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Portale: Von Information zu Kollaboration

Was versteht man unter einem Portal?
TWT Interactive GmbH | 19.12.2013

Wer hat den Begriff Portal noch nicht im Zusammenhang mit Internet- oder Intranetauftritten gehört oder gar selbst benutzt.
Doch was genau versteht man unter einem Portal?


Die Nutzung des Begriffs hat sich im Laufe der letzten 20 Jahre weiterentwickelt. Während in den 90’er Jahren Portale mit Internetauftritten gleichgesetzt wurden, versteht man darunter heute zunehmend personalisierte Unternehmensanwendungen.

Typische Internetportale in den 90’er Jahren fungierten als Einstiege in das Internet, weil dies durch seine Datenfülle gerade für unbedarfte Nutzer nur schwer navigierbar war. So verstanden sich dann auch Yahoo, AOL oder web.de u.a. als zentrale Einstiegsportale in das Internet.

Die Informationsfülle hat jedoch weiter zugenommen und die geführten Einstiege in das Internet reichten bald nicht mehr aus, um diese Navigationsunterstützung leisten zu können. Inhalte werden nun individualisiert und personalisiert, um die Informationsfülle lenken und kanalisieren zu können. Unternehmensauftritte entwickeln sich nun weiter zu Unternehmensportalen, während sie bis dahin auf statischen HTML-Seiten oder Contentmanagement-Systemen beruhten.

Während Kunden, Lieferanten und potentielle Bewerber bisher nicht selten Informationen präsentiert werden, die es auf diversen Print-Broschüren schon gibt, können diese Zielgruppen als Portaluser Anwendungen nutzen, wie z.B. Aufträge verfolgen oder eine Bewer-bung gleich einreichen. Aus einer Einstiegsseite, die nicht selten als Startseite im Browser des Anwenders festgelegt war, ist eine kom-plexe Unternehmensanwendung geworden, die Geschäftsprozesse unterstützt und optimiert.

Ziel eines solchen Portals ist die Bereitstellung von zielgruppengerechten Informationen und Prozessen zwischen Unternehmen und Nutzern. Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisa-tion unterscheidet die folgenden Formen von Unternehmensportalen:

• Mitarbeiterportale
• Geschäftskundenportale
• Endkundenportale

MITARBEITERPORTALE
Mitarbeiterportale bilden die Schnittstellen zwischen Systemen, Prozessen und Mitarbeitern. Sie entwickeln sich von der reinen und gelenkten Informationsbereitstellung immer mehr in Richtung zentrale Kollaborationsplattform. Diese Entwicklung ist vor allem in Unternehmen mit dezentralen Standorten zu beobachten.

Mitarbeiterportale stellen häufig das Intranet eines Unternehmens dar. In Ihrer historischen Entwicklung dienten sie bisher der geführ-ten Mitarbeiterkommunikation, häufig betreut von Kommunikations- bzw. Presseabteilungen oder, was immer noch nicht selten ist, von der IT-Abteilung des Unternehmens.

Inhaltlich kann man Mitarbeiterportale in 3 Kategorien unterteilen:

• Informarion
• Kollaboration
• Interaktion

Unter den Bereich „Information“ fallen alle Inhalte, die dem User eindimensional zur Verfu&#776;gung gestellt werden. An dieser Stelle kann der Nutzer des Intranets nur die Information aufnehmen, es wird keine Möglichkeit zur Ru&#776;ckmeldung oder weiterer Kommunikation gegeben. Typische Inhalte im Bereich Information wären:

• Telefonverzeichnis,
• Handbu&#776;cher,
• Vorlagen,
• Hausmitteilungen,
• interne Neuigkeiten,
• Betriebsdokumentationen,
• Formulare im PDF-Format,
• Speiseplan,
• Handlungsanweisungen,
• Informationen der Personalabteilung,
etc.

Zur Kategorie „Interaktion“ gehören alle Inhalte, bei denen der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, Ru&#776;ckmeldung zu dem ihm dargestellten Inhalt zu geben, bzw. mit bestimmten Elementen weiterzuarbeiten. Hierbei gibt es meist einen oder mehrere Empfänger, denen ohne Medienbruch (d.h. in digitaler Form) die im Intranet eingegebenen Inhalte oder Informationen zur Verfu&#776;gung gestellt werden.

Typische Inhalte oder Elemente, die der Interaktion zuzuordnen sind, wären z.B.:

• Online-Bestellfunktionen (von Bu&#776;romaterialien, etc.),
• Voting-Tools (Umfragen),
• Arbeitszeiterfassung,
• Feedback-Möglichkeiten (Kontaktformulare),
• Reiseplanung und –Kostenabrechnung,
• Buchung von Sitzungsräumen
etc.

Die dritte Kategorie „Kollaboration“ umfasst alles, was die Zusam-menarbeit unterhalb der Mitarbeiter fördert. Optimierungen im Rah-men des Wissensmanagements gehören zur Kategorie der „Kollaboration“. Mitarbeiter können ihr Wissen anderen Mitarbeitern zur Verfu&#776;gung stellen. Informationen werden als lebendes Dokument angesehen und von anderen wiederum bereichert. Die Grenzen zu den Themen Knowledgemanagement und Dokumentenmanagement sind hier fließend.

Funktionen, um die Kollaboration im Intranet zu fördern wären z.B.:

• Wissensdatenbanken,
• Themenpools,
• die Schaffung von (geschlossenen) Projekträumen zur Förderung des Austausches bei Arbeitsgruppen

GESCHÄFTSKUNDENPORTALE: LIEFERANTEN-PORTALE
Lieferantenportale sind eine häufige Ausprägung von Geschäfts-kundenportalen. Sie dienen als zentrale Kommunikationsplattform zu den Lieferanten des Unternehmens. Sie sollen die Prozesse An-gebotsabgabe, Leistungsabnahme und Rechnungstellung verein-heitlichen und optimieren.

