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Öffentliche Aufträge in und für die Marktforschung

Am 11. Juni 2010 ist das neue Vergaberecht mit einer Neufassung der VOL (Vergabs- und Vertragsordnung für Leistungen) in Kraft getreten.
Michael Singer | 10.11.2010

Damit wird im Wesentlichen das Verfahren der öffentlichen Ausschreibung bis zur Auftragsvergabe geregelt.

Ob zusätzlich noch andere Vorschriften des öffentlichen Preisrechts beachtet werden müssen, liegt vor allem daran, ob das Unternehmen marktgängige Leistungen anbietet und die Ausschreibung einen wettbewerbsfähigen Marktpreis ergibt. Bei Handwerker- und Programmierleistungen wird das gewöhnlich der Fall sein, nicht aber bei speziellen Marktforschungsaufträgen – es sei denn, sie werden in der gleichen Art und Weise regelmäßig durchgeführt.

Marktforschungsaufträge sind in hohem Maße personalintensiv. Die Leistungen der Projektmitarbeiter werden über die Betriebsabrechnung auf den jeweiligen Auftrag verrechnet. Die Stundensätze, die dann zur Anwendung kommen, werden von den Preisprüfbehörden oftmals nicht als marktgängige Verrechnungssätze angesehen – es sei denn, die Marktforscher operieren mit Preislisten, die auch transparent nach außen kommuniziert werden.

Liegen also keine marktgängigen Leistungen vor oder kommt über die Ausschreibung kein ordentlicher Wettbewerb zustande, greifen zusätzlich die besonderen Vorschriften des öffentlichen Preisrechts, nämlich die:

* VO PR 30/53 (Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen) und
* die LSP (Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten).

Dort sieht das Preisrecht stufenweise je nach Kalkulationssicherheit Selbstkostenpreise vor – vom Selbstkostenfestpreis über den Selbstkostenrichtpreis bis zum Selbstkostenerstattungspreis. Und diese Aufträge unterliegen der Prüfung durch die Preisprüfbehörden.

Während – in einfachen Worten - beim Selbstkostenfestpreis die Vorkalkulation geprüft wird, erfolgt diese beim Selbstkostenrichtpreis während der Laufzeit des Auftrages und berücksichtigt die bisher erfolgten Aufwendungen und eine Restschätzung bis zum Ende des Auftrages. Der Selbstkostenerstattungspreis wird regelmäßig nachkalkulatorisch geprüft.

Bereits die Vorkalkulation muss also so ausgerichtet sein, dass sie als eine der Grundlagen für den Vertragsabschluss kein Hindernis auf dem Weg zu einer erfolgreichen Preisprüfung ist.

Nächster Schritt ist, für ein ordentliches Controlling der öffentlichen Aufträgen während der gesamten Laufzeit zu sorgen – immer mit Blick auf eine vorweggenommene Nachkalkulation, die den Vorschriften des öffentlichen Preisrechts nicht entgegen läuft.

Kommt es zur Preisprüfung, führt diese – da ja keine marktgängigen Stundensätze vorliegen – zunächst zu einer Grundsatzprüfung, mit der die Kalkulationsgrundlagen und die Betriebsabrechnung geprüft und die preisrechtlich zulässigen Stundensätze festgestellt werden. Im Anschluss daran erfolgt die Auftragsprüfung.

Die zentrale Frage lautet: haben wirklich alle betriebswirtschaftlich verrechneten Positionen auch vor dem öffentlichen Preisrecht Bestand.

Das Ergebnis wird Abweichungen ergeben. Stellt der Preisprüfer einen höheren Preis als den vertraglich vereinbarten fest, bedeutet dies keine Nachzahlung für das Unternehmen, da die Selbstkostenpreise regelmäßig vertraglich höchstbegrenzt sind.

Im anderen Fall wird aber der niedrigere festgestellte Preis als korrigierte Auftragssumme festgesetzt und das Unternehmen muss die Differenz an den Auftraggeber zurückzahlen – egal ob dieser Auftrag betriebswirtschaftlich gesehen erfolgreich war oder nicht.

Erschwerend kommt oft hinzu, dass bestimmte Kalkulationsposition nur begrenzt oder überhaupt nicht mit anderen Positionen austauschbar sind.

Im Projektcontrolling muss daher während der gesamten Laufzeit des öffentlichen Auftrages ein Gefühl vorliegen, wie sich – auf den Prüfzeitpunkt hochgerechnet – die Nachkalkulation, der Verwendungsnachweis und die Preisprüfung darstellen.

Es zahlt sich aus, Know-how in Sachen öffentliches Preisrecht aufzubauen oder "einzukaufen", sofern sich Unternehmen mehr als einmal um öffentliche Aufträge, Zuwendungen oder Fördermittel bewerben wollen.