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Veranstaltungs- und Konferenzmanagement

Rahmenvertrag Veranstaltungs- und Konferenzmanagement. Planung und Durchführung von diversen Veranstaltungsformaten, Tag der offenen Tür, Diskussionsforen, Konferenzen und vergleichbaren dialogorientierten Maßnahmen Laufzeit in Monaten: 57
marketing-BÖRSE | 16.12.2008

Weitere Informationen siehe unter

Aus dem Amtsblatt der Europäischen Union
16/12/2008 S244 Europäische Gemeinschaften – Dienstleistungen – Verhandlungsverfahren
I. II. III. IV. VI.
D-Berlin: Öffentlichkeitsarbeit

2008/S 244-325293

BEKANNTMACHUNG

Dienstleistungsauftrag

ABSCHNITT I: ÖFFENTLICHER AUFTRAGGEBER

I.1)
NAME, ADRESSEN UND KONTAKTSTELLE(N):

Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Wilhelmstraße 49, z. Hd. von Herrn Pöttgen, D-10117 Berlin. Tel. (49) 301 85 27 21 68. E-Mail: michael.poettgen@bmas.bund.de. Fax (49) 301 85 27 22 36.

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse des Auftraggebers: www.bmas.bund.de.

Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen.

Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches Beschaffungssystem) sind erhältlich bei: den oben genannten Kontaktstellen.

Angebote/Teilnahmeanträge sind zu richten an: die oben genannten Kontaktstellen.

I.2)
ART DES ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERS UND HAUPTTÄTIGKEIT(EN):

Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen.
Sozialwesen.
Sonstiges: Renten- und Sozialversicherung, Alterssicherung, Arbeitsrecht und Arbeitsschutz, Arbeitsmarktpolitik.
Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber: Nein.

ABSCHNITT II: AUFTRAGSGEGENSTAND

II.1)
BESCHREIBUNG

II.1.1)
Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber:

Rahmenvertrag Veranstaltungs- und Konferenzmanagement.

II.1.2)
Art des Auftrags sowie Ort der Ausführung, Lieferung bzw. Dienstleistung:

Dienstleistung.
Dienstleistungskategorie: Nr. 11.
Hauptort der Dienstleistung: Berlin.

II.1.3)
Gegenstand der Bekanntmachung:

Abschluss einer Rahmenvereinbarung.

II.1.4)
Angaben zur Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer.
Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Laufzeit in Monaten: 57
Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt: Die geringfügige Übersteigung der Laufzeit über vier Jahre wird mit dem hohen Maß an Kontinuität begründet, die mit der Aufgabe verbunden ist.

II.1.5)
Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens:

Die Planung und Durchführung von diversen Veranstaltungsformaten, Konferenzen und vergleichbaren dialogorientierten Maßnahmen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales stellen einen wichtigen Bestandteil der Informationsmaßnahmen dar. Beispielsweise werden im Verlauf eines Jahres diverse Konferenzen, Diskussionsforen oder der Tag der offenen Tür durchgeführt. Die Durchführung der Konferenzen und Diskussionsforen ist nicht auf Berlin beschränkt. Nach Abschluss des Vergabevefahrens soll hierfür ein Dienstleister ermittelt werden, welcher das Ministerium bei den anfallenden konzeptionellen Arbeiten unterstützt, die Durchführung überwacht und die jeweils gewerkbezogenen erforderlichen technischen Gerätschaften auswählt und anbietet oder durch Unterauftragnehmer zur Verfügung stellen lässt.

II.1.6)
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV):

79416000.

II.1.7)
Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA):

Ja.

II.1.8)
Aufteilung in Lose:

Nein.

II.1.9)
Varianten/Alternativangebote sind zulässig:

Nein.

II.2)
MENGE ODER UMFANG DES AUFTRAGS

II.2.1)
Gesamtmenge bzw. -umfang:

Die folgenden Leistungen müssen unmittelbar vom künftigen Dienstleister erbracht werden: - Konzeption und organisatorische Vorbereitung (Programm- und Ablaufplanung, Einholung von Genehmigungen, Abstimmung aller Beteiligten zu konkreten Einzelvorgaben, Koordinierung der möglichen Unterauftragnehmer und Auswahl der wirtschaftlichsten Angebote, Vor-Ort-Besichtigungen), - Kontrolle und Optimierung der laufenden veranstaltungsbezogenen Arbeiten, - Konzeption für Werbeformen zur Veranstaltung Diese Aufzählung ist nicht abschließend und benennt lediglich die Mindestanforderungen.

II.2.2)
Optionen:

Nein.

II.3)
VERTRAGSLAUFZEIT BZW. BEGINN UND ENDE DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG:

Beginn: 1.4.2009. Ende: 31.12.2013.

ABSCHNITT III: RECHTLICHE, WIRTSCHAFTLICHE, FINANZIELLE UND TECHNISCHE INFORMATIONEN

III.1)
BEDINGUNGEN FÜR DEN AUFTRAG

III.1.1)
Geforderte Kautionen und Sicherheiten:

III.1.2)
Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen bzw. Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften (falls zutreffend):

Gemäß Verdingungsunterlagen.

