Für die Inhalte von Newslettern werden viel zu häufig Texte aus Werbebroschüren oder anderen Werbematerialien übernommen. Ein großer Fehler, denn das Medium E-Mail folgt eigenen Regeln und bietet neue Chancen.
Hören Sie genau hin
"The best copywriters listen carefully and then articulate a simple message that genuinely touches on interests shared by both the company and its customers", schreibt Nick Usborne in seinem hervorragenden Buch "Net Words - Creating high-impact online copy". Vor dem Texten von Newslettern sollte in der Tat das Zuhören stehen: Welche "Sprache" spricht Ihre Zielgruppe? Welche Begriffe verwendet sie? Schauen Sie sich unter diesem Blickwinkel einmal Ihre eingehenden E-Mails an oder besuchen Sie Veranstaltungen, auf denen Sie Ihre Zielgruppe antreffen. Die Lektüre von Weblogs, Online-Foren oder Chats lohnt sich ebenfalls, denn dort können Sie Gespräche innerhalb Ihrer Zielgruppe praktisch "live" verfolgen.
Kurz und einfach
Genau wie Websites werden E-Mails meistens nicht vollständig gelesen, sondern "gescannt", also lediglich überflogen. Aus diesem Grund sollten Sie lange und verschachtelte Sätze vermeiden (Faustregel: ca. 15-25 Wörter pro Satz). Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie den Kundennutzen verständlich und präzise. Längeren Text können Sie in mehrere kurze Paragraphen aufteilen, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Werden Sie persönlich
Das Texten von persönlichen Mails fängt mit einer personalisierten Anrede an – hört damit aber noch lange nicht auf. Als Autor sollten Sie sich nicht hinter einem "Beamtendeutsch" oder langweiligen PR-Phrasen verstecken, sondern dem Newsletter eine persönliche Note verleihen. Schreiben Sie "von Mensch zu Mensch" und nicht "von Unternehmen zu Mensch".
Hervorhebung von Informationen
Markieren Sie wichtige Sätze oder Satzabschnitte fett oder farbig. Kursiver Text sollte hingegen nicht verwendet werden, da er am Bildschirm schwer zu lesen ist. Um Irritationen zu vermeiden, sollten Wörter nur dann unterstrichen werden, wenn es sich dabei einen Link handelt. Achten Sie auch darauf wichtige Informationen und nicht lediglich einzelne Wörter durch die Markierungen hervorzuheben, denn beim Überfliegen des Textes ist die Bedeutung einzelner Wörter nicht verständlich. Verwenden Sie zusätzlich Aufzählungspunkte, um die wichtigsten Informationen hervorzuheben.
Mehrwert statt Werbung
Natürlich soll Ihr Newsletter für Ihre Produkte oder Dienstleistungen werben - trotzdem sollte er nicht nach Werbung aussehen. Bieten Sie Ihren Empfängern stattdessen einen klaren Mehrwert in Form von redaktionellen Tipps, Rezensionen oder exklusiven Gutscheinen.
Stellen Sie den Kunden in den Mittepunkt
Niemand interessiert sich für langweilige Unternehmensmeldungen - mit Ausnahme Ihrer Konkurrenz. Stellen Sie stattdessen den Kunden und seine Bedürfnisse in den Vordergrund und vermeiden Sie Sätze, die mit "Wir" anfangen.
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