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Effektiver arbeiten mit Online Marketing Tools

Teamwork ist eine Herausforderung, besonders über räumliche Distanz. Einige Tools sind unverzichtbar für effektive, termingerechte Projektarbeit.
Juliane Heise | 21.01.2019
© Mailjet
 

Effektives Teamwork ist nicht davon abhängig, dass alle Mitarbeiter in dem gleichen Büro sitzen. Modernes Arbeiten bedeutet in vielen Unternehmen, dass Remote Teams gemeinsam an Projekten arbeiten. Doch wie stellen Sie sicher, dass 1. alle Aufgaben so effizient wie möglich erledigt werden, 2. Verantwortliche jederzeit den Überblick behalten und 3. wie alle Teammitglieder sich austauschen und Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Informationen erhalten?

Unzählige Tools sichern die Produktivität und ermöglichen eine Unternehmenskultur über Büro- und Landesgrenzen hinweg. Wir bei Mailjet beispielsweise haben Teams in Paris, Düsseldorf, Barcelona, Amsterdam, London, Sofia, New York, Toronto und Ho-Chi-Minh-Stadt. Die einzelnen Teams arbeiten sehr unterschiedlich zusammen, denn eine „One Size Fits All“-Lösung gibt es nicht. Zu sehr unterscheiden sich die jeweiligen Anforderungen und individuellen Bedürfnisse.

Neben den von uns am häufigsten eingesetzten Tools stellen wir Ihnen in diesem Artikel weitere hilfreiche Anwendungen vor, die die Zusammenarbeit in Remote Teams vereinfachen.

Projektmanagement und Timetracking


Mit einem übersichtlichen Management steht und fällt der Erfolg eines Projektes. Alle Verantwortlichen müssen zu jeder Zeit einen Überblick über den aktuellen Stand, die anstehenden und überfälligen Aufgaben und deren verantwortliche Mitarbeiter haben sowie das Budget im Blick behalten. Zahlreiche Tools ermöglichen es, Projekte anzulegen, diesen Milestones, Aufgaben und Deadlines hinzuzufügen und sie einzelnen Personen zuzuweisen. Aus der Vielfalt unterschiedlicher Projektmanagement Tools stellen wir eine Auswahl vor.

1. Trello
Die beiden bekanntesten Projektmanagement Tools sind vermutlich Trello und Asana. Trello arbeitet mit Boards, in denen Listen und Karten angelegt werden, die einen Überblick über verschiedene Projekte und Tasks ermöglichen. Die einzelnen Boards können auf unterschiedliche Weise organisiert werden, beispielsweise ein Board pro Team oder ein Board pro Projekt.

Anstehende Aufgaben lassen sich beispielsweise unter einer Liste „To Do“ zusammenfassen und nach Erledigung in die Liste „Done“ verschieben. Genauso lassen sich verschiedene Ziele und Meilensteine in Form von Listen festhalten. Es können Deadlines vergeben und Aufgaben Personen zugeordnet werden. Mit Hilfe von Tags lassen sich beispielsweise Prioritäten festlegen, relevante Dokumente können direkt angehängt werden. Außerdem ermöglicht das Tool die Kommunikation direkt in den Boards.

Diese Beispiele sind nur ein kleiner Anteil an den Möglichkeiten, die Trello bietet. Der visuelle Aspekt und die Tatsache, dass Trello so flexibel und anpassungsfähig ist, machen dieses Projektmanagement-Tool so beliebt in vielen Unternehmen. Auch im privaten Umfeld kann die Möglichkeit, Checklisten anzulegen und einen Überblick über größere Projekte zu behalten, sehr hilfreich sein.

2. Asana
Bei der Frage „Asana oder Trello?” scheiden sich die Geister. Allerdings ist es auch durchaus möglich, beide Tools für unterschiedliche Aufgaben einzusetzen.

Asana ist sehr flexibel einsetzbar und ermöglicht, Projekte in verschiedenen anderen Ansichten im Blick zu behalten. Während Trello alleine die Boardansicht ermöglicht, lässt Asana auch Listen und Kalenderansichten zu. Sehr hilfreich kann außerdem die Anzeige als Zeitleisten sein. Hilfreich ist dies vor allem für Aufgaben und Projekte, in denen bestimmte feste Termine eine große Rolle spielen. Dies könnte beispielsweise ein Redaktionsplan sein oder die Planung eines Relaunches. Eine weitere wichtige Funktion ist die Berichterstellung nach verschiedenen Kriterien.

