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Stolperfallen in der Briefkommunikation

Warum es Unternehmen oft schwerfällt, sich in Briefen und E-Mails professionell zu präsentieren.
Brigitte Martinez-Haas | 03.08.2010

„Eigentlich bin ich ganz anders, aber ich komme so selten dazu.“ Was der Schriftsteller Ödön von Horvath einmal selbstironisch formuliert hat, trifft oft auch auf unternehmerische Briefkommunikation zu.

Der persönliche oder telefonische Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern – kundenorientiert und freundlich-souverän. Werbung und PR in Print- und Online-Medien – stimmig und verständlich. Woran liegt es dann, dass sich viele Unternehmen so schwertun, wenn es um das Formulieren ansprechender Briefe und E-Mails geht? Warum sind viele Anschreiben – Werbe-Mailings und Briefe mit positiven Nachrichten ausgenommen – so distanziert, unfreundlich und schwer verständlich? Warum passen sie so gar nicht zum Unternehmen und der Art, wie es sich in der Öffentlichkeit präsentieren will?

Der Weg zu einem stimmigen Briefstil ist voller Stolperfallen:

Stolperfalle Nr. 1: Fehlende Standards

Heute besitzt jedes Unternehmen eine Corporate Identity mit exakten Vorgaben für das Corporate Design. Erst allmählich setzt sich durch, dass auch Vorgaben für Corporate Writing sinnvoll sind. Schreiben ist nicht schwierig, man muss nur wissen wie.

Stolperfalle Nr. 2: Keiner ist zuständig

Jede Zeitungsredaktion besitzt ihren Text-Chef, der dafür sorgt, dass die Beiträge aus den verschiedenen Ressorts sprachlich aus einem Guss sind. In vielen Unternehmen fehlt eben diese Person. Deshalb versenden unterschiedliche Abteilungen Anschreiben, die sprachlich sehr voneinander abweichen können. Der Haken: Ein- und derselbe Kunde oder Geschäftspartner erhält oft Post von verschiedenen Absendern innerhalb eines Unternehmens. Kommt nach einem herzlichen Begrüßungsschreiben beispielsweise eine unfreundliche Nachricht, ist der Frust programmiert.

Stolperfalle Nr. 3: Vorgesetzte der alten Schule

Vorgesetzte können, besonders wenn sie der alten Schule angehören, auch den besten Briefeschreibern das Leben schwermachen. Viele Sachbearbeiter haben schon einmal ein Korrespondenz-Seminar besucht – und scheitern nicht selten, wenn sie versuchen, ihr Wissen praktisch anzuwenden. Mit dem Argument „Das ist doch kein gutes Schriftdeutsch!“ oder schlichtweg „Das geht so nicht!“ werden gute Texte oft verschlimmbessert und engagierte Mitarbeiter demotiviert. Faustregel: Man sollte so schreiben, wie man im gleichen Kontext auch sprechen würde.

Stolperfalle Nr. 4: Mangelnde Empfängerorientierung

„Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler.“ Diese Journalistenregel gilt auch für die Briefkommunikation. Der Adressat will auf Anhieb erkennen, worum es geht und warum diese Information für ihn wichtig ist. Eben das leisten viele Briefe nicht. Die Argumentation ist umständlich, das Wichtigste steht am Schluss statt am Anfang. Trockene Informationen lassen sich – etwa aus juristischen Gründen - nicht immer vermeiden, aber es gibt immer Möglichkeiten, sie lesefreundlich zu transportieren.

Stolperfalle Nr. 5: Briefkommunikation ist keine Chefsache

Ein großer Irrtum. Denn nur wenn die Relevanz und die Chancen dieses Themas von ganz oben erkannt und befürwortet werden, kann es sich im Unternehmen durchsetzen. Ansonsten werden Stolperfallen 1 bis 4 dem Kommunikationserfolg weiter im Wege stehen.

Infos zur Autorin:

Brigitte Martinez-Haas, M. A., ist Sprach- und Kommunikationswissenschaftlerin und arbeitet seit vielen Jahren als freiberufliche Beraterin für schriftliche Unternehmenskommunikation. Ein Schwerpunkt ihrer Tätigkeit ist die systematische Korrespondenzoptimierung. Mehrere Tausend Briefe und E-Mails hat sie bislang sprachlich überarbeitet. Zu ihren Kunden zählen Unternehmen wie Vorwerk Deutschland, NetCologne, die IKK Nordrhein und mehrere Energieversorger. Sie besitzt zudem eine langjährige Erfahrung im PR-Journalismus und im Redenschreiben.

Kontakt:

Martinez-Haas Kommunikationsberatung
Brigitte Martinez-Haas
Spulerweg 10
42781 Haan

Telefon: 02129 377694
E-Mail: mail@martinezhaas.de
Internet: www.martinezhaas.de