Hier sind alle für Zulieferer relevanten Informationen und Anwendungen hinterlegt. Sie bieten häufig einen öffentlichen und einen geschützten Bereich. Im öffentlichen Bereich haben interessierter Zulieferer die Möglichkeit, sich als neuer Lieferant zu bewerben.
Über einen zugriffsgeschützten Bereich, der nur mit einer User-ID und einem Passwort zugänglich ist, finden Lieferanten einen einfa-chen Zugang zu personalisierten Anwendungen und Nachrichten. Hier stehen unter anderem Normen, Lieferbedingungen und Hand-bücher bereit. Registrierte Nutzer können über Anwendungen ihre Prozesse in der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen abwickeln. Eine Variante dieser Portalform sind z.B. auch die Vergabeportale der öffentlichen Hand.

ENDKUNDENPORTALE
Endkundenportale dienen der Bereitstellung von Marketing- und Vertriebsprozessen, sowie der Abbildung von Servicefunktionen für Kunden. Ein Online Shop ist somit noch lange kein Endkundenportal. Erst wenn mehrere, zumeist komplexe Anwendungen ineinander greifen, spricht man von Endkundenportalen.

Ein gutes Beispiel hierfür ist Amazon:

Alle kaufentscheidenden Informationen stehen für den Kunden immer bereit. Kundenbewertungen der Produkte, Produktvorschläge, Verweise auf passendes Zubehör bieten für den Kunden Mehrwert und sorgen dafür, dass aus Interessenten Endkunden werden. Support-Anfragen werden beispielsweise durch FAQs zu Versandbedingungen schon im Vorfeld abgefangen. Produkte können von un-terschiedlichsten Lieferanten bezogen werden (Nicht nur von Amazon). Dies ist gegenüber dem Kaufinteressierten transparent und in der Bedienung aber einheitlich und synchron gehalten.
Hierzu ist das Zusammenwirken einer Vielzahl von Anwendungen nötig, zusammengefasst in einem Endkundenportal.

Gründe für die Einführung von Unternehmensportalen

• Erhöhte Produktivität bei Informations- und Geschäftsprozessen
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• Zeit- und Ressourceneinsparung durch zentrale Bereitstellung aller Anwendun-gen für die tägliche Arbeit
• Vermeidung von Streuverlusten durch gezielte Informationsbereitstellung

EIN CMS IST KEIN PORTALSYSTEM
Unternehmensportale werden mit Portalsystemen realisiert. Ein Content Management System ist kein Portalsystem, aber ein CMS kann Bestandteil eines Portals sein. Nicht selten werden die Begriffe CMS und Portalsystem immer noch synonym verwendet. Dabei ha-ben sie sich aufgrund der o.g. Entwicklung stark unterschiedlich entwickelt:

Contentmanagement-Systeme werden in der Regel zu Verwaltung von Informationen eingesetzt, die redaktionell zentral gesteuert wer-den. Ein CMS ist daher nicht selten Bestandteil eines Portals. Por-talsysteme integrieren ggf. ein CMS und stellen darüber hinaus weitere Anwendungen zur Verfügung, die für den Nutzer unter einer Oberfläche präsentiert werden.

Geht somit der Sinn einer Unternehmenswebsite oder eines Intranets über den der reinen Informationsaufbereitung und -präsentation hinaus, so liegt es Nahe, dies über ein Portalsystem abzubilden. Mit anderen Worten: Je höher der Anteil an interaktiven und kollaborativen Bestandteilen, umso sinnvoller stellt sich der Einsatz eines Por-talsystems dar.

Moderne Portalsysteme umfassen mindestens folgende Merkmale:

• Webbasierte Technologie
• Aggregation von Inhalten und Funktionen
• Prozessunterstützung
• Sichere Individualisierung und Personalisierung von Inhalten
• Single Sign On
• Verknüpfung und Datenaustausch zwischen heterogenen Anwendungen
• Homogene Benutzeroberfläche
• Suchfunktion


Adobe und Oracle fokussieren ihre Lösungen auf Customer Experience, während Microsoft – im wesentlichen ist hier Sharepoint als Software gemeint – auf Mitarbeiterorientierung (Intranet) setzt.
Gartner sieht Liferay als OpenSource Portallösung im selben ‘leader quadrant’ wie IBM, Microsoft und Oracle. Liferay hat gerade durch die Erweiterung Social Office im Mitarbeiterumfeld punkten können und ist eine ernstzunehmende ggf. sogar kostenlose OpenSource Alternative zu Sharepoint.

Gerade Unternehmen, die sich noch ganz am Anfang der Entscheidung für ein Portalsystem befinden, kann die Evaluation von Liferay im Unternehmensumfeld strategische Erkenntnisse bringen: Bevor viel Budget für eine Portallösung bereitgestellt wird, kann Liferay ein kostengünstiger Weg zu einem Portal sein, der – sobald er unter-nehmenskritisch wird – durch ein Enterprise Support Paket vom Hersteller ergänzt werden kann.

Am Beginn eines solchen umfangreichen Projektes muss daher unbedingt ein (Web)Strategie-Konzept erstellt werden, dass die abzubildenden Anforderungen (Kunden- bzw. Mitarbeiternutzen, Syner-gien, Prozessdefinitionen, mögliche Technologien etc.) aufbereitet.

Autor: Reinhold Röhling

Weitere Informationen: http://www.twt.de/news/blog/portale-von-information-zu-kollaboration.html