Asana bietet die gleichen wichtigen Projektmanagement-Funktionen wie Trello (Anlegen von Projekten, Tasks und Deadlines, Kommentieren, Zuordnen von Aufgaben usw.). Aufgrund der umfangreichen Features kann Asana im Vergleich zu Trello mehr Einarbeitungszeit benötigen, wartet dann aber mit größerer Leistungsstärke auf, was für sehr komplexe Aufgaben hilfreich sein kann.

3. Teamwork
Ein alternatives Projektmanagement-Tool, das weniger bekannt ist, aber mit seinen eigenen Vorteilen punktet, ist Teamwork. Neben den wichtigsten Aufgaben und Funktionen wie der Verwaltung von Projekten, Tasks und Verantwortlichen bietet Teamwork zusätzlich eine Möglichkeit, die Zeit zu tracken und direkt auf bestimmte Projekte und Tasks zu buchen. Mitarbeiter können für einzelne Projekte freigeschaltet werden, sodass genau gesteuert werden kann, wer auf welche Tasks bucht und bei wem die Verantwortung für welche Aufgabe liegt.

Damit ist Teamwork eine gute Hilfe für Unternehmen wie Agenturen, die direkt im Projektmanagement Tool Stundenplanungen und Abrechnungen vornehmen möchten. Auch hier können Zeitleisten erstellt und verschiedene Ansichten gewählt werden. Die Komplexität des Tools bedeutet jedoch eine gewisse Einarbeitung.

4. Toggl
Tracken Sie im Unternehmen Ihre Aufwände minutengenau? Sofern Sie kein Projektmanagement Tool verwenden, das direkt das Timetracking ermöglicht, ist ein Tool wichtig, das die benötigte Zeit pro Aufgabe überwacht. Toggl ist ein Beispiel für solches Tool. Es lassen sich Projekte und Aufgaben anlegen und Reports exportieren. Die einfache Bedienung macht Toggl zu einem beliebten und effektiven Tool – für Inhouse-Teams, aber auch zum Aufwandsnachweis für Freelancer und andere externe Teammitglieder. Neben der Desktop-Anwendung steht eine mobile App zur Verfügung.

Zusammenarbeit: Dateiverwaltung und Versionskontrolle


Es ist selten, dass Dateien nur von einer einzigen Person bearbeitet werden. Meistens tragen mehrere Teammitglieder dazu bei – beispielsweise Designer, Redakteure und Marketingverantwortliche. Während früher Dateien auf einem Server abgelegt, in verschiedenen Versionen abgespeichert und vielleicht sogar regelmäßig per E-Mail ausgetauscht wurden, ist die Zusammenarbeit heutzutage deutlich einfacher geworden. Vorbei sind die Zeiten, in denen Änderungen überschrieben und an veralteten Versionen gearbeitet wurde oder Dateien in E-Mail-Anhängen übersehen wurden. Eine Vielzahl unterschiedlicher Tools ermöglicht es, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und so in Echtzeit Ergebnisse zu erzielen.

5. G Suite
Googles G Suite besteht aus Google Mail, Google Docs, Google Drive und dem Google Kalender. G Suite richtet sich vorrangig an Unternehmen. So können über einen Google Account E-Mails empfangen und gesendet, Dokumente erstellt und geteilt und Termine verwaltet werden.

Ein praktisch unbegrenzter Speicherplatz und die Möglichkeit, Dokumente direkt gemeinsam zu bearbeiten, sind nur zwei der Vorteile. Mit Hilfe von Ordnern und der Benutzerverwaltung lassen sich alle Dokumente eines Unternehmens übersichtlich speichern, sind von überall aufrufbar und können jederzeit bearbeitet werden. Neben Textdokumenten können Tabellen und Präsentationen erstellt und gemeinsam bearbeitet werden. Änderungen können verfolgt werden, Kommentare und Probleme direkt im Dokument angemerkt, beantwortet und gelöst werden. Da mehrere Personen gleichzeitig an Dateien arbeiten können, entfallen zeitliche Verzögerungen. Durch die Versionskontrolle sind alle Änderungen nachvollziehbar und es geht nichts verloren.

6. Dropbox
Als Alternative zu Google Drive können Dateien über Dropbox gespeichert und mit anderen geteilt werden. Auch hier können Ordner angelegt und Dokumente so übersichtlich verwaltet werden. Während bisher Dropbox den Nachteil mit sich brachte, dass Dateien nicht bearbeitet werden konnten, wurde nun Dropbox Paper vorgestellt.

