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Fehlende Pflichtangaben in E-Mails können für Firmen teuer werden

Seit dem 1.1.2007 müssen die auf Geschäftsbriefen notwendigen Pflichtangaben auch in E-Mails gemacht werden.
marketing-BÖRSE | 31.01.2007

Weitgehend unbemerkt von den betroffenen Unternehmen hat sich eine neue Falle im Gesch&auml;ftsverkehr aufgetan: Seit dem 1.1.2007 m&uuml;ssen die auf Gesch&auml;ftsbriefen notwendigen Pflichtangaben auch in E-Mails gemacht werden. So verlangt es das Gesetz zur Einf&uuml;hrung des elektronischen Handelsregisters. „Wer da nicht aufpasst“, warnt Rechtsanw&auml;ltin Christine Heymann von der Kanzlei FPS Fritze Paul Seelig in D&uuml;sseldorf, „kann von Mitbewerbern wegen wettbewerbswidrigen Verhaltens verfolgt werden.“ Und das zieht die schon aus anderen Bereichen unliebsam bekannten Geb&uuml;hren f&uuml;r Abmahnungen nach sich. „Hinzu kommt“, erl&auml;utert Heymann, „dass bei Verst&ouml;&szlig;en auch das Registergericht t&auml;tig werden kann: mit einem Zwangsgeld bis maximal 5.000 Euro.“

Konkret verlangt die neue Regelung, dass die gesetzlichen Pflichtangaben jetzt nicht mehr nur auf der klassischen Papier-Post sondern auf Gesch&auml;ftsbriefen gleich welcher Form gemacht werden m&uuml;ssen. Das trifft vor allem auch den elektronischen Gesch&auml;ftsverkehr per E-Mail. Ausgenommen sind lediglich Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Gesch&auml;ftsbeziehung gemacht werden und f&uuml;r die Vordrucke genutzt werden. Schon bei Bestellscheinen sind aber wieder alle Angaben notwendig.

Anzugeben sind:

Bei der AG nach &sect; 80 AktG:
- Rechtsform
- Registergericht und –nummer
- Sitz
- die Namen aller Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen; der Vorstandsvorsitzende ist als solcher zu bezeichnen
- wenn Angaben &uuml;ber das Kapital der AG gemacht werden, muss das Grundkapital sowie, wenn auf Aktien der Aus-gabebetrag nicht vollst&auml;ndig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden
- bei Korrespondenz einer inl&auml;ndischen Zweigniederlassung einer ausl&auml;ndischen AG muss Sitz und Registergericht und Registernummer der Zweigniederlassung angegeben werden.

Bei einer GmbH nach &sect; 35a GmbHG:
- Rechtsform
- Registergericht und –nummer
- Sitz
- Namen der Gesch&auml;ftsf&uuml;hrer und des Aufsichtsratsvorsitzenden (sofern Aufsichtsrat vorhanden) mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
- wenn Angaben &uuml;ber das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, sind das Stammkapital und, soweit nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.

Bei einem Kaufmann nach &sect; 37a HGB:
- Firma (Name des Kaufmanns, unter dem er im Handelsverkehr agiert)
- Ggf. Zus&auml;tze wie e.K.
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht und –nummer

Bei einer OHG nach &sect; 125a HGB:
- Rechtsform
- Sitz
- Registergericht und –nummer
- Wenn kein Gesellschafter eine nat&uuml;rliche Person ist: Angaben &uuml;ber Gesellschafter nach o.g. Spezialvorschriften f&uuml;r GmbH oder AG

F&uuml;r eine KG und f&uuml;r eine Partnerschaftsgesellschaft gelten im Wesentlichen ebenfalls die Regelungen aus 125a HGB.

„Um keine Angriffsfl&auml;che f&uuml;r Abmahnungen zu bieten, sollten Unternehmen kurzfristig ihre E-Mail-Angaben und ihre Formulare &uuml;berpr&uuml;fen“, r&auml;t Christine Heymann von FPS Fritze Paul Seelig. W&uuml;rden die Unterlagen schnell angepasst, k&ouml;nnte eine Abmahnwelle wie seinerzeit bei den notwendigen Angaben f&uuml;r Internetseiten vermieden werden. Denn Gesch&auml;ftspapiere seien nicht so einfach zug&auml;nglich wie Angaben im Internet – au&szlig;er sie w&uuml;rden gerade dort verwendet.

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Fachfragen beantwortet gerne:

Rechtsanw&auml;ltin Christine Heymann
F P S FRITZE PAUL SEELIG
K&ouml;nigsallee 62
D-40212 D&uuml;sseldorf
Tel.: +49 (0) 211 | 302015 -22
Fax: +49 (0) 211 | 302015 -92
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