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Projektmanagement im Online Marketing

Die Erfolgszutaten für erfolgreiche Online Marketing-Projekte

Die Beratungsgesellschaft PwC untersucht seit vielen Jahren die Gründe für das das Scheitern von Projekten. Ihren Platz in den „ewigen Top 3“ haben auch im Jahr 2014: schlechte bzw. ungenügende Planung zu Beginn eines Projektes, Änderungswünsche im laufenden Projekt seitens der Auftraggeber und nicht ausreichende Ressourcen (www.pwc.com). Dazu kommt ein weiterer Faktor, der ebenfalls in vielen Studien seit Jahren immer wieder auftaucht: die mangelhafte Kommunikation im Projekt.

Online Marketing Projekte bilden keine Ausnahme: Sie werden nur selten in Zeit, Budget oder im gewünschten Leistungsumfang beendet. Dabei macht es keinen Unterschied ob es sich um Agenturpitch, Webentwicklung, Usability-, SEO-oder Content-Projekte, den Relaunch von eBusiness-Lösungen, App-Entwicklung oder gar die Einführung neuer eBusiness-Geschäftsmodelle handelt.

Ein professionelles Projektmanagement kann hier Abhilfe schaffen. Doch was bedeutet das in einer extrem dynamischen Arbeitsumgebung mit vielen kreativen Freiräumen und ständigem Wandel? Wie „übersetzt“ man die bekannten und bewährten Projektmanagement-Methoden und -Tools in das relativ junge Online Marketing? Wie bringen Sie Ihre Projektmitarbeiter, Agenturen, Ihr Management oder eine Vielzahl anderer Stakeholder dazu, sich für das Thema „Professionelles Projektmanagement“ in den gemeinsamen Online Marketing Projekten zu begeistern?

Von den Großen lernen und SMART anwenden

In großen Unternehmen und Konzernen sind eigene Projekt- und Porfoliomanagement-Abteilungen längst Alltag. Gerade große Organisationen sind sowohl auf die strategische (welche Projekte sind die richtigen für unser Unternehmen?) als auch die operative (wie führen wir die ausgewählten Projekte richtig durch?) Unterstützung angewiesen um im internationalen Wettbewerb zu bestehen. Für sie sind mächtige Projektmanagement-Tools und ausgeklügelte Methoden und Prozesse sicher richtig.

Aber für mittelständische Unternehmen, Agenturen oder gar Freiberufler kommen diese Lehrbuch-Standards oft nicht in Frage: zu komplex, zu teuer, zu aufwändig. Daraus zu folgern, dass professionelles Projektmanagement nur den Großen vorbehalten bleibt ist jedoch falsch. Die Erfolgszutaten lauten in diesem Fall: Die Ziele des Projekts klar benennen, bewährte Methoden und Tools ganz pragmatisch auswählen und alles mit Augenmaß auf die eigene Situation anwenden.

Projektmanagement bedeutet Veränderung

Zunächst einmal bedeutet Projektmanagement Wissen, Tools und eine bestimmte, geplante Vorgehensweise. Auf der anderen Seite ist es auch eine bestimmte Denkweise, eine Haltung, ein bestimmtes Herangehen und vor allem eine bestimmte Art der Kommunikation. Projektmanagement sollte nach meinem Dafürhalten keine Belastung sein, die man widerwillig ins eigene Tagesgeschäft „reinpressen“ muss. Vielmehr sollte es unser Verhalten, unsere Kommunikation und unser Denken (nicht nur im Online Marketing!) quasi wie eine Klammer umfassen ohne unsere Kreativität zu ersticken oder zu stark einzuengen. Um eine solche Haltung zu entwickeln, ist in vielen Fällen Veränderung nötig: Breit getretene Wege im Online Marketing müssen verlassen werden, neue Wege mühsam angelegt werden. Die Belohnung? Ihre Projekte können Sie immer häufiger in Zeit, Budget und der gewünschten Qualität beenden.

Excel, Mindmap, Pinwand – und gute Kommunikation

Wenn in Ihrem Unternehmen noch keine Projektmanagement-Methode oder Tools etabliert sind, dann investieren Sie bei Ihrem nächsten Projekt mehr Zeit als sonst in Vorbereitung, Planung und einige kleine, ausgewählte Hilfsmittel. Eine alte Binsenweisheit besagt, dass ein Projekt umso wahrscheinlicher erfolgreich wird, je mehr Zeit der Projektleiter zu Beginn in die Planung steckt. Seien Sie gründlich, aber versuchen Sie nicht, 110% mit Ihrem Plan zu erreichen. Auch im Projektmanagement gilt die Pareto-Regel. Am besten holen Sie Ihre Experten dazu. Sie steigern damit Ihre Erfolgsaussichten und wissen Ihre Kern-Teammitglieder bereits frühzeitig an Bord.