In Dropbox Paper können Dokumente erstellt und im Team bearbeitet werden. Es können Kommentare ausgetauscht, Verantwortlichkeiten und Deadlines festgelegt werden. Relevante Medien und Links können direkt ins Dokument eingefügt werden. Über die Nutzerverwaltung können Sie außerdem bestimmen, wer das Dokument bearbeiten darf und wer nur Lesezugriff erhält. Damit ist Dropbox Paper eine interessante Alternative zu anderen Tools.

7. Mailjet Collaboration Package
Textdokumente und Tabellen können dank Google Docs und Google Tabellen schon länger problemlos gemeinsam mit mehreren Teammitgliedern bearbeitet werden. Doch was ist mit der E-Mail? Eine Umfrage von Mailjet ergab, dass in der Mehrzahl der Unternehmen E-Mails eine Teamaufgabe sind. Designer sind beispielsweise für das Layout und die Auswahl der Grafiken verantwortlich, die Redaktion erstellt die Texte, Programmierer stellen sicher, dass alle Verknüpfungen funktionieren und die Marketingabteilung gibt das Ergebnis frei. In der Realität kann dieser sehr vereinfachte Ablauf natürlich deutlich komplexer sein, bis zu 11 Personen sind teilweise an E-Mail Kampagnen beteiligt.

Das Collaboration Package von Mailjet ermöglicht es, E-Mails in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten – mit allen Funktionen, die von Google Docs bekannt und geschätzt sind. Es sind individuelle Benutzerrechte möglich. Es können Kommentare geschrieben, Aufgaben zugewiesen und einzelne Abschnitte für die Bearbeitung gesperrt werden. Änderungen können nachverfolgt werden und bei einem Fehler ist es möglich, auf alte Versionen zurückzugreifen. Ebenso können einzelne Änderungen schnell auf mehrere Vorlagen angewendet werden. So können nicht nur Newsletter erstellt, sondern auch Transaktionale E-Mails bearbeitet werden.

8. Evernote
Evernote ist nicht unbedingt ein klassisches Tool für die Arbeit im Team, eignet sich hierzu jedoch auch hervorragend. Es können gemeinsam Notizbücher angelegt und in diesen Dateien und Links zu einem bestimmten Thema gesammelt werden. Als Ideensammlung oder zur Planung von Kampagnen kann dies sehr nützlich sein. Auch für ein Repositorium kann Evernote verwendet werden.

Kommunikation und Meetings


Nicht nur das Projektmanagement entscheidet über den Erfolg eines Projektes, auch die Kommunikation innerhalb des Teams ist essenziell. Während Kollegen innerhalb eines Büros sich direkt miteinander unterhalten können, kann die Kommunikation bei verteilt arbeitenden Teams eine Herausforderung sein. Verschiedene Tools erleichtern den Austausch im Remote Team, in schriftlicher Form oder als virtuelles Meeting.

9. Slack
Slack hat sich mittlerweile zum Platzhirsch in der Teamkommunikation entwickelt. Über verschiedene Kanäle können Teammitglieder gemeinsam brainstormen, Fragen klären, Dateien austauschen, sich gegenseitig über den Fortschritt informieren oder die nächsten Tasks planen. Es können private Nachrichten zwischen einzelnen Kollegen ausgetauscht werden, Personen können getaggt werden und erhalten dann eine Benachrichtigung per E-Mail. Alle Teammitglieder können den Verlauf einer Unterhaltung nachvollziehen und sich, wenn notwendig, einklinken – in Echtzeit.

Nicht zu vernachlässigen ist außerdem die Rolle, die Slack einnimmt, wenn Sie Ihre Unternehmenskultur und den Austausch stärken möchten. Auch zwischen Kollegen in unterschiedlichen Zeitzonen hat sich Slack für die Kommunikation bewährt. Während die Teammitglieder auf dem einen Kontinent gerade an der Arbeit sind und den aktuellen Stand, Probleme und Fragen im passenden Kanal teilen, schlafen die Kollegen auf dem anderen Kontinent und nehmen einige Stunden später den Faden wieder auf. So ist sichergestellt, dass jeder über die für ihn oder sie relevanten Informationen verfügt und einen Ort zum Austausch hat.

