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Wie vermeidet man Gedankenknäuel?

Ein Superbuch hilft Ihnen, nichts zu vergessen, Struktur in Ihr Leben zu bringen und Stress zu vermeiden, schreibt Burkhard Heidenberger.
Burkhard Heidenberger | 28.11.2012

Ein bekanntes Sprichwort lautet:

„Wer schreibt, der bleibt.“


Denn etwas zu notieren hilft uns, es nicht zu vergessen. Notizen können Struktur in ein Gedankenknäuel bringen. Aber nicht nur das. Wer etwas Schriftliches nachweisen kann – also etwas schriftlich dokumentiert hat –sitzt bei Streitfällen in der Regel am längeren Ast.

Notizen können unser Leben einfacher gestalten. Denn im Kopf schwirren ständig unerledigte Aufgaben und Informationen herum, die es nicht zu vergessen gilt. Solche Stress verursachende Gedanken lassen uns auch nach der Arbeit schwer abschalten.

Vielleicht ergeht es Ihnen ähnlich, wie es mir früher ergangen ist: Ich hatte meine Notizen auf Post-its und „Schmierzetteln“ verteilt. Diese Zettel waren immer dann nicht auffindbar, wenn ich sie am dringendsten gebraucht hätte.

Ich habe sehr viel Zeit und Nerven aufgewendet, um verschwundene Notizen zu suchen oder deren Inhalt erneut zu recherchieren. Aus diesem Ärgernis habe ich meine Lehre gezogen und beachte heute folgende Grundsätze für ein effektives Notizmanagement.

Die drei Grundsätze für ein effektives Notizmanagement


- Möglichst viel notieren.
- Alle Notizen an EINEM Ort.
- Notizen mit System (Übersichtlichkeit) anlegen.

Zu 1 – Möglichst viel notieren:
Generell mache ich möglichst viele Notizen während Arbeit. Denn mit dem Aufschreiben überträgt man Gedanken aus dem Kopf auf das Blatt Papier. Dadurch wird der Kopf entlastet und man behält die Übersicht in der Hektik des Arbeitsalltags.

Zu 2 – Alle Notizen an EINEM Ort:
Vermeiden Sie den Fehler, den ich anfangs gemacht habe. Ich habe zwar viel notiert, aber an unterschiedlichen Stellen. Deshalb auch der Grundsatz: alle Informationen an einem Ort. Wenn Sie dann eine Notiz suchen, wissen Sie immer sofort, wo Sie diese finden werden und müssen nicht an verschiedenen Stellen suchen.

Zu 3 – Notizen mit System (Übersichtlichkeit) anlegen:
Das Notieren von Informationen soll aber mit System erfolgen. Nur dann behalten Sie auch bei einer Fülle von Notizen den Überblick.

Nach mehreren Enttäuschungen und gescheiterten Versuchen habe ich endlich das ideale Werkzeug für meine Notizen, meine Ideen gefunden – das Superbuch! Ein starker Name, der aber hält, was er verspricht.

Was ist das Superbuch?

Kurz gesagt: Es ist ein Notizbuch mit System. Also ein Notizbuch, in dem ich alle meine Notizen, Ideen und Aufgaben übersichtlich sammle. Damit ist der zweite Grundsatz für ein effektives Notizmanagement erfüllt: alle Notizen an einem Ort.

Bevor ich Ihnen erläutere, wie Sie ein solches Notizbuch anlegen, beschreibe ich Ihnen meinen Arbeitsalltag unter Verwendung des Superbuches:

Mein Arbeitsalltag mit dem Superbuch

In das Buch schreibe ich stichwortartig Notizen, die während des Arbeitstages anfallen. Ebenso halte ich darin meine Aufgaben fest. Sollte ich wieder eine Notiz benötigen, brauche ich nicht lange auf Post-its oder Schmierzetteln suchen, sondern weiß mit Sicherheit, dass ich sie im Superbuch finde.

