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Persönlich ins Ronald McDonald Haus einladen

Die Einladungskarte führt direkt zur persönlichen Landingpage.
Axel Marciniak | 29.11.2017

Das Ronald McDonald Haus Berlin-Wedding ist eines von 22 deutschlandweit betriebenen Häusern der McDonalds Kinderhilfe Stiftung. Jedes Jahr finden dort mehr als 500 Familien ein Zuhause auf Zeit, wenn ihre schwerkranken Kinder in benachbarten Kliniken behandelt werden.


Erheblicher Aufwand für den Jahresempfang


Da ein Großteil der Unterstützung, sei es finanziell oder persönlich, über Paten, Unternehmen und Sponsoren geleistet wird, lädt die Hausleitung ihre Unterstützer einmal im Jahr zum großen Jahresempfang ein. Das bedeutete bisher stets, Einladungen zu schreiben, zu kuvertieren und zu versenden und hinterher Faxantworten und telefonische Anmeldungen in eine Liste einzutragen. Anschließend mussten Platzkarten und Namensschilder für die Gäste gedruckt, immer wieder die Liste aktualisiert und der Überblick behalten werden: Wer hat sich gerade an- oder vielleicht auch schon wieder abgemeldet. Dieser Aufwand kostete viel Energie und vor allem Zeit. Zeit, die man viel lieber mit der Vorbereitung der eigentlichen Veranstaltung verbringen möchte.


Einladungen persönlicher gestalten


So entschied sich die Leitung des Hauses im letzten Jahr, auf professionelle Unterstützung zu setzen. Dabei sollten die Empfänger der Einladung nicht bemerken, dass dieses Mal ein Dienstleister für das Teilnehmermanagement in Anspruch genommen wurde. Daher war es zwingend erforderlich, dass sich der Dienstleister bei der Umsetzung der Einladungskampagne an das Corporate Design der McDonalds Stiftung zu halten hatte. Zudem war das Ziel, die Ansprache der potenziellen Gäste noch persönlicher zu gestalten.

Die Dienstleisterwahl fiel auf einen langjährigen Partner, mit dem man bisher nur einzelne Kanäle genutzt hatte. Dieser verfügt nicht nur über langjähriges Knowhow als Lettershop, also das Wissen über das Produzieren und Kuvertieren von Postsendungen, sondern auch über die notwendige Infrastruktur, um digitale Nachrichten automatisiert zu versenden. Dabei können selbstverständlich die einzelnen Kanäle miteinander nahtlos verknüpft und der Anmeldeprozess online durchgeführt werden. Das macht es nicht nur für den Veranstalter sehr einfach und komfortabel, auch der Eingeladene kann mit ein paar Mausklicks schnell und unkompliziert seine Teilnahme zusagen.


Erst kommt die „Save The Date“-Karte


Im ersten Schritt wurde an alle gewünschten Teilnehmer zunächst eine „Save The Date“-Karte versandt, damit sich alle Empfänger den Termin schon einmal in den Kalender eintragen konnten. Die weiter zu entwickelnde Einladungskampagne sollte auf mehreren Marketingkanälen ausgespielt werden und die Gäste auf vielfältige Weise erreichen. Selbst McDonald Hauses auf die Erstellung der Inhalte und die weitere Organisation des
Nachmittag- beziehungsweise Abendprogramms.

Die Einladungskarte führt direkt zur persönlichen Landingpage


Um ein haptisches, bleibendes Erlebnis zu schaffen, wurde die Einladung – wie auch die „Save The Date“-Karte – gedruckt und postalisch an die Gäste des Jahresempfangs gesandt. Neben der persönlichen Ansprache enthielt jede Karte einen persönlichen Code, der auch via Barcode aufgebracht war. Wurde der Barcode mittels Smartphone gescannt oder die URL in einen Webbrowser eingegeben, so gelangte der potenzielle Gast auf eine eigens für ihn generierte Landingpage, auf der er erneut persönlich angesprochen wurde.


Jeder darf sich einen Song wünschen


Neben den für ihn wichtigsten Fakten zur Veranstaltung selbst nutzte das Ronald McDonald Haus unter anderem die Möglichkeit, den Gast den Jahresempfang mitgestalten zu lassen. So wurden die Eingeladenen beispielsweise gebeten, ihren Lieblingssong preiszugeben. Aus den Angaben aller Gäste wurde dann eine Playlist zusammengestellt, die so die Musik zur Untermalung des Abends festlegte und dem einen oder anderen Gast ein freudiges Lächeln erzeugte, wenn er seinen genannten Song zu hören bekam.

Jederzeit den Stand der Zusagen einsehen


Während des gesamten Einladungsprozesses hatte das Ronald McDonald Haus dabei zu jeder Zeit Zugriff auf ein Dashboard. Das heißt, es konnte zum Beispiel überprüft werden, wie viele Personen die persönliche Landingpage aufgerufen und wie viele VIPs sich zum aktuellen Zeitpunkt bereits angemeldet hatten. Die zusätzlich angemeldeten Begleitpersonen konnten dabei genauso eingesehen werden wie die genannten Lieblingssongs.

Die gesamte Einladungskampagne war in jeder Hinsicht ein voller Erfolg. Die Umsetzung brachte eine enorme Zeitersparnis, zudem eine höhere Beteiligungsquote der eingeladenen Gäste und eine weiter gewachsene Bindung zum Ronald McDonald Haus.konzentrierten sich die Mitarbeiter des Ronald McDonald Haus.

Weitere Informationen unter www.einladungsprofis.de