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So telefonieren Sie mit Stil

Das Telefon hat unsere Kommunikation revolutioniert. Mittlerweile sind wir so gut wie u&#776;berall weltweit erreichbar.
Elisabeth Motsch | 02.05.2014

Wir werden sta&#776;ndig von seinem La&#776;uten in der Konzentration gesto&#776;rt, um rasch und spontan auf unerwartete Informationen zu reagieren. Dadurch können können wir unsere Arbeit nicht immer zeitgerecht beenden.
Entsprechend oft ho&#776;rt der Anrufer/ die Anruferin den Stress und die Angespanntheit des/der Angerufenen.
Die Situation ist schwierig genug. Der Anrufer/die Anruferin kann uns nicht sehen, weiß nicht, wo wir uns befinden und wie gu&#776;nstig der Zeitpunkt des Anrufes ist.

Hier Haltung zu bewahren, immer gleich freundlich und entgegenkommend zu sein, sowie der anrufenden Person das Gefu&#776;hl zu geben, dass man sich u&#776;ber ihren Anruf freut, verlangt viel.

„Hallo“ ist zu wenig
Melden Sie sich am Telefon freundlich und beginnen Sie erst zu sprechen, wenn Sie den Ho&#776;rer bereits bei sich haben. Gru&#776;ßen Sie, nennen Sie dann Firmenname, eventuell die Abteilung und anschließend Ihren eigenen Vor- und Zunamen. Es soll Ihr Nachname zum Schluss stehen, damit dieser gut verstanden wird. „Hallo“ oder zu rasche Aussprache des Namens sind unpassend, immerhin mo&#776;chte der Anrufer/ die Anruferin wissen, wo er/sie tatsa&#776;chlich gelandet ist und wer am Apparat ist.

Telefonzeiten einhalten
Die modernen Telefonanlagen erlauben mittlerweile nur Anrufe in der Gescha&#776;ftszeit. Sollten Sie jedoch bei Privatpersonen anrufen, bedenken Sie, dass dies nur in der Zeit zwischen 9 und 13 Uhr, sowie 15 und 19 Uhr sein sollte. Samstags und – wenn es tatsa&#776;chlich sein muss – am Sonntag, ist der fru&#776;hestmo&#776;gliche Zeitpunkt ab 10 Uhr. Es bedarf schon sehr triftiger Gru&#776;nde, sich u&#776;ber diese u&#776;blichen Telefonzeiten hin- wegzusetzen. In Zeiten des E-Mails ko&#776;nnen Sie ohnehin Ihre Nachricht verschicken, wenn sie Ihnen dringend erscheint. Sollte das fu&#776;r den Adressaten/die Adressatin auch zutreffen, wird er/sie Ihnen umgehend darauf antworten.

Regeln

• Halten Sie sich an die offiziellen Telefonzeiten.
• Notieren Sie den Namen der Person, mit der Sie sprechen, um sie spa&#776;ter perso&#776;nlich anzureden.
• Lassen Sie sich nicht u&#776;berrumpeln, auch am Telefon kann man sich vertagen.
• Legen Sie niemals grußlos auf, auch wenn Sie noch so wu&#776;tend sind.
• Privatgespra&#776;che in der Dienstzeit sind Diebstahl am Arbeitgeber!

Mobiles Telefonieren mit Stil
Da mittlerweile verordnete handyfreie Zonen bestehen und das Klingeln allerorts la&#776;stig ist, sollte das Handy nicht u&#776;berall eingesetzt werden.
Wer sein mobiles Telefon in der O&#776;ffentlichkeit nutzt, sollte sich immer bewusst sein: Das unfreiwillige Mitho&#776;ren von beruflichen oder privaten Gespra&#776;chen kann anderen zur Last fallen. Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter am Mobiltelefon, so wird Ihnen niemand bo&#776;se sein, wenn Sie fu&#776;r ein paar Augenblicke nicht sofort erreichbar sind.

Tipps
• Verwenden Sie keine „lustigen“ Klingelto&#776;ne, die nicht zu Ihrem Image passen.
• Lassen Sie Ihr Handy in der Tasche verschwinden, wenn Sie jemandem begegnen oder gar begru&#776;ßen.
• Bedenken Sie bei Freisprechanlagen, dass mehrere Personen unwillku&#776;rlich zuho&#776;ren ko&#776;nnten.
• Smartphones haben die Funktion, per Knopfdruck eine kurze Ru&#776;ckmeldung an den Anrufer zu geben, z. B.: „Bin in einer Besprechung, rufe zuru&#776;ck.“

Regeln
• Seien Sie freundlich am Telefon, Sie wissen nie, in welcher Situation Sie Ihren Gespra&#776;chspartner erreichen.
• Akzeptieren Sie sofort, wenn Ihnen ein Ru&#776;ckruf angeboten wird.
• Verlassen Sie sich auf Ihre Anrufbeantworterfunktion, wenn Sie abschalten.
• Je leiser und dezenter Sie Ihr Handy bedienen, desto stilvoller ist Ihr Auftreten.
• Handy aus, wenn es so gewu&#776;nscht oder verordnet ist.