Mein Superbuch hat einen festen Platz auf meinem Schreibtisch, sodass ich mir immer sofort Notizen machen kann – beispielsweise während eines Telefongesprächs. Wenn ich zu Terminen außer Haus muss, nehme ich mein Notizbuch mit. Es ist mein Freund und mein ständiger Begleiter und hilft mir, meinen Kopf freizuhalten, es erleichtert mir die Rückverfolgung von ganzen Arbeitstagen und unterstützt mich auch bei der Beweissicherung. Kurz vor Arbeitsende erledige ich die „Buchpflege“ und mache mit Hilfe des Superbuches den Tagesplan für den kommenden Arbeitstag.

So legen Sie ein Superbuch an

Fangen wir also an:

Buch besorgen
Besorgen Sie sich ein dickes, stabiles, fest gebundenes DIN-A4- oder DIN-A5-Notizbuch – ein Geschäftsbuch bzw. eine Kladde.
Ein kleineres Format kann ich nicht empfehlen.
Je kleiner das Format, desto mehr leidet die Übersichtlichkeit. Am besten eignet sich hierfür ein so genanntes Geschäftsbuch mit einem seitlichen Rand. Blanko, liniert oder kariert – das bleibt Ihnen überlassen.
100 Seiten sollte es mindestens haben. Besser sind 150 und mehr. Ein Geschäftsbuch ist sehr strapazierfähig und löst sich – im Gegensatz zum Notizblock – nicht gleich in seine Einzelteile auf.
Sie können anstelle eines gebundenen Buches auch ein DIN-A4- oder DIN-A5-Ringbuch mit öffenbaren Ringen verwenden. Das hat den Vorteil, dass Sie dafür eigene Vorlagen-Blätter entsprechend Ihren Bedürfnissen entwerfen und ausdrucken können. Ein Verstärken der Blattlöcher ist hier unbedingt erforderlich, was wiederum einen entsprechenden Mehraufwands bedarf.
Sehr nützlich ist auch ein Leseband. Damit haben Sie immer sofort Zugriff auf die aktuelle Seite.

Buch etikettieren

Bei Verwendung beispielsweise als Projekt-Arbeitsbuch etikettieren Sie es leserlich – vorne und auch am Buchrücken. Wenn Sie das Buch später archivieren, soll am Etikett sofort der Projektname ins Auge stechen. Ich habe mir hierfür eine einheitliche Etikettenvorlage angelegt.

Nachsendungshinweis

Auf der Notizbuchinnenseite habe ich einen Verweis angebracht, für den Fall, dass ich es einmal verlieren sollte: „Sollten Sie dieses für mich wichtige Arbeitsbuch gefunden haben, ersuche ich Sie, mich unter der Tel.-Nr. … zu kontaktieren. Herzlichen Dank (Unterschrift)!“ Zur „Sicherheit“ habe ich auch meine Visitenkarte mit der Anschrift eingeklebt.

Projektdaten
Bei Verwendung als Projektsbuch füge ich am Anfang die wichtigsten Stammdaten des Projekts und die Kontaktdaten der Projektbeteiligten ein. Verwenden Sie für Ihr Arbeitsbuch ein festgebundenes, können Sie auf der Innenseite zwei, drei Klarsichtfolien einheften. Darin können Sie projektspezifische Dokumente einlegen, die sich eventuell ändern können.

Ich habe auf den Anfangsseiten des Projektsbuches folgende Blätter:
- Projekt-Stammdaten
- Kontaktdaten der Projektbeteiligten
- Miniprojektplan (in der Klarsichtfolie)

Wenn Sie die Projekt-Stammdaten und die Kontaktdaten hineinschreiben, anstatt einen Ausdruck einzukleben, lassen Sie ausreichend Platz für Erweiterungen.

Seitenrand

Sollte kein linker Rand vorhanden sein, ziehen Sie einen solchen auf jedem Blatt. Die Breite des linken Randbereichs beträgt in etwa fünf Zentimeter. In diesem Bereich kommen dann Ihre Kürzel (z. B. Kennzeichnung von Aufgaben), das Datum oder Prioritäten (z. B. mit einem oder mehreren Sternen).
Der linke Randbereich dient Ihnen also zur Orientierung auf der Seite. Alternativ können Sie dem linken Randbereich noch eine schmale Spalte ankoppeln. Hier können beispielsweise Zuständigkeiten eingetragen werden, also an wem die Aufgabe delegiert wurde.

