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DVPT e.V. vergibt Zertifikat an Universität Heidelberg

Der Deutsche Verband für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation führte die Zertifizierung der Postbearbeitung an der Uni durch.

Nach diesem standardisierten Verfahren werden quantitative Markt-Kennzahlen auf Basis des Kennzahlen-Benchmarks des DVPT berechnet und qualitative Kriterien einbezogen, die vor Ort erhoben werden und die Abläufe, die Organisation und den Technikeinsatz bewerten.

Das Ergebnis zeigt, dass die Poststelle der Verwaltung der Universität Heidelberg gut aufgestellt ist. Mit der Erreichung von insgesamt 75% der zu erzielenden Werte wurde ein sehr gutes Ergebnis erreicht.

„Ich muss zugeben, dass mich das Ergebnis im positiven Sinn überrascht hat. Denn im öffentlichen Bereich, der immerhin 25% der Teilnehmer unserer Benchmarks stellt, an dem 170 Organisationen und Unternehmen teilnehmen, ist ein so gutes Ergebnis außergewöhnlich“, hebt Klaus Gettwart, Vorstand des DVPT, hervor. Über dieses Ergebnis freuen sich natürlich die Mitarbeiter der Poststelle der Universität Heidelberg besonders. „Es macht uns stolz, dass unsere Arbeit, die wir jeden Tag ein bisschen besser machen möchten, auf diesem Weg besondere Aufmerksamkeit erfährt und wertgeschätzt wird“, freut sich der Leiter der Poststelle, Wolfgang Steubing.

Doch sich jetzt zufrieden zurückzulegen, wäre der falsche Weg. Schon seit vielen Monaten macht sich Wolfgang Steubing Gedanken über die Verbesserung der Arbeitsabläufe in der Universität. Da die Poststelle am Beginn und am Ende sehr vieler dieser Prozesse steht, sieht er hier weiteren Optimierungsbedarf. Insbesondere bei der Digitalisierung und elektronischen Bearbeitung stehen weitere Veränderungen an. Dieser persönliche Eindruck konnte durch die Zertifizierung bestätigt werden. Zwar werden die Aufgaben in der Poststelle papierbasiert effizient bearbeitet, es könnten aber unter der Betrachtung ganzheitlicher Prozessoptimierung Mittel eingespart und die verwaltungsinternen Abläufe transparenter, sicherer und schneller erfolgen, wenn auf digitale Abläufe umgestellt wird. Diese Einschätzung bestätigt auch die Kanzlerin, Frau Dr. Angela Kalous, die der Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltungsprozesse unter ganzheitlichen Gesichtspunkten und insbesondere unter Einbeziehung der Poststelle große Bedeutung beimisst.

Seit über 10 Jahren erhebt der DVPT Kennzahlen von Verwaltungsprozessen der Dokumentenbearbeitung und bietet Benchmarkanalysen für die Prozesse Postbearbeitung, Digitalisierung und Druckzentren an. Daraus abgeleitet wurde die Zertifizierung von Poststellen, die nach quantitativen Kriterien - den Kennzahlen aus den Benchmarks - und qualitativen Kriterien bewertet wird. Die Aufnahme der qualitativen Kriterien wird vor Ort vorgenommen, so dass das Zertifikat einen hohen Praxisbezug hat und mit ihm Vorschläge zur Optimierung gemacht werden.