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In acht Schritten zum richtigen PIM

Wer sich einmal ein PIM-System angeschafft hat, wird es so schnell nicht mehr los.
ecom consulting GmbH | 10.03.2017
 

Weil sich die PIM-Lösung Stück für Stück mit der gesamten Systemlandschaft verzahnt, sind Unternehmen oft jahrzehntelang an ihren Anbieter gebunden. Die Auswahl des richtigen Systems sollte also wohl überlegt sein.

Die Einsicht ist inzwischen da: Qualitativ hochwertige Produktdaten sind für Hersteller und Händler die Grundlage des Erfolgs. Wer hier nicht aktiv wird, wird die Geschäftsmodelle der Zukunft nur schwer umsetzen können. Entsprechend hoch ist die Investitionsbereitschaft in ein PIM-System, das dezentralen Artikeldaten, unvollständigen Attributen oder unterschiedlichen Excel-Sheets in unterschiedlichen Abteilungen den Garaus machen soll. Das untermauert auch eine Mitgliederbefragung des Herstellerverbands Haus & Garten. Auf einer Skala von 0 = „unwichtig“ bis 4 = „wichtig“ bewerteten die Teilnehmer das Thema PIM mit 3,3 – und räumten ihm damit mehr Bedeutung ein als Themen wie Dropshipment, Plattform-Strategie oder Produktbewertungen.

Auf dem Markt tummeln sich inzwischen eine Vielzahl von Anbietern, die für Laien nur schwer zu beurteilen sind. Ist Contentserv der richtige Anbieter? Oder jCatalog? Oder doch SAP hybris? In ihrer Verzweiflung wenden sich die Unternehmen dann häufig an ihren Verband, Zulieferer, Kunden oder ihre Agentur - und kaufen anschließend nicht selten ein viel zu teures System, das ihre spezifischen Bedürfnisse allerdings nur unzulänglich erfüllt. Denn wer eigentlich einen sparsamen Kombi mit großem Kofferraum bräuchte, wird mit einem Porsche in der Garage nicht glücklich.

Vergessen Sie niemanden am runden Tisch

Mit der optimalen Herangehensweise an die PIM-Auswahl lassen sich derartige Fehlgriffe allerdings leicht vermeiden. Ganz oben auf der To-Do-Liste sollte für jedes Unternehmen stehen, die eigenen Anforderungen dezidiert zu erfassen. Das funktioniert allerdings nur, wenn dabei auch wirklich alle Stakeholder involviert werden. Am runden Tisch muss im Detail geklärt werden, welche Ziele die PIM-Einführung erfüllen soll und welche Anforderungen die Lösung daher erfüllen muss - so zumindest der Idealfall.

In der Praxis zeigt sich allerdings häufig das Eisberg-Phänomen: Schon bei der Identifikation der betroffenen Parteien werden wichtige Stellen vergessen. Einladungen gehen in der Regel an die Marketing-Abteilung, den Produktmanager und die IT. Doch auch Abteilungen, die Artikel anlegen, wie beispielsweise der Vertriebsinnendienst, externe Agenturen oder sogar Lieferanten sollten ihr Plätzchen am Tisch finden. Denn eins muss im Unternehmen schon an dieser Stelle klar sein: Ein PIM-System einzuführen, bedeutet nicht nur, 100.000 Euro und mehr in die Hand zu nehmen. Eine PIM-Einführung ist immer auch ein riesiges Change-Projekt, in das alle beteiligten Abteilungen von Beginn an involviert sein sollten. Denn die Implementierung stellt auch die Arbeitsweisen rund um den Artikel-Lebenszyklus grundlegend auf den Kopf – von der Informationsbeschaffung über die Anlage von Artikeln bis hin zur Art und Weise der Zusammenarbeit mit Kunden.

