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Kataloge, Preislisten & Co effizienter produzieren!

Die Automatisierung macht auch vor der Erstellung von Printmedien keinen Halt und kann bei richtigem Einsatz enorme Vorteile mit sich bringen.
Luisa Gehlmann | 16.01.2015

Print ist tot? Von wegen! In vielen Branchen werden – trotz der stark wachsenden Online-Kanäle – Umsätze immer noch hauptsächlich unter Zuhilfenahme von Katalogen, Preislisten und Broschüren erzielt. Diese Printprodukte werden zum Teil mehrmals jährlich aktualisiert und beanspruchen somit auch viel Zeit und Budget im Marketing. Oft werden die Aktualisierungen der Kataloge noch manuell, z.B. mittels Copy&Paste ausgeführt. Dies ist zwar eine tolle Funktion der Betriebssysteme, allerdings geht auch schnell die Übersicht verloren, welche Änderungen und Aktualisierungen bereits ausgeführt wurden. Dadurch entstehen häufig Fehler, doppelte Arbeit und die Korrekturphasen sind unnötig lang.

Die Medienbranche setzt sich stark damit auseinander, wie IT-Systeme und -Lösungen helfen können, Medienprozesse zu verbessern. Ein sehr passendes Beispiel in dieser Hinsicht ist die automatisierte Erstellung von Printmedien. Dies wird auch als Printausleitung oder Database-Publishing bezeichnet.

Eine Printausleitung ermöglicht die (teil-)automatisierte Erstellung von Publikationen. Grundlage dafür ist eine zentrale Datenquelle. Ihre Inhalte können anhand von fest definierten Templates in den Dokument-Seiten platziert werden. Alle Änderungen und Anpassungen werden in der Datenquelle ausgeführt. Diese ist mit den Dokument-Seiten verknüpft, sodass die Änderungen in dem Dokument ebenfalls sichtbar werden. Der Grad der Automatisierung ist je nach Printmittel individuell festlegbar. Für Seiten, die sehr einheitlich und strukturell aufgebaut sind, wie beispielsweise Preislisten oder Tabellen, bietet sich ein hoher Automatisierungsgrad an. Für Seiten mit höherem Gestaltungsanteil ist eine teilautomatisierte Ausleitung vorzuziehen. So können Grafiker und Mediengestalter trotzdem noch ihre individuelle Kreativität einfließen lassen. Eines ist jedoch gleich: Die dem Dokument zugrunde liegenden Daten basieren auf einer einheitlichen Datenquelle. So ist gewährleistet, dass die Hoheit über die Daten an einer zentralen Stelle liegt. Dabei ist eine Datenbank oder ein PIM-(Produkt-Informations-Management-)System nicht zwingend Voraussetzung für eine Printausleitung. Wichtig ist lediglich, dass strukturelle Daten vorliegen, was z.B. auch durch eine Excel-Liste gegeben sein kann.

Welche konkreten Vorteile ergeben sich durch die Automatisierung?

• Durch die (teil-)automatisierten Erzeugung von den Dokument-Seiten, wird die für den Aufbau der Seiten benötigte Zeit je nach Automatisierungsgrad extrem verkürzt.
• Die Verknüpfung zu der Datenquelle sorgt dafür, dass auch der aktuellste Stand der Daten in den Dokument-Seiten vorliegt. Sofern die Datenquelle aktualisiert wird, können auch die Aktualisierungen im Dokument sichtbar gemacht werden.
• Durch die zentrale Datenbasis gibt es ein geringeres Entstehungspotential für Fehler.
• Da die Inhalte in fest definierte Vorlagen bzw. Templates fließen, besitzen die so erstellten Seiten ein sehr einheitliches und konsequentes Erscheinungsbild.
• Kurzfristige Änderungen wie beispielsweise Preisupdates können schnell und sicher ausgeführt werden.

Natürlich entstehen zu Beginn einer Automatisierung erst einmal Kosten für die Umsetzung und Implementierung. Allerdings amortisiert sich diese Investition bei jeder weiteren Produktion oder Aktualisierung, sodass – je nach Umfang und Häufigkeit der Objekte – der Return of Invest schnell erreicht wird.
Jetzt stellt sich nur noch die Frage: Eignen sich die Printprodukte meines Unternehmens ebenfalls für eine Automatisierung? Der nachfolgende 5-Punkte-Plan soll dabei helfen, dies besser einschätzen zu können und zeigt, welche einzelnen Schritte notwendig sind.

1. Publikationsanalyse: Wie sind die einzelnen Seiten aufgebaut? Wie werden Elemente wie Tabellen, Überschriften, Preise und Bilder dargestellt? Sind bereits Standards definiert? Gibt es die Möglichkeit etwas zu vereinheitlichen? Für den automatisierten Aufbau ist im Zweifel Kompromissbereitschaft gefragt! Vielleicht lassen sich ja bereits mit kleinen Änderungen die Produktinformationen in 3 statt 15 unterschiedlichen Tabellentypen darstellen.

2. Datenquellenanalyse: Woher stammen die Daten, die in die Publikation fließen sollen? Gibt es eine Datenbank oder ein PIM-System? Wie sind die Daten strukturiert? Passt die Vorhaltung der Daten zu der Struktur in der Publikation?

3. Prozessanalyse: Wie ist der Produktionsprozess für die Publikation? Wie stellen sich die Prozesse von der Erstellung des Layouts bis hin zur Freigabe dar? Wie sind die Zuständigkeiten geregelt?

4. Umsetzung: Hier hat sich die sogenannte priint:suite von WERK II für die Printausleitung etabliert. Bei PIM-Systemen wie beispielsweise Informatica, Contentserv oder hybris existieren bereits Standard-Schnittstellen zu der priint:suite von WERK II. Bei anderen Datenquellen können Schnittstellen geschaffen werden. Anschließend werden Templates definiert, Platzhalter und Seitenraster festgelegt.

5. Auswahl des Implementierungspartners: Damit die Umsetzung reibungslos funktioniert, ist es wichtig, den Implementierungspartner rechtzeitig mit ins Boot zu holen. Prüfen Sie die Referenzen des potentiellen Partners und sprechen Sie mit anderen Kunden über deren Projekterfahrungen.

Weitere Infos und ein Video zum Thema unter www.printausleitung.de

Generelle Informationen unter www.laudert.de