Wenn Sie in der O&#776;ffentlichkeit, im Bus, in der Bahn oder im Restaurant mit dem Mobilgera&#776;t telefonieren, versuchen Sie dies mo&#776;glichst leise zu tun und die Hand vor- zuhalten, um andere nicht mit Ihrem Gespra&#776;ch zu sto&#776;ren. Stellen Sie den Klingelton leise oder noch besser auf Vibrationsalarm, so schrecken nicht alle auf, wenn Sie einen Anruf bekommen. Spu&#776;ren Sie, dass dieses Gespra&#776;ch andere Menschen sto&#776;rt, dann fu&#776;hren Sie das Telefonat spa&#776;ter weiter. Halten Sie sich mo&#776;glichst kurz oder suchen einen Ort auf, an dem Sie alleine sind und ungesto&#776;rt telefonieren ko&#776;nnen.

Unerwu&#776;nscht in Sitzungen oder Seminaren
Sind Sie in einem Mitarbeitergespra&#776;ch oder einer Sitzung, sollten Sie Ihre Aufmerk- samkeit den anwesenden Personen widmen. Jedes Telefonat, SMS oder jeder Blick auf das Display unterbricht die Konzentration und signalisiert Ihrem Gegenu&#776;ber Desinteresse. Viele empfinden dies auch als mangelnden Respekt.

Handys sind auf dem Besprechungstisch nicht erlaubt. Ausnahme ist: Warten Sie auf dringende Informationen, die Sie noch in der Sitzung beno&#776;tigen, so schalten Sie Ihr Telefon auf Vibrationsalarm oder Meeting, um nicht alle mit dem Klingelton zu bela&#776;stigen, und weisen darauf hin, dass Sie auf dringende Informationen per Telefon warten. Dann legen Sie den Apparat vor sich mit Lautloseinstellung auf den Tisch. Wenn es so weit ist, fu&#776;hren Sie das Gespra&#776;ch abseits der Sitzung, um nicht noch mehr zu sto&#776;ren. Das Gleiche gilt bei Gescha&#776;ftsessen und Einladungen im Restaurant.

Falls Sie doch einmal vergessen haben, das Handy auszuschalten oder auf „stumm“ zu stellen, entschuldigen Sie sich dafu&#776;r und schalten es sofort aus.

Wenn Sie eine Sitzung oder ein Seminar leiten, ist es Ihre Pflicht, darauf hinzuweisen, dass Handys ausgeschaltet werden. Wer sein Telefon trotz allem nicht stilllegt, darf durchaus geru&#776;gt werden. Mancherorts werden Po&#776;nalzahlungen oder „Extragebu&#776;hren“ fu&#776;r ein klingelndes Handy verrechnet, sollte jemand das Telefon in einer Sitzung benutzen oder Mails beantworten.

Ru&#776;ckrufe erwu&#776;nscht
Sind Sie in ein Gespra&#776;ch vertieft und Ihr Telefon meldet sich, so ku&#776;ndigen Sie einen Ru&#776;ckruf an, um nicht den Gespra&#776;chsfluss la&#776;nger als notwendig zu unterbrechen. Sollten Sie beim Autofahren keine Freisprechanlage besitzen, so verweisen Sie ebenfalls auf einen Ru&#776;ckruf, na&#776;mlich dann, wenn Sie wieder festen Boden unter den Fu&#776;ßen und das Auto angehalten haben.

Wo legen Sie das Handy hin?
Auch wenn Sie einen wichtigen Anruf erwarten, legen Sie das Handy nicht auf den Tisch. In einem Gespra&#776;ch oder im Restaurant zeugt das von schlechten Manieren. Tragen Sie das Handy bei sich in der Jackentasche oder in der Hand- bzw. Gescha&#776;ftstasche. Es wird nicht am Gu&#776;rtel getragen und nicht um den Hals geha&#776;ngt. Es sollte auch in der Handtasche leicht zu finden sein, denn es nervt, wenn Damen in ihren Handtaschen hektisch nach dem Handy kramen und womo&#776;glich alles ausleeren.

Die Ansage auf der Mobilbox
Eine perso&#776;nliche Ansage auf Ihrer Mobilbox wirkt vertrauensvoller als eine Compu- terstimme, die kalt und unperso&#776;nlich klingt. Verzichten Sie auf unno&#776;tige Floskeln, der Text sollte kurz und klar sein. Wenn Sie einen Ru&#776;ckruf versprechen, halten Sie das auch ein. Bei der Aufnahme sollte absolute Ruhe herrschen. Wa&#776;hlen Sie allerdings Hintergrundmusik und das Telefon ist gescha&#776;ftlich genutzt, muss diese zum Stil des Hauses passen.

Tabuzonen fu&#776;r Handys
Bei kulturellen und religio&#776;sen Veranstaltungen wie in Kirchen, auf Friedho&#776;fen, in Kinos, Theater, Museen, Bibliotheken, Krankenha&#776;usern, Hotellobbys und normalerweise auch in Bussen sowie in gekennzeichneten Ruhebereichen des ICEs ist Handygeklingel tabu. In manchen neu geplanten Geba&#776;uden erhalten die Architekten bereits den Auftrag, Handysto&#776;rzonen fix einzuplanen, in denen kein Empfang mo&#776;glich ist.

Auszug aus dem neuen Buch "Karriere mit Stil - Top Umgangsformen im Business" von Elisabeth Motsch und Doris Schulz. Erschienen im Trauner Verlag, Linz