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Eventmarketing – Tipps für Ihre Veranstaltung

Die gut geplante Vorbereitung Ihres Kundenevents sichert einen reibungslosen Ablauf.
Gabriele Braun | 19.02.2008

Das neue Jahr startete gleich mit zwei Event-Messen: Der World of Events in Wiesbaden und der Kulturbörse in Freiburg. Unternehmen stellen sich aus einer Vielzahl von Bereichen vor: Service, Dekoration, Ausstattung, Kreation, Planung, Technik, Catering, Performance, Künstler, Locations, Werbemittel und vielen mehr.


Eventmarketing gehört zum Marketing-Mix und ist Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Entscheidend ist wie bei allen Werbemaßnahmen, dass die Veranstaltung einen positiven, bleibenden Eindruck bei Ihren Kunden hinterlässt. Wie kann das erreicht werden – kreative und pfiffige Ideen sind gefragt. Und ganz wichtig der Gesamtrahmen sollte stimmen. Auf folgende Punkte sollten Sie bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung achten:


- Ziel der Veranstaltung festlegen


- Datum der Veranstaltung
Prüfen Sie, dass der Termin nicht in die Ferienzeit oder auf eine wichtige Messe (Hotelzimmer sind dann teurer oder ausgebucht) fällt. Ein schlecht gewählter Termin führt zu weniger Anmeldungen.


- Veranstaltungsort
Wo soll die Veranstaltung stattfinden? In Ihrem Betrieb oder doch lieber klassisch in einem Hotel? Oder vielleicht an einem außergewöhnlichen Ort, zum Beispiel in einem Kino, Bergwerk, Museum, im Fußballstation oder auf einem Boot?


- Zuständigkeiten
Klären Sie, wer für die bestimmten Bereiche zuständig ist, damit die Veranstaltung optimal verläuft.


- Beginn und Ende der Veranstaltung
Fangen Sie lieber ein bisschen später an, dass noch Zeit für die Anreise bleibt, ansonsten ist eventuell eine teure zusätzliche Übernachtung notwendig.


- Programm
Wie sieht das Programm aus. Achten Sie auf genügend Zeit zum Networking. Wollen Sie eventuell einen Betriebsrundgang anbieten. Wählen Sie ein interessantes Programm mit bekannten Persönlichkeiten, das Ihre Besucher anzieht. Eventuell sollte auch ein Keynotespeaker gebucht werden; für den Abend eine Lifeband.


- Teilnehmerzahl, Anmeldung, Garderobe
Klären Sie, mit wie vielen Teilnehmern Sie rechnen. Wie verläuft die Anmeldung? Wo ist eine Garderobe?


- Wer kommt noch?
Rechnen Sie mit Presse und Fotografen. Benötigen Sie einen Dolmetscher?


- Einladung
Klären Sie die richtige Form und den richtigen Zeitpunkt. Bieten Sie eine Wegebeschreibung für Besucher die mit dem Auto, Zug und Flugzeug anreisen. Nennen Sie Parkmöglichkeiten.


- Unterkunft
Benötigen die Teilnehmer eine Unterkunft? Kommen die Besucher am Tag der Veranstaltung oder reisen diese schon einen Tag früher an. Klären Sie An- und Abreisetag. Wo werden Ihre VIP-Gäste untergebracht?

- Bewirtung
Kommunikation findet in gelocketer Atmosphäre beim Essen statt. Sitzen oder stehen Ihre Gäste beim Essen? Was gibt es an welchen Zeiten zu Essen und wer liefert es? Mieten Sie einen Koch oder einen Caterer


- Abhol- und Bringdienst
Wollen Sie Ihre Gäste vom Bahnhof oder vom Flughafen abholen?


- Lage des Raumes
Benötigen Sie Tageslicht, Klären Sie die Raumgröße, Bestuhlung, Stühle und Tische.


- weitere Hilfsmittel
Werden Namensschilder zum Anstecken und für die Tische gebraucht? Benötigen die Besucher Schreib- und Büromaterial. Oder brauchen Sie Kongressmappen, Präsente, Preise und Informationsbroschüren. Konzeption und Organisation der Ausführung sind im Vorfeld zu klären.


- Technik
Benötigen Sie Beamer, Tageslichtprojektor, oder eventuell eine TV- oder Verstärker-Anlage?


- Abschiedsgeschenke
Abschiedsgeschenke hinterlassen einen nachhaltigen Eindruck. Klären Sie was passt.


- Dienstleister
Bei einem Event ist auf eine Menge zu achten. Haben Sie für die Durchführung die notwendigen Ressourcen oder wollen Sie doch lieber auf einen Dienstleister zurückgreifen. Informieren Sie sich auf Spezialportalen der Eventmarketing-Branche:


http://www.memo-media.de
http://www.eventmanager.de
http://www.tagungsplaner.de
http://www.eventlocations.info
http://www.top250tagungshotels.de/
http://www.marketing-boerse.de