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Teilnehmerdaten weitergeben erlaubt?

Timo Schutt | 12.05.2016

Daten sind ein wertvolles Gut, z. B. Teilnehmerdaten. Aber nicht nur für den Veranstalter sind diese Daten wertvoll: Möglicherweise für die Zusendung von Werbung für weitere Veranstaltungen, aus Kostengründen bestenfalls per E-Mail. Für Sponsoren oder Referenten sind Teilnehmerdaten ebenfalls wertvoll.

Aber:

Darf ein Veranstalter Teilnehmerdaten an Sponsoren und Referenten weitergeben?

Darf er sie denn überhaupt für sich verwenden?

Wir gehen mal davon aus, dass ein Teilnehmer sich über das Internet anmeldet, beispielsweise indem er ein Anmeldeformular online ausfüllt. Dabei gibt er Vorname, Nachname, Anschrift, und Mailadresse von sich an. Damit findet dann die sogenannte Erhebung von Daten statt (§ 3 Absatz 3 BDSG).

Der Veranstalter wird diese Daten dazu nutzen, dem Teilnehmer z. B. eine Rechnung zu schicken oder eine Eintrittskarte etc. Dafür wird der Veranstalter die Daten erfassen, aufnehmen und aufbewahren. Damit findet die Speicherung statt (§ 3 Absatz 4 Nr. 1 BDSG).

In Fällen der Erhebung und Speicherung greift das Datenschutzrecht, vornehmlich geregelt im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Damit entstehen aber besondere Rechte des „Betroffenen“ (= das ist der Teilnehmer, der seine Daten preisgibt) und Pflichten der sogenannten Verantwortlichen Stelle (= das ist der Veranstalter). Ein Recht des Betroffenen ist bspw. das Auskunftsrecht; eine Pflicht der verantwortlichen Stelle ist bspw. die Wahrung der Datensparsamkeit: Man darf grundsätzlich nur diejenigen Daten erheben und speichern, die man unbedingt braucht.

Einwilligung notwendig

Für die Erhebung und Speicherung ist grundsätzlich die Einwilligung des Betroffenen notwendig.

• Sie muss auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruhen.
• Der Betroffene ist auf den vorgesehenen Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung sowie, soweit nach den Umständen des Einzelfalles erforderlich oder auf Verlangen, auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinzuweisen.
• Die Einwilligung bedarf der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.
• Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden, ist sie besonders hervorzuheben.

Meldet sich der Teilnehmer an, weiß er ja, dass er Daten preisgibt. Der Veranstalter muss aber den Teilnehmer grundsätzlich informieren über (siehe § 4 Abs. 4 BDSG)
• die Identität der verantwortlichen Stelle,
• die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung und
• die Kategorien von Empfängern nur, soweit der Betroffene nach den Umständen des Einzelfalles nicht mit der Übermittlung an diese rechnen muss.

Werbemail für künftige Seminare?

Allein durch die Anmeldung wird keine Zustimmung dafür erteilt, dass der Veranstalter dem Teilnehmer künftig Werbung für Veranstaltungen per E-Mail schicken dürfte. Auch hierfür ist eine gesonderte Zustimmung einzuholen.

Weitergabe an Sponsoren oder Referenten?

Die Weitergabe an Sponsoren oder Referenten ist nur mit Einwilligung des Teilnehmers zulässig (vgl. § 4c Absatz 1 BDSG). Dabei muss die Einwilligung die vorgenannten Voraussetzungen erfüllen (u.a. besonders hervorgehoben sein, wenn sie im Anmeldeformular mit anderen Bedingungen steht).

Thomas Waetke
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht
Herausgeber & Autor des Themenportals www.eventfaq.de