarbeit. Die aufgelisteten Punkte lassen sich aber nur erfolgreich umsetzen, wenn alle Verantwortlichen – von der IT über die Fachbereichsleiter bis zum Top-Management – an einem Strang ziehen. Das ist eine Grundvoraussetzung, damit effektive Zusammenarbeit gelingt und sich der Umsetzungserfolg von Innovationen verbessert.