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Optimierung von Freigabeprozessen in der Katalogproduktion

Der Prozess vom Erstaufbau des Katalogs bis hin zum druckfertigen PDF ist oft langwierig und Korrekturanmerkungen werden schnell unübersichtlich.
Luisa Gehlmann | 31.03.2015

Unternehmen, die Kataloge oder sonstige Publikationen veröffentlichen, wissen aus eigener Erfahrung, dass dies mit vielen unterschiedlichen Prozessschritten verbunden ist. Erst einmal muss generell festgelegt werden, was für ein Werbemittel produziert werden soll, mit welchem Format und (Seiten-)Umfang.
Leere Seiten bringen keinen Umsatz – also müssen die Seiten mit Inhalt gefüllt werden. In der Regel wird in Zusammenarbeit mit dem Einkauf oder den Produktmanagern festgelegt, welche Produkte wie auf den einzelnen Seiten beworben werden sollen. Sofern noch Produkttexte oder -bilder fehlen, müssen diese erstellt bzw. beauftragt werden.
Anschließend werden die Seiten i. d. R. durch den Grafiker aufgebaut. Ist der Erstaufbau umgesetzt, werden von den Dokument-Seiten Ausdrucke erzeugt, um den Aufbau auf Richtigkeit in Inhalt und Layout zu überprüfen. Teilweise spielt auch die Farbigkeit der abgebildeten Produkte eine enorme Rolle. In diesem Fall werden farbverbindliche Ausdrucke der Seiten erzeugt, die den Farbraum des späteren Druckverfahrens simulieren.
Die Ausdrucke – egal ob farbverbindlich oder nicht – müssen nun kontrolliert werden. In diesem Arbeitsschritt durchlaufen die Ausdrucke verschiedenste Hände und jede Person, die die Seiten kontrolliert, schreibt ggf. Korrekturanweisungen auf den Ausdruck. Zum Teil lässt sich nur anhand der Farbigkeit des verwendeten Stiftes nachvollziehen, wer welche Anweisung auf den Ausdruck geschrieben hat. Sobald alle am Prozess beteiligten Personen die Ausdrucke gesehen und mit entsprechenden Korrekturen vermerkt haben, gelangt der Ausdruck wieder zurück zum Grafiker bzw. Bildbearbeiter. Dieser muss nun versuchen, die zum Teil nur schwer lesbaren Anweisungen zu entziffern und umzusetzen. Sind die Korrekturen umgesetzt, können weitere Korrekturschleifen folgen. Je mehr Korrekturschleifen stattfinden, desto schwieriger wird die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Angaben.

Der obengenannte Ablauf ist nur beispielhaft skizziert, kann aber durchaus tägliche Praxis in Unternehmen sein, die mithilfe von Publikationen werben. Um den Freigabeprozess und die Korrekturschleifen effizienter und transparenter zu gestalten, bietet es sich an, die bislang manuellen Prozesse digital abzubilden.
Dalim Software GmbH beispielsweise bietet am Markt eine Software an, die es ermöglicht die gerade genannten Prozesse zu digitalisieren.
Vereinfacht und beispielhaft skizziert funktioniert der Ablauf so: Nach Erstellung des Erstaufbaus kann der Grafiker ein PDF der Publikation in Dalim hochladen. Nun können weitere am Prozess beteiligte Personen auf die PDF-Seiten zugreifen. Die entsprechenden Personen können das PDF webbasiert auf der Systemoberfläche ansehen, Details heranzoomen und komplexe Anmerkungen oder Korrekturanweisungen hinterlegen. Aber nicht nur die sachliche Richtigkeit der Seiten kann kontrolliert werden. Sofern von einem farbkalibrierten Monitor auf die Seiten zugegriffen wird, kann auch die Farbigkeit vom Monitor aus überprüft werden. Dies heißt in der Praxis, dass kein physischer Ausdruck der Seiten mehr notwendig ist, weder sachlich noch farblich.

Hat die erste Instanz schließlich die Korrekturangaben vervollständigt, kann diese die Seite per Knopfdruck für die nächste Instanz freigeben. Diese überprüft ebenfalls die Seiten webbasiert und hinterlässt Annotationen. Sobald dies ausgeführt ist, kann die entsprechende Person wiederum die Seite für die nächste Instanz freigeben usw.. Sobald alle Prozessbeteiligten die Seiten angesehen haben, bekommt der Grafiker eine entsprechende Info, z.B. per Mail, und kann über das System alle erstellten Anmerkungen auf der Seite in digitaler Form einsehen. Diese können dann umgesetzt werden. Sobald der Grafiker erneut ein PDF erzeugt hat, wird die Seite wiederum in das System hochgespielt. Dabei können die Vorgänger-Versionen zum Vergleich direkt hinzu gezogen werden, z.B. mithilfe einer Overlay-Funktion. Nun kann der Workflow erneut durchlaufen werden, bis eine finale Freigabe erfolgt.
Der Prozess, den das Dokument durchläuft muss dabei einmalig zu Beginn definiert werden. Durch den klar definierten Wokflow und das Rechte- und Rollensystem, können die einzelnen Korrekturanweisungen besser nachvollzogen werden. Die Umfangreichen und intuitiv bedienbaren Korrekturwerkzeuge ermöglichen, dass Anmerkungen klar kommuniziert werden und weniger Missverständnisse entstehen. Mit der Möglichkeit, die unterschiedlichen Versionen der Dokumente zu vergleichen, können die bereits umgesetzten Korrekturen direkt am Bildschirm erkannt und überprüft werden.

Der hier beschriebene digitale Prozess der Dokument-Freigabe erfordert eine digitale Arbeitsweise. Für viele mag dies eine enorme Umstellung bedeuten. Trotzdem sind die entstehenden Vorteile nicht von der Hand zu weisen:
• Es werden weder sachliche noch farbverbindliche Ausdrucke der Seiten benötigt
• Die Korrekturwerkzeuge erleichtern die Kommunikation von Anweisungen
• Der Prozess wird für alle transparenter und nachvollziehbarer
• Die Kommunikation wird beschleunigt und effizienter
• Kommunikationsfehlern werden vermieden

Das Unternehmen Laudert setzt für viele seiner Medienproduktions-Projekte die Software Dalim ein und konnte durch diesen und weiteren Medien-IT-Einsatz bereits vielfach Prozesse effizienter und produktiver gestalten.