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  |  11.04.2006

Papierlos faxen - kabellos drucken

Im Job ist das Fax nach wie vor ein gebräuchliches Kommunikationsmittel. Papierstaus oder dauerbesetzte Leitungen rauben allerdings oft kostbare Arbeitszeit.
Auch das Ausdrucken von unterwegs hält mit den neuesten Anforderungen an die Mobilität und Flexibilität des Arbeitslebens noch nicht mit und die Grenzen des Machbaren sind schnell erreicht.

Jeder, der im Arbeitsleben per Fax kommuniziert, kennt die zeit- und nervenraubende Situation: Ein Fax kann nicht verschickt werden, weil am anderen Ende dauerbesetzt ist. Oder man steht sich vor dem Gerät die Beine in den Bauch, um ein erwartetes Dokument vor fremden Blicken zu schützen. Eine nervenaufreibende Situation, die auch vielen bekannt vorkommen dürfte: Man ist unterwegs zum dringenden Kundentermin und hat auf dem Ausdruck noch einen kleinen Fehler entdeckt. Über das Notebook lässt sich das schnell beheben aber wo bekommt man jetzt einen passenden Drucker her um dem Kunden ein fehlerloses Handout übergeben zu können?

Der Dienstleister Premiere Global Services hat sich auf Kommunikationslösungen spezialisiert und hält für viele knifflige Situationen des Büroalltags eine Lösung bereit: Mit dem DOCU MANAGER können beispielsweise Faxnachrichten papierlos vom Desktop aus empfangen und versendet werden. Der MOBILE OFFICE MANAGER bringt Flexibilität in die Welt des Druckens – Einfach ein beliebiges Faxgerät in der Nähe anwählen und warten bis das gewünschte Dokument ausgedruckt wird.

Faxen über den normalen E-Mail Account
Sie bevorzugen E-Mails aber Ihr Gesprächspartner kommuniziert lieber per Fax? Der DOCU MANAGER ermöglicht die Kommunikation zwischen einem herkömmlichen Faxgerät und einem Notebook oder PC.
Die Handhabung dieses virtuellen Faxservers ist unkompliziert: PGS vergibt an jeden Teilnehmer eine persönliche Faxnummer. Unmittelbar nach Freischaltung können Faxe über den Posteingang des E-Mail-Programms empfangen werden. Alle an die Nummer eingehenden Faxnachrichten werden vom DOCU MANAGER automatisch an den persönlichen E-Mail-Account weitergeleitet und der Empfänger erhält seine Nachricht als PDF oder TIFF-Datei. Die Vertraulichkeit ist höher als bei der herkömmlichen Vorgehensweise, bei der sich meist mehrere Leute ein Gerät teilen mussten.
Beim Versenden von Faxmitteilungen funktioniert das Ganze umgekehrt:
Der Absender verfasst eine ganz gewöhnliche E-Mail und verschickt sie mit dem DOCU MANAGER. Text und Anlagen gehen dann dem Empfänger als Fax über dessen Faxgerät zu.

Für diese Art der Faxkommunikation ist es ganz unerheblich, mit welchem E-Mail-Programm gearbeitet wird. Der DOCU MANAGER funktioniert mit allen gängigen Programmen wie Outlook Express, Eudora, Netscape Messenger oder PegasusMail.

Die Vorteile der Fax2Mail-Kommunikation
Der virtuelle Faxserver DOCU MANAGER ermöglicht die Kommunikation von Fax zu Computer und umgekehrt. Abgewickelt wird der Datenverkehr über das globale Hochgeschwindigkeits- und Hochleistungsnetz von PGS. Jeder einzelne Mitarbeiter, aber auch das gesamte Unternehmen, wird mit dieser Art der Faxkommunikation flexibler: Nicht mehr jede Abteilung benötigt ein Faxgerät, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
Auch die Effizienz des Unternehmens lässt sich durch das Arbeiten mit dem DOCU MANAGER steigern. Durch die automatische Wahlwiederholung des DOCU MANAGERS entfallen beispielsweise minutenlange Wartezeiten bei Nichterreichbarkeit des Empfängers. Der virtuelle Faxanschluss kennt kein Besetzt-Zeichen und die Ausstattung des Unternehmens mit Faxanschlüssen kann zu geringen Kosten erhöht werden.
Die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung der Faxnachrichten erfolgt effizient über das E-Mail-Programm des Anwenders. Es können mehrere Empfänger gleichzeitig adressiert werden – wie beim E-Mail-Versand. Für die Installation ist keine spezielle Software nötig und das Kundenkonto kann übersichtlich webbasiert verwaltet werden.

Flexibel Drucken über ein beliebiges Faxgerät
Für hohe Produktivität außerhalb des Büros sorgt der MOBILE OFFICE MANAGER. Die Software ermöglicht das kabellose Drucken von E-Mails und anderen Dokumenten über ein in der Nähe befindliches Faxgerät.
Notebooks, BlackBerrys oder andere PDAs (Personal Digital Assistants), Smartphones und Handhelds schaffen viel Flexibilität beim Versenden und Empfangen von E-Mails. An ihre Grenzen stößt die mobile Kommunikation allerdings beim Ausdrucken: Woher soll man unterwegs den passenden Drucker mitsamt Kabel und Druckertreiber nehmen?

Das Kabelproblem wird derzeit von vielen Herstellern über Infrarot- oder Bluetooth-Schnittstellen gelöst. Geräte mit Infrarot-Schnittstelle sind allerdings nicht zwingend untereinander kompatibel und nicht jeder Drucker ist Bluetooth-fähig. Zu diesem Zweck haben einige Hersteller ein Bluetooth-Modul bzw. einen Bluetooth-Adapter entwickelt, mit deren Hilfe herkömmliche Drucker umgerüstet werden können. Dennoch kann man sich nicht darauf verlassen überall einen damit ausgestatteten Drucker anzutreffen. Zudem ist vielen die Bluetooth-Übertragung nicht sicher genug.
Wem das alles zu technisch klingt oder wer von einem Drucker mit Infrarot-, Bluetooth- oder Funkmodem-Schnittstelle unabhängig sein möchte, für den ist der MOBILE OFFICE MANAGER das Richtige. Damit kann jedes Faxgerät zum persönlichen Drucker werden – ganz ohne Kabel einfach per Mausklick. So sind wichtige Dokumente jederzeit auch physikalisch verfügbar. Einfach die entsprechende Software auf einem Notebook oder PDA mit Internetanschluss installieren. Das auszudruckende Dokument wird dann an das nächstgelegene Faxgerät gesendet und schon sind die gewünschten Informationen auf Papier.
So kann spontan und ohne große Umstände ein Dokument noch schnell beim Kunden ausgedruckt werden oder wichtige Geschäftsdokumente beispielsweise schon während der Fahrt vom Termin zum Büro weitergeleitet und erledigt werden. Großer Vorteil dieses Systems: Es kommt nicht auf den Typ des Faxgeräts an, jedes beliebige Faxgerät kann mit der Software zum persönlichen Drucker werden – einzige Bedingung dabei – man muss die Faxnummer kennen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter http://www.premiereglobal.com

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