III.1.3)
Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigten Vertreter (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) - siehe VI.3).

III.1.4)
Sonstige besondere Bedingungen an die Auftragsausführung:

Ja.
Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - Teil B, Allgemeine Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) und die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen.

III.2)
TEILNAHMEBEDINGUNGEN

III.2.1)
Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: 1) Agenturprofil Der Bewerber muss sämtliche Angaben zu 1) und 4) zwingend auf den Formblättern machen, die von ihm bei der unter I.1) genannten Stelle angefordert werden können. Dafür genügt eine kurze E-Mail. Die Verwendung der Formblätter dient der besseren Vergleichbarkeit der Anträge auf Teilnahme und soll dem Auftraggeber die Auswahl vereinfachen. Sollte ein Bewerber einen Antrag auf Teilnahme ohne die Formblätter einreichen, wird dieses Fehlen von Unterlagen zum Ausschluss des Bewerbers führen. Die ausgefüllten Formulare dürfen nicht per E-Mail zurückgeschickt werden - siehe unter VI.3). Hinweis: Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Angaben von allen an der Bietergemeinschaft beteiligten Bewerbern abzugeben. 2) Angabe einer Kontaktperson mit den entsprechenden Kontaktdaten (Name, Anschrift, Rufnummer, E-Mailadresse). 3) Aktuelles Organigramm (soweit vorhanden). 4) Erklärung des Bewerbers, dass 4.1) über sein Vermögen weder das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet noch die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist; 4.2) er sich nicht in Liquidation befindet; 4.3) keine Person, deren Verhalten dem Bewerber zuzurechnen ist, wegen der in § 7a Nr. 2 Abs. 1 Buchstabe a) bis g) VOL/A genannten Verstöße oder wegen gleichgesetzten Verstößen anderer Staaten rechtskräftig verurteilt ist; 4.4) er seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat; 4.5) er allen eventuell bestehenden Pflichten gegenüber Berufsgenossenschaft, Handwerkskammer, IHK oder anderen Körperschaften des öffentlichen Rechts nachkommt.

III.2.2)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Erklärung über die Bruttoumsätze aus den Jahren 2007 und 2008 Der Bewerber muss diese Angaben zwingend auf den Formblättern machen, die von ihm bei der unter I.1) genannten Stelle angefordert werden können. Dafür genügt eine kurze E-Mail. Die Verwendung der Formblätter dient der besseren Vergleichbarkeit der Anträge auf Teilnahme und soll dem Auftraggeber die Auswahl vereinfachen. Sollte ein Bewerber einen Antrag auf Teilnahme ohne die Formblätter einreichen, wird dieses Fehlen von Unterlagen zum Ausschluss des Bewerbers führen. Die ausgefüllten Formulare dürfen nicht per E-Mail zurückgeschickt werden - siehe unter VI.3). Hinweis: Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Angaben von allen an der Bietergemeinschaft beteiligten Bewerbern abzugeben.

III.2.3)
Technische Leistungsfähigkeit:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: 1) Referenzliste öffentlicher Auftraggeber, für die seit 1.1.2007 Veranstaltungen und Konferenzen durchgeführt wurden. 2) Referenzliste privater Auftraggeber, für die seit 1.1.2007 Veranstaltungen und Konferenzen durchgeführt wurden. 3) Beschreibung von zwei Veranstaltungen und zwei Konferenzen, die seit 1.1.2007 durchgeführt wurden. Der Bewerber muss sämtliche Angaben zu 3) zwingend auf den Formblättern machen, die von ihm bei der unter I.1) genannten Stelle angefordert werden können. Dafür genügt eine kurze E-Mail. Die Verwendung der Formblätter dient der besseren Vergleichbarkeit der Anträge auf Teilnahme und soll dem Auftraggeber die Auswahl vereinfachen. Sollte ein Bewerber einen Antrag auf Teilnahme ohne die Formblätter einreichen, wird dieses Fehlen von Unterlagen zum Ausschluss des Bewerbers führen. Die ausgefüllten Formulare dürfen nicht per E-mail zurückgeschickt werden - siehe unter VI.3). Hinweis: Bei Bietergemeinschaften sind die geforderten Angaben von allen an der Bietergemeinschaft beteiligten Bewerbern abzugeben. 4) Die für die Leistung verantwortlichen Personen müssen über mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung in den unter II.1.5) beschriebenen Bereiche verfügen. Außerdem sind für diese Personen entsprechende Studiennachweise bzw. Bescheinigungen über die berufliche Befähigung vorzulegen.

III.2.4)
Vorbehaltene Aufträge:

Nein.

III.3)
BESONDERE BEDINGUNGEN FÜR DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE

III.3.1)
Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten:

Nein.

III.3.2)
Juristische Personen müssen die Namen und die berufliche Qualifikation der Personen angeben, die für die Ausführung der betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen:

Ja.