Beantworten Sie mithilfe einer Excel-Tabelle, mit Unterstützung einer Mindmap-Software, mit Kärtchen an einer großen Pinwand oder am Whiteboard zunächst die wesentlichen Fragen: Wer? Macht was? Bis wann? Was kostet es? Je genauer Sie die Frage „Was?“ in einzelne Arbeitspakete unterteilen, desto näher kommen Sie Ihrem Projektstrukturplan, aus dem Sie Ihren persönlichen Ablaufplan für das Projekt ableiten können. Dieser Ablaufplan beinhaltet – je nach Komplexität des Projekts – noch viele weitere Informationen. Er ist daher ein wesentliches Kommunikationsmittel für Sie: Mithilfe dieses Plans informieren Sie alle Personengruppen, die über das Projekt (mit) entscheiden sollen, die davon betroffen sein werden oder die einfach nur auf dem Laufenden in Sachen Online Marketing bleiben wollen. Tun Sie dies regelmäßig, transparent und strukturiert! Die berühmte Stille Post oder der Flurfunk haben schon so manches Projekt mit zu Grabe getragen. Als Marketing-Experte steht Ihnen sicher ein umfangreiches Repertoire an Kommunikationsmitteln und -wegen zur Verfügung. Nutzen Sie es! Planen Sie die Vermarktung Ihres Projektes ganz bewusst in Ihren Projektplan mit ein. Auch wenn Sie es bisher „so nebenbei“ erledigt haben. Damit steht und fällt Ihr Projekt!

Behalten Sie über die gesamte Laufzeit Ihres Projektes Ihre Risiken im Blick. Probleme und Veränderungen gehören zum Projektmanagement wie zum Leben einfach dazu. Speziell bei länger laufenden Projekten ist es fast schon die Norm, das so genannte Änderungsmanagement sollte hier ein fester Bestandteil des Projektplans sein. Bestimmen Sie bei komplexen Projekten jemand aus Ihrem Team, der als „Risikomanager“ aktiv die Risiken im Auge behält.

Sie nähern sich der Ziellinie mit Ihrem Projekt und wissen, die vorher festgelegten Ziele werden erreicht. Wenn das kein Grund zum Feiern ist? Tun Sie das – denn Sie ermöglichen so allen Team-Mitgliedern einen richtigen Abschluss einer gemeinsam erfolgreich bestandenen Aufgabe. Auch sollten Sie Ihre gesammelten Erfahrungen und das angehäufte Wissen so dokumentieren, dass es für nachfolgende Vorhaben jederzeit wieder hervorgeholt werden kann. So führen Sie sicher noch viele Projekte zum Erfolg!

Die Erfolgszutaten für erfolgreiche Online Marketing-Projekte:

- Mehr Zeit für Planung einplanen! Plan dokumentieren!
- Anfangen und mit 80% Erfolg zu haben ist besser, als ewig auf das 110%-Ergebnis zu warten!
- Kommunizieren Sie den Projektverlauf von sich aus, fortlaufend und transparent!
- Sie sind Marketing-Experte – machen Sie Werbung für Ihr Projekt. Mit allem, was Ihnen zu Verfügung steht!
- Behalten Sie die Risiken im Blick. Planen Sie mögliche Risiken bereits am Anfang mit ein! Lassen Sie sich nicht überraschen.
- Schließen Sie Ihr Projekt richtig ab – laden Sie zum Team-Essen oder einer kleinen Feier in der Firma ein. Nur wer das richtige Ende findet, ist bereit für das nächste Projekt!
- Erfahrungen und Gelerntes aufschreiben, konservieren Sie das gesammelte Know-how für alle nachfolgenden Projekte!

Autorin: Claudia Ressel
Claudia Ressel ist Strategin, Planerin und Projektemanagerin aus Überzeugung und mit Herzblut. Seit 2009 widmet sie sich sehr intensiv der Fragestellung, wie Unternehmenskommunikation nach innen und nach außen mit Methoden des Projektmanagements noch erfolgreicher gemacht werden kann.

Unter anderem leitet Sie das Seminar „Projektmanagement im Online Marketing – Projekte erfolgreicher planen, führen und abschließen“ bei der eMBIS Akademie für Online Marketing:
http://www.embis.de/seminare/projektmanagement-im-online-marketing.html