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Meine Mailbox quillt über

Kleine Tipps, wie Sie der eingehenden Datenflut Herr werden
marketing-BÖRSE | 15.09.2006

In Fortsetzung des Themas &quot;So E-Mailen Sie richtig&quot; im B&Uuml;ROTIPP-04 r&auml;t Ihnen der &quot;Datenstau-Berater&quot; hier, wie Sie am besten mit Ihren eingehenden E-Mails umgehen.

Tipp 1:
Einstr&ouml;mende E-Mail-Flut filtern &amp; kanalisieren!
Viele Internet-Nutzer trauen sich nach mehrt&auml;giger Abwesenheit fast nicht ihre Mailbox zu &ouml;ffnen, weil diese dann meist vor eingegangenen E-Mails &uuml;berquillt. Dem kann man aber vorbeugen, indem man unerw&uuml;nschte Post von vornherein softwaregest&uuml;tzt herausfiltert: mit Hilfe eines Firewall-Programms, das Spam-Mails zur&uuml;ckh&auml;lt bzw. in einen Anti-Spam-Ordner separat einweist und virenbehaftete Mails l&ouml;scht. Mit anderen Filteroptionen k&ouml;nnen Sie Mails mit bestimmten Adress-, Betreff- oder anderen Merkmalen aussondern und Ihren Posteingang weiter ausd&uuml;nnen. Da Spam-Versender immer wieder neue &quot;Maschen&quot; finden, durch die sie schl&uuml;pfen k&ouml;nnen, sollten Sie Ihre Filtersoftware (z. B. Norton) nach deren automatischer Aufforderung immer wieder updaten.

Tipp 2:
Unerw&uuml;nschtes &amp; &Uuml;berholtes t&auml;glich l&ouml;schen!
Damit Ihre Mailbox nicht &uuml;berquillt, sollten Sie diese m&ouml;glichst jeden Tag in einer ruhigen halben Stunde einmal durchgehen und alles l&ouml;schen, was Sie nicht interessiert, Ihnen nicht ganz geheuer vorkommt (speziell Datei-Anh&auml;nge z. B. mit .exe) oder ganz einfach zuviel ist. Im Ordner &quot;Gel&ouml;schte E-Mails&quot; r&auml;umen Sie dann ebenfalls auf und unter Ihren &quot;aufbewahrten&quot; oder gespeicherten Mails sollten Sie regelm&auml;&szlig;ig &Uuml;berholtes rauswerfen.

Tipp 3:
Aufteilen in Push- &amp; Pull-Infos!
In betrieblichen Software-Programmen kann zwischen Push-Infos, die direkt in Ihr Postfach geschoben werden, und Pull-Infos, die gleich in einem f&uuml;r Sie zug&auml;nglichen Speicher landen, unterschieden werden. Die Pull-Infos ziehen Sie sich dann nur bei Bedarf heraus.

Tipp 4:
Mail-Briefkasten richtig sortieren!
Damit Sie immer up-to-date bleiben, w&auml;hlen Sie standardm&auml;&szlig;ig die Sortierung Ihres Posteingangs nach Datum. Andere Sortierungsoptionen - z. B. alphabetisch nach Absender - w&auml;hlen Sie jeweils nur nach Bedarf.

Tipp 5:
&Uuml;berlaufbecken &quot;Gel&ouml;schte E-Mails&quot; regelm&auml;&szlig;ig leeren!
Alle aus dem Posteingang von Ihnen gel&ouml;schten E-Mails sind ja (damit sie durch versehentliches L&ouml;schen nicht verloren gehen) noch immer vorhanden. Sie landen zun&auml;chst in der Zwischenablage &quot;Gel&ouml;schte E-Mails&quot;, die sich somit Tag f&uuml;r Tag immer mehr f&uuml;llt und Speicherplatz besetzt. Leeren Sie dieses &quot;&Uuml;berlaufbecken&quot; regelm&auml;&szlig;ig - am besten t&auml;glich, sp&auml;testens nach wenigen Tagen, sonst quillt es ebenfalls &uuml;ber.

Tipp 6:
Unergiebige Newsletter abbestellen!
Was die Mailboxen auch immer weiter f&uuml;llt, sind die Newsletter von Gesch&auml;ftspartnern und Informanten, denen man diese Art der Info-Versorgung einmal zugestanden hat. Leider werden sie oft bald zum massenhaften Info-Schwall, der &uuml;ber einen schwappt. Man kann und will sie gar nicht mehr alle lesen. Durchforsten Sie diese und bestellen Sie alle &uuml;berfl&uuml;ssigen Newsletter unten per Austrage-Link in der Fu&szlig;zeile des jeweiligen Anbieters einfach ab.