ABSCHNITT IV: VERFAHREN

IV.1)
VERFAHRENSART

IV.1.1)
Verfahrensart:

Verhandlungsverfahren.
Bewerber sind bereits ausgewählt worden: Nein.

IV.1.2)
Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:

Geplante Mindestzahl: 3.
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Auswahl richtet sich nach den Kriterien Erfahrung, Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, wobei diese Aufzählung keine Angabe irgendeiner Gewichtung der einzelnen Eignungskriterien bedeutet. Zur Beurteilung der Fachkunde und Erfahrung wird auf die bisher durchgeführten Veranstaltungen und Konferenzen, Agenturprofil (insbesondere Arbeits- und Spezialisierungsbereiche des Bewerbers, Qualifizierung der Mitarbeiter des Bewerbers) abgestellt.Positiv wird dabei beurteilt, wenn der Bewerber Erfahrungen mit Veranstaltungen und Konferenzen öffentlicher und größerer privater Auftraggeber hat. Für die Beurteilung der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit wird auf die bisher durchgeführten Veranstaltungen und Konferenzen und das Agenturprofil (insbesondere Mitarbeiterzahl unter Berücksichtigung der für den Auftrag vorgesehenen Mitarbeiter und ihrer Qualifikation, sowie Bruttogesamtumsatz seit 1.1.2007) abgestellt.

IV.1.3)
Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs:

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote Nein.

IV.2)
ZUSCHLAGSKRITERIEN

IV.2.1)
Zuschlagskriterien:

Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Verdingungs-/Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind.

IV.2.2)
Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt:

Nein.

IV.3)
VERWALTUNGSINFORMATIONEN

IV.3.1)
Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber:

BMAS P5 - Rahmenvertrag Veranstaltungs- und Konferenzmanagement.

IV.3.2)
Frühere Bekanntmachungen desselben Auftrags:

Nein.

IV.3.3)
Bedingungen für den Erhalt von Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung:

IV.3.4)
Schlusstermin für den Eingang der Angebote bzw. Teilnahmeanträge:

30.1.2009 - 15:00.

IV.3.5)
Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber:

IV.3.6)
Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können:

Deutsch.

IV.3.7)
Bindefrist des Angebots:

IV.3.8)
Bedingungen für die Öffnung der Angebote:

ABSCHNITT VI: ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN

VI.1)
DAUERAUFTRAG:

Nein.

VI.2)
AUFTRAG IN VERBINDUNG MIT EINEM VORHABEN UND/ODER PROGRAMM, DAS AUS GEMEINSCHAFTSMITTELN FINANZIERT WIRD:

Nein.

VI.3)
SONSTIGE INFORMATIONEN:

Die Zuschlagserteilung steht unter dem Vorbehalt, dass die benötigten Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Anträge auf Teilnahme dürfen ausschließlich schriftlich eingereicht werden. Anträge per E-Mail, Fax oder ähnlichen Übertragungswegen werden ausgeschlossen. Für die Anträge sind vom Bewerber Formblätter auszufüllen, die bei der unter I.1) genannten Stelle angefordert werden können. Dafür genügt eine kurze E-Mail. Die Verwendung der Formblätter dient der besseren Vergleichbarkeit der Antäge auf Teilnahme und soll dem Auftraggeber die Auswahl vereinfachen. Sollte ein Bewerber einen Antrag auf Teilnahme ohne die Formblätter einreichen, wird dieses Fehlen zum Ausschluss des Bewerbers führen. Dies gilt auch für die Bewerber einer Bietergemeinschaft. Für den Fall einer gemeinschaftlichen Bewerbung als Bietergemeinschaft ist eine Erklärung nach folgendem Muster abzugeben: Wir, (namentliche Nennung aller einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft), erklären für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages (namentliche Nennung des aus vorstehender Auflistung ausgewählten Mitgliedes) als bevollmächtigten Vertreter. Wir haften im Rahmen dieses Vergabeverfahrens und im Falle der Zuschlagserteilung gesamtschuldnerisch (§ 421 BGB). Wir sichern die Erbringung der Leistung und insbesondere auch die Eignung für den Fall zu, dass ein Mitglied der Bietergemeinschaft die von ihm zu erbringende Leistung nicht bewirken kann. Bis zur Bewirkung der ganzen Leistung bleiben alle Mitglieder der Bietergemeinschaft verpflichtet.

VI.4)
NACHPRÜFUNGSVERFAHREN/RECHTSBEHELFSVERFAHREN

VI.4.1)
Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren:

Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes -, Kaiser-Friedrich-Str. 16, D-53113 Bonn. Fax (49-228) 949 91 63.

VI.4.2)
Einlegung von Rechtsbehelfen:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Für Nachprüfungsverfahren gilt die Frist gemäß § 13 Vergabeverordnung.

VI.4.3)
Stelle, bei der Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erhältlich sind:

VI.5)
TAG DER ABSENDUNG DIESER BEKANNTMACHUNG:

15.12.2008.