Auch die Anforderungsanalyse ist weitaus komplexer als sie auf den ersten Blick scheint: Die Unternehmen haben in der Regel zwar ihr Primärziel im Auge, sind sich aber über abgeleitete Anforderungen, die häufig weitaus umfangreicher sind als das Primärziel, keineswegs bewusst. Ein Beispiel: Den meisten Unternehmen ist klar, dass sie mit dem PIM ihre Artikeldaten zentralisieren, eine zentrale Medienverwaltung schaffen und Genehmigungsworkflows definieren wollen. Doch weitere Anforderungen wie beispielsweise Bemusterungsprozesse, Übersetzungs-Workflows oder die Erzeugung EU-konformer Datenblätter mit einer automatischen Berechnung der Energieeffizienz können Unternehmen in der Regel nicht formulieren, weil ihnen dafür die Erfahrung und der Weitblick fehlt. Ein externer Berater kann an dieser Stelle helfen, Faktoren, die in Zukunft oder zur Erfüllung der Primärziele eine Rolle spielen werden, im Anforderungskatalog zu ergänzen.

Eine PIM-Strategie von heute berücksichtigt auch die Anforderungen von morgen

Zumal auch beim Produktdatenmanagement gilt: Es geht nicht nur darum, die Daten auf den bestmöglichen aktuellen Stand zu bringen. Wer sich Wettbewerbsvorteile verschaffen will, muss sich angesichts des benötigten Produktionsvorlaufs heute schon um die Anforderungen an Produktdaten von morgen kümmern. Der Trend zu Echtzeitpersonalisierung bedeutet beispielsweise, dass Produktdaten um situative („wann ist beim Kunde die Akku-Nachbestellung fällig“) oder kontextbezogene Attribute (z.B. Produktempfehlungen nach Wetter oder Jahreszeit) ergänzt werden müssen. Ein weiteres Thema werden vektorbasierte 3D-Modelle sein. Spätestens in drei bis vier Jahren, wenn alle Smartphones statt einer Kamera zwei Kameras haben, können die Nutzer über Augmented Reality ausprobieren, wie das gewünschte Produkt in ihrem spezifischen Umfeld aussehen wird. Wer seine Produktdaten dafür gerüstet hat, kann von dem Trend als erstes profitieren.

Sind alle Anforderungen definiert, müssen sie gewichtet werden. Dabei empfiehlt sich, genau abzuschätzen, welches Risiko ein Unternehmen eingeht, wenn eine Anforderung nicht erfüllt wird. Gleichzeitig muss überprüft werden, inwieweit die Anforderungen mit den eigenen Unternehmensprozessen übereinstimmen. Der Benefit dabei: Unternehmen erkennen oft schon hier mögliche Optimierungs- und Automatisierungspotenziale und sehen, welche Fertigkeiten künftige Mitarbeiter an den unterschiedlichen Stellen der Prozesskette benötigen. Bereits in dieser Projektphase wird sichtbar, wie stark sich das PIM durch die gesamte Organisationsstruktur frisst. Als Resultat ist das Marketing auf einmal keine Abteilung mehr, sondern ein Prozess, der schon beim Einkauf anfängt.

Die Nadel im Heuhaufen zu finden, ist komplex

Sind Anforderungen und Prozesse verabschiedet, fehlt für ein gutes Anbieter-Briefing nur noch ein Mission-Statement. Unternehmen sollten darin ihr Geschäftsmodell erklären und die Ziele definieren. Auch hier kann ein externer Berater oft wertvolle Hilfestellung leisten. Denn nicht selten wird die Formulierung eines Mission Statements zur hochemotionalen Diskussion, die am besten von einer neutralen Person abgefedert werden kann. Wichtig ist dabei: die verschiedenen Stakeholder müssen sich im Mission Statement wiederfinden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich Abteilungen oder Gruppen alleingelassen oder vernachlässigt fühlen. Dies rächt sich dann später bei der Einführung und der Neuorganisation von Prozessen.

Anschließend ist es an der Zeit, eventuelle PIM-Anbieter zu eruieren. Wer nicht auf externes Know-How zurückgreifen will, findet im Internet diverse Quellen, die mögliche Lösungen vorstellen. Hier einige Vorschläge:

https://www.pim-verzeichnis.de
http://www.pim-auswahl.de/index.php/pim-systeme
http://www.kassenzone.de/2015/09/02/die-lange-geschichte-von-der-auswahl-eines-pim-systems/

Nach dem Abgleich mit dem eigenen Anforderungskatalog kristallisiert sich eine erste Longlist mit passenden Anbietern heraus, die nach einem oberflächlichen Briefing erste Lösungsskizzen, Referenzen und eine grobe Zeit- und Kostenschätzung abgibt. Doch Vorsicht: Die Erfahrung zeigt, dass so mancher Anbieter dazu neigt, Unterlagen schönzufärben. Misstrauisch sollten Unternehmen beispielsweise dann werden, wenn ein Anbieter für 20 individuell zu erstellende Schnittstellen 50 Tage Projektzeit ansetzt. Umgekehrt sollten Aufgaben auch nicht als komplexer verkauft werden als sie wirklich sind.