10. Groove
Kommunikation kann auch bedeuten, dass Nachrichten mit Kunden ausgetauscht werden müssen. Hierfür gibt es verschiedene Customer Support Tools. Ein Beispiel hierfür ist Groove, das zentral alle Nachrichten als Ticket verwaltet. Die einzelnen Tickets können Benutzern zugewiesen werden, es können private Notizen zu Tickets erstellt und Dateien angehängt werden. Der Verlauf der Kommunikation ist anschließend für jedes Teammitglied einsehbar und nachvollziehbar – anders als die Kommunikation über persönliche Posteingänge.

11. Skype
Einen Skype-Account besitzen die meisten Menschen. Aus diesem Grund gehört das Tool zu den einfachsten und beliebtesten Möglichkeiten, sich per Chat oder Call auszutauschen. Die Verwendung ist kostenlos, das Tool ist international bekannt und ermöglicht es, den Bildschirm zu teilen, Telefonanrufe, Videocalls und Gruppencalls durchzuführen. Und das sowohl auf dem Desktop-Computer und Laptop als auch auf mobilen Endgeräten.

12. Google Hangouts
Eine kostenfreie Alternative zu Skype ist Google Hangouts. Auch in diesem Tool können Sie den Messenger für Chats zwischen einzelnen Personen oder innerhalb einer ganzen Gruppe verwenden, Telefonate oder Videoanrufe führen. Google Hangouts ist auf den verschiedenen Geräten benutzbar und synchronisiert sich natürlich automatisch.

13. Zoom
Unter den Anbietern für Videoanrufe gehört Zoom zu den international bekannten und verwendeten. Sie richten eine Art virtuellen Konferenzraum ein, verschicken den entsprechenden Link (zum Beispiel schon in Ihrer Termineinladung) und sehen sich anschließend mit einem Kollegen oder dem gesamten Team von Angesicht zu Angesicht. Auch der Anruf ohne Bild und das Screensharing sind möglich.

14. TeamViewer
Möchten Sie während eines Calls nicht nur Ihren Bildschirm teilen, sondern auch Kollegen den Zugriff auf Ihren Rechner erlauben oder selbst auf einen anderen Computer zugreifen, ist TeamViewer eine gute Wahl. Sie können sich beispielsweise von Ihrem Techniker helfen lassen, ohne dass dieser vor Ort sein muss, oder neue Kollegen durch Ihr Projekt führen.

15. Calendly
Viele Unternehmen nutzen Outlook oder G Suite für die Erstellung und Verwaltung von Terminen. Möchten Sie Kollegen die Möglichkeit geben, aus Ihrem Kalender einen passenden Termin auszuwählen, müssen sie diesen entweder Zugriff auf Ihren Kalender erlauben oder ein Tool wie beispielsweise Calendly nutzen. Pflegen Sie das Tool mit den Tagen und Zeitblöcken, zu denen Sie verfügbar sind, und versenden den Link zu Ihrem Kalender. Empfänger haben anschließend die Möglichkeit, sich die verfügbaren Daten in ihrer eigenen Zeitzone anzusehen und einen Termin zu „buchen“.

16. World Time Buddy
Ist Ihr Team über den gesamten Globus verteilt? Eine Zeit zu finden, zu der alle Kollegen wach und im Büro sind, kann eine echte Herausforderung sein. Tools, die verschiedene Zeitzonen anzeigen, gibt es zahlreiche. World Time Buddy ist an dieser Stelle stellvertretend ein Beispiel. Der Vorteil: Es können mehrere Zeitzonen ausgewählt werden und so die Überschneidungen identifiziert werden, die sich für Meetings eignen.

Fazit und weitere Tools


Die vorgestellten Tools stellen nur einen Bruchteil der auf dem Markt verfügbaren Lösungen dar. Natürlich sind zahlreiche weitere Anwendungen in der täglichen Arbeit wichtig und notwendig.
Beispielsweise Tools zur Visualisierung, Umfrage- und Feedback-Tools, eine sichere zentrale Passwortverwaltung. Designer und Usability-Experten benötigen Tools zum User Testing, Programmierer eine Code-Repository-Lösung wie beispielsweise GitHub.

Die Anforderungen sind so vielseitig wie die Unternehmen selbst. Wichtig ist vor allem, dass einheitliche Prozesse geschaffen werden, damit jedes Teammitglied weiß, über welche Kanäle beispielsweise kommuniziert wird, wo Dateien liegen und wann und wo virtuelle Meetings stattfinden. Mit der genannten Auswahl an Tools möchten wir Ihnen eine Anregung geben, Ihre eigenen Anwendungen und Prozesse zu hinterfragen und vielleicht etwas effektiver zu gestalten.