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Was die Agenturbranche vom Motorsport lernen kann

Jobs und Projekte an der Schnittstelle zwischen Kunden, Beratung und Kreation abzustimmen, ringt Agenturen im Alltag mitunter Höchstleistungen ab.
HQLabs GmbH | 25.11.2014

Wie Kommunikationsarbeiter ans Ziel kommen, ohne Budget, Material und Gesundheit unnötig zu verschleißen, können sie sich zum Beispiel vom Motorsport abschauen. Ihre Siege fahren erfolgreiche Racing Teams nicht nur mit hochgerüsteten Autos ein, sondern vor allem mit einer effizient gemanagten Teamleistung hinter den Kulissen. Nicht nur die Top-Performer der Formel 1, sondern auch der Rennnachwuchs baut in dieser Hinsicht auf leistungsfähige Prozessmanagement-Software. Um ihre Prototypen auf Touren zu bringen und sich für höhere Rennsport-Weihen zu empfehlen, setzt das studentische Racing Team „e-gnition“ von der TU Hamburg-Hamburg (TUHH) zum Beispiel auf HQ Simplified Business des Startups HQLabs.

Auch leidenschaftliche Motorsport-Ingenieure müssen effizient planen

In 3,1 Sekunden von 0 auf 100 Stundenkilometer schafft es „egn14“, der Rennwagen für die aktuelle Saison des Teams e-gnition. 56 Studierende aus technischen Fachrichtungen der TUHH haben den Prototypen innerhalb eines Jahres in akribischer Tüftelei entwickelt, um ihn in der „Formula Student Germany“ und anderen europäischen Motorsport-Meisterschaften für Studierende ins Rennen zu schicken. Vor allem für angehende Ingenieure sind diese Talentwettbewerbe ein Warmlaufen für die spätere Karriere im Automobilbau. Nicht jedoch das schnellste Auto, sondern das Team mit dem besten Gesamtpaket aus Konstruktion und Rennperformance, Finanzplanung und Verkaufsargumenten landet auf dem Siegertreppchen.

Aufgabenverteilung im Team, Abstimmung mit Zulieferern und Sponsoren – wer vorne mitspielen will, muss der Administration mehr Augenmerk schenken als sich manche leidenschaftliche Entwicklerseele wünscht. Um die Prozesse des seit dem Start vor drei Jahren stark gewachsenen Projekts effizienter zu gestalten, suchte e-gnition nach einer spezialisierten Projekt-Software mit einem Minimum an Schulungsbedarf. Ähnlich wie in der Agenturbranche ist die personelle Fluktuation groß, nur aus anderen Gründen. Als studentischer Verein, der vom ehrenamtlichen Engagement lebt, wäre es zu zeitraubend für e-gnition, neue Verstärkungen immer wieder in eine Software aufwändig einarbeiten zu müssen.

Besser zusammenarbeiten mit HQ Simplified Business

Die geografische Nähe spielte eine Rolle, war aber nicht der Hauptgrund, warum sich die Hamburg-Harburger für die Lösung HQ Simplified Business vom Anbieter HQLabs entschieden. Das Softwarehaus sitzt zwar ebenfalls in der Hansestadt, dessen webbasierte Lösung wird aber vom Rennnachwuchs verwendet, weil sie leistungsfähig und anwenderfreundlich ist und die Bedürfnisse von Entwicklungsteams optimal abdeckt. Das Team wob-racing der Ostfalia Hochschule und das OWL Racing Team der Hochschule Ostwestfalen-Lippe verwenden ebenfalls HQ Simplified Business.

Diese professionelle Software-Lösung ist dem bisherigen Flickenteppich aus Excel-Tabellen und endlosen E-Mail-Korrespondenzsträngen deutlich überlegen. Mit HQ Simplified Business verfügt e-gnition über eine strukturierte Plattform, auf der alle Teamangehörigen gemeinsam arbeiten, Dateien tauschen, Informationen zentral speichern sowie Entwicklungsprozesse und Rennteilnahmen planen können.

Dazu stellten sich die Studierenden speziell auf ihre Anforderungen angepasste Komponenten zusammen: Ein CRM-Modul, um die Korrespondenz zwischen Zulieferern, Sponsoren, Dozenten und Rennveranstaltern zu speichern; ein Projektmanagement-Modul, um Aufgaben und den Zeitbedarf für Entwicklung, Fertigung und Rennen planen zu können; und ein Dokumentenmanagement-Modul um wichtige Entwicklungsunterlagen wie CAD-Dateien austauschen zu können. Nach einer Initialen Schulung der e-gnition-Teamleitung war diese wiederum in der Lage, weitere Teammitglieder einfach und schnell in HQ Simplified Busines einzuweisen.

Win-Win für Motorsport-Team und Sponsor

Der Einsatz von HQ Simplified Business brachte die Arbeit von e-gnition ordentlich auf Touren. „Mittels der speziellen Programmfunktionen für Artikelverwaltung, Belegfluss, Produktionsplanung, Zeiterfassung und Ressourcenplanung gelang uns die Entwicklung des Rennboliden egn14 deutlich effizienter als die der Vorgänger in den Saisons zuvor“, erläutert Etienne Müller, Teamleiter von e-gnition. Nach diesem guten Start beabsichtigt e-gnition, die Software auch in der kommenden Saison zur zentralen Grundlage des Teamworks zu machen.

Aus Marketingperspektive ist die Verwendung der Spezialsoftware durch studentische Rennteams für Anbieter HQLabs ebenfalls ein Erfolg. Das Startup stellte seine Lösung im Rahmen einer Sponsoring-Maßnahme e-gnition und ähnlichen Projekten kostenlos zur Verfügung. „Dadurch, dass eine Vielzahl an Studierenden die Software nutzen und schätzen lernt, profitiert unsere Markenbekanntheit bei lediglich geringem finanziellen Aufwand enorm“, erklärt Lucas Bauche, Mitgründer und Geschäftsführer von HQLabs.

Auch in der Agentur steht und fällt der Erfolg mit dem Prozessmanagement

Durch die modulare Struktur von HQ Simplified Business ist dessen Anwendungsbereich nicht nur auf technikorientierte Branchen beschränkt. Angesichts ausgereifter Funktionen für Kampagnenplanung, Angebotserstellung, Stundenerfassung, Freigabeschleifen und Abrechnungen eignet sich die Software ebenfalls als „All in One“-Lösung für das Prozessmanagement in Agenturen.

Denn in einer Hinsicht sind sich die gleichermaßen auf eine geschlossene Leistung angewiesenen Teams in der Kommunikationslandschaft und im Motorsport ähnlich: Nach außen sichtbar ist nur der Kreativ-Award oder die Top-Rennplatzierung. Der Erfolg steht und fällt jedoch mit einer guten Arbeitsorganisation hinter den Kulissen – ob in der Rennwerkstatt oder im Büroloft.