Nehmen Sie sich für die Vor-Ort-Präsentation Zeit

Aus den Einreichungen der Longlist-Kandidaten kristallisiert sich anschließend eine Shortlist mit maximal drei Anbietern heraus. Der Bewerbungsdschungel lässt sich abkürzen, wenn Unternehmen einen Berater ihres Vertrauens heranziehen. Diesem ist es dank entsprechendem Know-How meist auch ohne Longlist möglich, drei bis vier sehr gut geeignete Kandidaten vorauszuwählen, mit denen die weitere Ausarbeitung direkt angegangen werden kann.

Die Anbieter auf der Shortlist werden anschließend zum persönlichen Vor-Ort-Gespräch geladen. Als Zeitrahmen empfehlen sich Meetings von mindestens zwei bis maximal vier Stunden Länge - darunter ist sportlich, darüber nervtötend. Bei diesem Termin sollten Unternehmen kritisch mit den Anbietern ins Gericht gehen und sich beweisen lassen, dass diese das Briefing und den eigenen Unternehmens-Workflow verstanden haben. Ein gutes Zeichen ist in der Regel, wenn der Anbieter bereits einen Techniker und den späteren Projektleiter mitbringt, die sich im Vorfeld schon Gedanken über die Implementierung gemacht haben. Positiv zu bewerten ist auch, wenn in der Präsentation bereits ein Demo-Case mit den Produkten des potenziellen Kunden aufgesetzt wurde und nicht nur die Standard-Demo abgespult wird. Insgesamt kann ein Anbieter so beweisen, dass er sich tief und detailliert mit den Unterlagen auseinandergesetzt hat – falls das der Fall ist, spiegelt sich das immer in der Präsentation wider. Abstraktes wird dann konkret und für den Kunden nachvollziehbar, da er seine Produkte und seine Workflows wiedererkennen kann.

Nicht nur Preis und Technik, auch die wirtschaftliche sowie persönliche Chemie zwischen Anbieter und Unternehmen muss stimmen. Ein PIM-Unternehmen mit zehn Mitarbeitern passt nicht unbedingt zu einem Konzern. Umgekehrt will ein kleines Unternehmen auch nicht einer von 1.000 Kunden eines Großanbieters sein. Auch müssen sich beide Parteien schon an dieser Stelle auf ein passendes Vorgehensmodell einigen: Für manche Unternehmen funktioniert Wasserfall, für andere agil. Beide Partner müssen sich bewusst sein: Weil sich ein PIM in hohem Maße mit der gesamten Systemlandschaft und unter Umständen auch mit Kunden und Lieferanten verzahnt, gehen sie den zukünftigen Weg gegebenenfalls über Jahrzehnte zusammen. Nicht nur bei der Ehe gilt darum: Drum prüfe, wer sich ewig bindet…


Checkliste: In acht Schritten zum richtigen PIM

1. Definieren Sie die Ziele, die Sie mit der PIM-Einführung verfolgen!
2. Erfassen Sie Ihre Anforderungen vollständig und holen Sie dafür alle Stakeholder an den Tisch! Dazu gehören auch erste Gedanken zu späteren Pflege- und Verkaufsprozessen. Ein Berater kann helfen, den entsprechenden Weitblick zu entwickeln.
3. Gewichten Sie die Anforderungen!
4. Formulieren Sie ein Mission Statement!
5. Eruieren Sie effektiv passende Anbieter und lassen Sie sich ein Angebot sowie Referenzen schicken!
6. Laden Sie maximal drei Anbieter zum Vor-Ort-Gespräch und nehmen Sie sich Zeit, diesen in den für Sie wesentlichen Punkten wirklich auf den Zahn zu fühlen!
7. Achten Sie neben Preis und Features auch auf die zwischenmenschliche Chemie!
8. Machen Sie sich gemeinsam auf die Reise und seien Sie sich bewusst: Sie wird lang sein!