Seitennummern
Nummerieren Sie jedes Blatt. Dies ist eine nicht zu unterschätzende Orientierungshilfe. Ich schreibe die Blattnummer jeweils auf die obere äußere Blattecke. Das hat sich für mich hinsichtlich der Übersichtlichkeit am besten bewährt.

Inhaltsverzeichnis
Die letzten Seiten des Superbuches nutze ich als Inhaltsverzeichnis. Es kommt immer wieder vor, dass ich eine Notiz eintrage, von der ich genau weiß, dass ich sie öfter benötige. Hier schreibe ich im linken Randbereich die Seitennummer auf und rechts stichwortartig die entsprechende Notizinformation.

Kürzel
Überlegen Sie sich Kürzel und andere Zeichen für Ihr Superbuch. Diese listen Sie auf der letzten Seite Ihres Arbeitsbuches auf, damit Sie auch später nachvollziehen können, was Sie damit gemeint haben.
Grundsätzlich empfehle ich: möglichst eindeutige, selbsterklärende und nicht zu viele Kürzel. Ein simples Beispiel ist der Buchstabe T für Telefonat. Wenn Sie Ihr aufgeschlagenes Superbuch vor sich haben, sehen Sie durch das T im linken Randbereich sofort die Telefonate, die Sie noch führen müssen.

Vorrat an Lesezeichen
Sie können auch einen kleinen Vorrat an Lesezeichen in Ihr Superbuch kleben. Hier liegt die Betonung aber auf „kleinen“. Die Verwendung zu vieler Lesezeichen vermindert die Übersichtlichkeit.

Erweitern mit Kalender und Adressverzeichnis

Sie können das Superbuch in Kombination mit einer Organisationssoftware (z. B. MS Outlook, Lotus etc.) verwenden (dazu mehr im Kapitel Buchpflege). Wenn Sie lieber ohne elektronische Medien arbeiten, können Sie hinten in Ihrem Superbuch noch ein Adressverzeichnis und ein Kalenderregister einfügen. Entsprechende Vorlagen in den verschiedenen Formaten erhalten Sie im Fachgeschäft.
So, das Superbuch ist vorbereitet. Anfangs gilt es, ein wenig zu experimentieren, bis Sie die optimale Lösung für Ihre Anforderungen gefunden haben.

Damit die Vorbereitung für das nächste Superbuch einfacher und effizienter vor sich geht, machen Sie am besten eine Checkliste.

Ein Zweck von Checklisten ist ja, dass sie Aufgaben delegierbar machen und nichts vergessen lassen. Sollten Sie eine Büroassistenz haben, kann diese die Vorbereitung Ihres Superbuches mittels Ihrer Checkliste übernehmen.

So arbeiten Sie mit dem Superbuch


Nun geht’s ans Arbeiten mit dem Superbuch. Um den dritten Grundsatz (=Übersichtlichkeit) des Notizmanagements zu erfüllen, folgend einige Tipps, die sich bei mir bewährt haben:

Fester Platz

Sorgen Sie dafür, dass das Buch auf Ihrem Schreibtisch einen festen Platz für hat. Es sollte so platziert sein, dass Sie jederzeit losschreiben können, ohne erst die Position zu wechseln. Sind Sie Rechtshänder, gehört das Buch rechts von Ihnen.

Tages-Querstrich

Ziehen Sie nach jedem Arbeitstag einen Querstrich und schreiben Sie das neue Datum über den Querstrich am linken Rand. Damit können Sie sich in Ihrem Superbuch leichter orientieren. Sie sehen beispielsweise, woran Sie am Mittwoch vor einem Monat gearbeitet haben.

Aufgaben kennzeichnen
Kennzeichnen Sie Aufgaben als solche, beispielsweise mit einem A. Diese Aufgaben können Sie später auch in Ihren elektronischen Organizer übertragen und dort mit einer Erinnerung versehen.

Telefonnummern hervorheben

Häufig notiert man aus einem Gespräch heraus schnell mal eine Telefonnummer. Die von Ihnen im Superbuch notierten Telefonnummern sollen „ins Auge stechen“. Ich verwende für Telefonnummern eine eigene Farbe.

