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Exceln Sie noch - oder steuern Sie schon?

Wie falsche Software-Nutzung immense Schäden verursacht!
Dirk Liebich | 08.07.2013

Und wieder ist es passiert! Der Spiegel titelte kürzlich: Schulden-Theorie: Excel-Panne stellt Europas Sparpolitik in Frage

"Codierungsfehler, der selektive Ausschluss vorhandener Daten und die unkonventionelle Gewichtung zusammenfassender Statistiken haben zu erheblichen Fehlern geführt, die das Verhältnis von öffentlichen Schulden und Wirtschaftswachstum ungenau wiedergeben", schreiben die Experten in ihrer nun veröffentlichten Studie." - Spiegel Online


Große Presse, große Wirkung. Die traurige Wahrheit lautet aber: Das ist gar kein Einzelfall. Was hier von Experten bemängelt wird, nämlich eklatante Rechenfehler, spielt sich jeden Tag hunderte Male in fast allen Unternehmen dieser Welt ab. Es ist sozusagen der Unternehmensstandard, mit entsprechend dramatischen Folgen für die einzelnen Firmen ebenso wie für die Weltwirtschaft.

So traurig es klingen mag: Microsoft Excel ist der heimliche Standard in allen Fragen rund um Datenanalyse und Auswertung und damit auch das Tool, über das vermutlich 80 Prozent (freie Schätzung des Autors) aller Unternehmen wirklich gesteuert werden. Und dies, obwohl dies meisten dieser Unternehmen zweistellige Millionenbeträge in die Anschaffung und Implementierung von Softwaresysteme und deren Schulung investiert haben.

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Microsoft Excel: Gutes Programm - für die passenden Anwendungen

Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag soll keineswegs den Wert oder den Nutzen von Microsoft Excel diskreditieren. Excel ist ein großartiges Instrument (siehe weiter unten). Für viele Anwendungen, für die es standardmäßig genutzt wird, ist es aber einfach nicht die richtige Software. Das ist kein Fehler des Programms oder des Herstellers, sondern der Anwender. Nur darauf bezieht sich dieser Beitrag!

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Ab einer gewissen Menge von Daten und einem bestimmten Maß an Komplexität - in Form von Zellberechnungen und Ähnlichem - wird eine Exceldatei so unübersichtlich, dass sogar der geübte Anwender schnell an die Grenzen der Möglichkeiten stößt. Trügerische Sicherheit schafft dann oft die Möglichkeit, die erstellen Zwischenergebnisse schnell noch einmal zu überprüfen. Je nach Computer kann ein solcher Vorgang sehr lange dauern. Ist der Prozess endlich abgeschlossen, neigt der Mensch dann zu der Hoffnung, dass die Ergebnisse schon stimmen werden.

Und wenn sie trotzdem nicht korrekt sind, weil, in der ganzen Komplexität etwas Wichtiges übersehen wurde? Tja, in dem beschriebenen Fall sind die Folgen bekannt. Was aber ist mit den vielen Fällen, in denen niemand nochmals kritisch nachprüft, sondern die Ergebnisse fast blind benutzt werden - beispielsweise, um das Unternehmen zu steuern, Material einzukaufen, Lagerkapazitäten zu planen ….

Dann wirtschaftet das Unternehmen mit Verlust, und das ist vielfach der Normalfall. Der notwendige Puffer, damit die Firma überleben kann, stammt im besten Fall aus der Marge. Zumindest so lange, bis die Gewinne dermaßen sinken, dass ein Ausgleich nicht mehr möglich ist. Dann wird von wirtschaftlich schwierigen Zeiten gesprochen oder von zu niedrigen Gewinnspannen. Dass der ganze Fehler einfach in der falschen Software-Nutzung liegt - darauf kommt eigenartigerweise kaum jemand. Selbst nach solchen spektakulären Meldungen wie der eingangs zitierten.

Was können (und sollten!) Unternehmen tun?

Der erste, wichtigste Schritt wäre die Erkenntnis, dass Excel zwar ein großartiges Instrument ist, wenn man es bestimmungsgemäß einsetzt, aber eben nicht für alle Aufgaben geeignet. Das wirft dann notwendigerweise die Frage nach besser geeigneten Arbeitsmitteln auf. Damit wäre ein weiterer großer Schritt in Richtung bessere Ergebnisse und höhere Gewinne getan. Womöglich sind entsprechende Systeme sogar bereits im Unternehmen vorhanden und haben bereits beträchtliche Kosten verursacht - während die Mitarbeiter weiter mit Selbstbau-Tabellen operieren.

Zugegeben: Es gibt gar nicht so viele Tools, die derart umfassende Funktionen wie Excel bieten. Hinzu kommt, dass die gedanklichen Leistungsträger oft wenig bereit sind, sich umzustellen, eben weil Excel so einfach zu bedienen ist. Doch genau diese Einfachheit der Anwendung wird oft zum Nachteil. Nämlich dann, wenn der Anwender in die Versuchung gerät, zu viel mit dem einen Instrument erreichen zu wollen.

Sinnvoller, als über Software und Tools nachzudenken, ist die Erstellung eines umfassenden Konzeptes. Das geht nicht ohne Spezialisten - entweder ein Business-Intelligence-Profi im eigenen Unternehmen oder ein externer Berater mit der gleichen Fachkompetenz. Wenn Sie noch exceln statt zu steuern: Überdenken Sie bitte jetzt dringend die Wahl Ihrer Mittel. Ihr Tun hat Konsequenzen, und das braucht nicht der große Presseaufhänger zu sein. Nur so verhindern Sie massive Schäden für Ihr Unternehmen - und vielleicht auch für andere, die mit Ihnen verbunden sind und sich auf Ihre Berechnungen verlassen.

Weitere Informationen zum Thema Technologie und Business Intelligence lesen Sie im Magazin der Digital Tempus GmbH.»