> Das Dienstleisterverzeichnis für Marketing <        
print logo

Arbeitswelt im digitalen Wandel

Dentsu Aegis startet mit der digitalen Personalakte von aconso in die Cloud.
 

Links: Frank Gieben, Director Business Applications & IT-Audit bei Dentsu Aegis
Rechts: : Ingo Alex, Director HR Shared Services & Reward bei Dentsu Aegis


Das Dentsu Aegis Network in Deutschland digitalisiert seinen kompletten Schriftverkehr im HR-Bereich. Ein wichtiger Schritt ist dabei die Einführung der digitalen Personalakte aus der Cloud von aconso. Damit können ab sofort alle HR-Mitarbeiter von allen fünf Standorten aus jederzeit auf wichtige Personalunterlagen zugreifen. So werden nicht nur Abläufe optimiert, sondern vor allem auch Zeit und Platz im Aktenschrank eingespart. Mit der Jedermann-Akte zur digitalen Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen, einem Zeugnis-Generator sowie einer vollumfänglichen digitalen Dokumentenerzeugung wird diese Entwicklung weiter forciert.

Rund 1.300 Mitarbeiter arbeiten bei Dentsu Aegis Network in Deutschland an fünf Standorten. IT, Finanzen, Legal, Kommunikation und das Personalmanagement sind in der Dentsu Aegis Network Germany GmbH gebündelt und erbringen ihre Leistungen zentral für alle lokalen Agenturen des Netzwerks.

Dezentralisierung und Abschaffung von Aktenbergen
Über lange Zeit wurde die Human Resources Abteilung zentral aus Wiesbaden heraus gesteuert. Im Zuge der Unternehmensentwicklung ist die HR Organisation seit letztem Jahr dezentralisiert aufgestellt und arbeitet vor Ort an den unterschiedlichen Standorten mit HR-Businesspartnern und Recruitern. Solange das gesamte Personalwesen unter einem Dach gebündelt war, hielt sich der Aufwand mit der klassischen Papierakte im Rahmen – der direkte Zugriff auf die Personalakten und Informationen der Mitarbeiter war gewährleistet. „Mit der Arbeit von unterschiedlichen Standorten aus, mussten Personalakten für Hamburg, Augsburg oder Düsseldorf von den HR-Businesspartnern jedoch angefordert, kopiert, gescannt und verschickt werden. Das war nicht nur umständlich, sondern schlicht und ergreifend auf die Dauer ineffizient“, kommentiert Ingo Alex, Director HR Shared Services & Reward.

Darüber hinaus verlegt Dentsu Aegis Network in zwei Jahren ihren Rhein-Main Standort von Wiesbaden nach Frankfurt – in Räumlichkeiten mit eingeschränktem Archivplatz. Die Aufbewahrungsfrist beträgt aber je nach Art der Unterlagen zwischen 3 und 30 Jahren. Bei rund 1.300 Mitarbeitern und einem normalen Fluktuationsgrad würde dies jegliche Lagerkapazitäten sprengen.

Die Lösung stand schnell fest: Eine digitale Personalakte musste aufgrund dieser Entwicklungen noch schneller her. Mitarbeiter aus der dezentralen Struktur können damit ohne Umwege auf wichtige Informationen zugreifen – und die HR-Abteilung benötigt nur noch elektronischen Speicherplatz. Eine papierlose Personalabteilung ist darüber hinaus der richtige und konsequente Schritt innerhalb der digitalen und nachhaltigen Ausrichtung von Dentsu Aegis Network.