Unterschiedliche Farben
Unterschiedliche Farben tragen zur Übersichtlichkeit bei. Verwenden Sie aber nicht mehr als drei Farben in Ihrem Superbuch. Dies würde wiederum zu einer Verminderung der Übersichtlichkeit führen.
Ich arbeite mit einem Drei-Farben-Kugelschreiber – also ein Kugelschreiber mit einer blauen, roten und schwarzen Mine. So brauche ich nicht ständig verschiedenfarbige Stifte bei mir haben.

Was kommt nun in Ihr Superbuch?


Wahrscheinlich haben Sie sich diese Frage bereits gestellt. Der erste Grundsatz des Notizmanagements besagt ja, dass man möglichst viel notieren soll. Viel ist aber relativ. Für mich hat sich anfangs folgende Fragestellung bewährt:

„Wie komme ich zu dieser Information, wenn ich sie jetzt nicht notiere, sie aber zu einem späteren Zeitpunkt schnell benötige?“


Damit bekommen Sie ein gutes Gefühl für Notizen, die in Ihr Superbuch gehören.
In meinem findet man Aufzeichnungen zu Telefonaten, Besprechungsnotizen, Skizzen, Aufgaben- und Terminnotizen, Ideen etc.

Machen Sie Notizen in Stichworten. Sie müssen keinen Schönschreibwettbewerb gewinnen – es geht immer um die Steigerung der Effizienz und der Übersicht und daraus resultierend um Ihre Entlastung. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Notizen auch noch später entziffern können.

Das Superbuch will gepflegt werden


Ein wesentlicher Bestandteil ist die Buchpflege. Nur dadurch wird ein effizientes Arbeiten mit dem Superbuch gewährleistet.

Ich habe für die Buchpflege feste Zeiten reserviert – und zwar erledige ich diese in Zeiten eines Leistungstiefs.

Dazu kurz einen Einschub: Sicher ist Ihnen bewusst, dass die eigene Leistungsfähigkeit während des Arbeitstages Schwankungen unterworfen ist. Frisch und ausgeruht am Morgen ist man leistungsfähiger als beispielsweise nach einem Mittagessen oder gegen Abend. Für Phasen geringerer Leistungsfähigkeit eignen sich besonders Routinearbeiten, wie beispielsweise die Buchpflege. Ich betreibe üblicherweise zweimal am Tag Buchpflege – nach der Mittagspause und vor Arbeitsende.

Folgende Tätigkeiten erfordert die Buchpflege:

Erledigtes abhaken

Haken Sie Erledigtes ab bzw. streichen Sie es durch – eventuell mit Erledigungsdatum. Sind alle Informationen auf einer Seite „alt“, machen Sie einen Diagonalstrich über die gesamte Seite. Ich genieße immer das Gefühl, eine Aufgabe abhaken zu können.

Datenübertragung

Ich nutze mein Superbuch in Kombination mit einer Organisationssoftware (MS Outlook). Bei der Buchpflege übertrage ich beispielsweise wichtige, während des Tages notierte Telefonnummern in meine Kontaktverwaltung. Natürlich wird nicht jede Nummer übertragen, sondern nur solche in Hinblick auf einen möglichen erneuten Bedarf.
Ebenso übertrage ich schnell notierte Termine und Aufgaben in Outlook und versehe sie gegebenenfalls mit einer automatischen Erinnerung.
Kontakte und Termine können Sie aber ebenso in die entsprechenden beigefügten Register aus Papier übertragen. Wie es Ihnen eben beliebt.

Nun hoffe ich, Ihnen Ansporn und Lust auf Ihr Superbuch gegeben zu haben. Ich arbeite nun schon einige Jahre damit und bin immer noch begeistert.

Gehen Sie es aber langsam an. Passen Sie das Superbuch laufend Ihren Anforderungen und Wünschen an. Anfangs wird das Arbeiten damit noch ungewohnt sein. Aber Sie werden es schnell schätzen und richtig Freude daran finden. Ich bin überzeugt, dass Sie sich schon nach kurzer Zeit nicht mehr vorstellen können, jemals ohne gearbeitet zu haben.

Viele praktische Tipps, um mehr Zeit für sich zu gewinnen und das Leben zu genießen, finden Sie im Blog von Burkhard Heidenberger.