Tipp 7:
Eingangsmusik auf soften Klang regeln!
Wenn eingehende Mails mit Eingangston wie Sirenen t&ouml;nen, kann das Kollegen ganz sch&ouml;n nerven, noch dazu wenn das dauernd geschieht. Deshalb den Sound nicht auf Nervenst&auml;rke, sondern auf dezent einstellen - oder auch ganz mal abdrehen.

Noch ein Tipp zum &quot;Googeln&quot;: Firmen-E-Mail-Adressen, die Sie nicht haben aber brauchen, finden Sie &uuml;ber Google: Einfach Firmenname eingeben, in der aufgehenden Seite auf die richtigen blauen Textpassagen oder Caches klicken und Sie haben schnell die Website mit allen Kontaktdaten gefunden.

Und wenn Sie Online-Kosten sparen wollen, rufen Sie am besten zuerst Ihre Eingangs-Mails ab, beenden dann Ihre Internetverbindung und lesen bzw. bearbeiten dann Ihre Mails im Offline-Modus. Alles &Ouml;ffnen und Abspeichern von Datei-Anh&auml;ngen kostet Zeit. Deshalb hier noch ein paar Hinweise auf die g&auml;ngigsten Datenformate: doc ist eine schnell zu &ouml;ffnende reine Textdatei von Word, jpeg die bekannteste Komprimierungsdatei f&uuml;r Fotos, gif diejenige f&uuml;r Grafiken, tif f&uuml;r hochaufgel&ouml;ste Grafiken und Bilder und pdf f&uuml;r kombinierte Text- &amp; Grafik-Darstellungen. WinZip ist das beliebteste Komprimierungsprogramm f&uuml;r Windows mit ZIP-Dateien, die Speicherplatz sparen, die &Uuml;bertragungsdauer stark verringern und Dokumente effektiv archivieren lassen.

Weitere Presseinformationen unter www.inqa-buero.de

INQA-B&uuml;ro
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Der Wandel von der Industrie- zur Wissensgesellschaft hat weit reichende Folgen f&uuml;r die Arbeitslandschaft. Heute arbeiten in Deutschland &uuml;ber 17 Millionen Menschen in B&uuml;ros – Tendenz steigend. Damit ist die B&uuml;roarbeit heute die vorherrschende Form der Erwerbsarbeit und tr&auml;gt in entscheidendem Ma&szlig;e zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Der Initiativkreis „Neue Qualit&auml;t der B&uuml;roarbeit“ (INQA-B&uuml;ro) hat es sich zum Ziel gesetzt, Handlungsspielr&auml;ume f&uuml;r eine optimierte B&uuml;roarbeit aufzuzeigen - durch eine Verbesserung der Arbeitsabl&auml;ufe, der Arbeitszufriedenheit und der Arbeitsqualit&auml;t. Dahinter steht die &Uuml;berzeugung, dass durch die F&ouml;rderung von Wohlbefinden und Kreativit&auml;t im B&uuml;ro die Produktivit&auml;t der Mitarbeiter und der Erfolg des Unternehmens steigt und somit Standort und Arbeitspl&auml;tze gesichert werden.

INQA-B&uuml;ro konzentriert sich auf Hilfestellungen f&uuml;r die praktische Verbesserung der B&uuml;roarbeit sowie auf die &Ouml;ffentlichkeitsarbeit. INQA-B&uuml;ro f&ouml;rdert die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Akteuren der B&uuml;ro-Branche (z.B. B&uuml;rom&ouml;belhersteller) mit dem Ziel, gemeinsame Konzepte und Handlungsans&auml;tze zu entwickeln (z.B. Office-Excellence-Check). Des Weiteren will INQA-B&uuml;ro eine breite gesellschaftliche Debatte zur Zukunft der B&uuml;roarbeit initiieren, die durch Ma&szlig;nahmen der &Ouml;ffentlichkeitsarbeit begleitet wird (z.B. Versand des B&uuml;ro-Tipps).

Neben den Initiatoren und Promotoren (Bundesarbeitsgemeinschaft f&uuml;r Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (Basi), der Verband B&uuml;ro-, Sitz- und Objektm&ouml;bel e.V. (BSO) und die IG Metall), sind inzwischen mehr als 50 Organisationen und Einrichtungen im Rahmen von INQA-B&uuml;ro engagiert.

INQA-B&uuml;ro ist Teil der Initiative Neue Qualit&auml;t der Arbeit (INQA).