Benutzerfreundlichkeit und SAP-Kompatibilität im Fokus
Auch die Anforderungen an die neue Lösung waren schnell klar: Da Dentsu Aegis sowohl für den Finanz- als auch den HR-Bereich mit SAP Systemen arbeitet, musste auch die digitale Personalakte mit SAP kompatibel sein. Außerdem sollte sich das Berechtigungskonzept aus dem SAP-System übernehmen lassen. Voraussetzung war zudem eine gute Auditing-Fähigkeit. Denn gerade bei sensiblen, personenbezogenen Daten, wie sie im Personalwesen vorliegen, spielt das Thema Datensicherheit eine wichtige Rolle. Auf Benutzerseite wünschte sich Dentsu Aegis eine sehr gute Usability. Konzernvorgabe war außerdem, dass eine Cloud-Lösung zum Einsatz kommen sollte.
Als großer SAP-Kunde wird Dentsu Aegis direkt von SAP betreut und ließ sich zunächst eine Auswahl an empfehlenswerten, SAP-kompatiblen Produkten nennen. So konnte sich das Unternehmen einen aufwändigen Marktüberblick sparen. Aus dieser Liste von vier Lösungen wählten die Fachbereichs- und IT-Verantwortlichen dann gemeinsam zwei Kandidaten aus und entschieden sich am Ende für die digitale Personalakte in der Cloud von aconso. „Uns war wichtig, dass sowohl die HR- als auch die IT-Abteilung mit der Lösung zufrieden ist und die jeweiligen Anforderung abdeckt“, sagt Frank Giepen, Director Business Applications & IT-Audit bei Dentsu Aegis. „Daher haben wir in Workshops mit den SAP-Partnern verschiedene Lösungen diskutiert. Über Usability-Fragebögen, war das Ergebnis eindeutig: Bei der Benutzerfreundlichkeit hat aconso die anderen Lösungen klar geschlagen.“

Ein starkes, interdisziplinäres Team

Im August 2016 begann schließlich die Umsetzung des Projekts. Zunächst ließ das Unternehmen dabei die physischen Personalakten der Bestands-Mitarbeiter einscannen. Bis dato sind diese auch im sicheren Archiv des Lösungsanbieters eingelagert. Nach und nach folgen nun die Altakten der bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter, die derzeit noch bei der Agentur-Gruppe im Keller liegen. Die Fachabteilung und IT-Abteilung mussten ihre Wünsche unter einen Hut bringen und mit den technischen Möglichkeiten der Cloud-Lösung abgleichen. „Bei einem solchen Projekt ist es extrem wichtig, ein starkes Team aus Fachbereichs- und IT-Mitarbeitern zu bilden. Nur wenn alle gemeinsam an einem Strang ziehen, wird ein solches umfassendes Projekt erfolgreich sein. Dabei müssen klare Verantwortlichkeiten definiert sein, um durch gezielte Entscheidungen die Entwicklung voranzutreiben“, ergänzt Frank Giepen.

Sicher in der Cloud, statt verstaubt im Aktenschrank
Seit Januar 2017 hat Dentsu Aegis die digitale Personalakte im Einsatz. HR-Specialists und HR-Businesspartner an allen deutschen Standorten können seitdem direkt auf Personalinformationen zugreifen – sofern sie die erforderliche Berechtigung dafür haben. Rollenbasierte Zugriffsrechte regeln genau, wer welche Unterlagen einsehen oder bearbeiten darf. Dieses Berechtigungskonzept wurde dank der vollständigen SAP-Integration aus dem SAP-System übernommen. Die Daten liegen nach deutschen Datenschutzgesetzen rechtssicher in der Cloud in einem deutschen Rechenzentrum. Sie werden verschlüsselt über einen abgeschotteten VPN-Tunnel übertragen. „Für uns ist jetzt vieles einfacher geworden“, sagt Ingo Alex. „Wir haben jederzeit Zugriff auf die Informationen und genau dort, wo wir sie benötigen: an unserem Bildschirm. Außerdem sparen wir jede Menge Platz; unzählige Schränke voller Aktenordner sind passé.“

Schritt für Schritt zum digitalen Schriftverkehr
Langfristig möchte das Dentsu Aegis Network in Deutschland seinen gesamten HR-Schriftverkehr digitalisieren. Derzeit führt das Agentur-Netzwerk zusätzlich die aconso Jedermann-Akte ein. Bei der Jedermann-Akte handelt es sich um eine Portal-Lösung zur elektronischen Übermittlung von Gehaltsabrechnungen und Lohnsteuerbescheiden an die Mitarbeiter. Die Funktionsweise lässt sich metaphorisch wie die eines „digitalen Briefkastens“ beschreiben: HR-Mitarbeiter laden die Entgeltabrechnung einfach in das Portal hoch. Angestellte können sie dort anschließend einsehen und bei Bedarf lokal speichern oder auch ausdrucken.
Im nächsten Schritt sind der Zeugnisgenerator, mit dem der Zeugnisprozess automatisiert und digitalisiert wird, sowie die vollumfängliche digitale Dokumentenerzeugung geplant. Dentsu Aegis Network macht damit sein Personalwesen weiter fit für die Zukunft.