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Vom Intranet zum Mitarbeiterportal

Heutige Mitarbeiterportale sind eine Weiterentwicklung der früheren Intranets, die um Funktionen zur Zusammenarbeit (Collaboration) erweitert wurden.
comundus GmbH | 18.01.2013

Ein Mitarbeiterportal ist eine Anwendung, die mittels des Internet-Browsers sämtliche Informationen, Prozesse und Applikationen eines Unternehmens auf einer gemeinsamen und einheitlichen Oberfläche bündelt. Alle Informationen können dank Internet-Technologie allen Mitarbeitern jederzeit, an beliebigen Orten und auf verschiedenen Ausgabegeräten zur Verfügung gestellt werden. Das „Handwerkszeug“ für die tägliche Arbeit kann so vom Mitarbeiter schnell und aktuell über das Portal beschafft und weitergegeben werden. Betriebliche Arbeitsabläufe und administrative Aufgaben werden durch Geschäftsanwendungen und entsprechende Services effizient unterstützt.

Wann braucht ein mittelständisches Unternehmen ein Mitarbeiterportal?
In der Regel gibt es in einer Abteilung, in Projektteams oder an einem externen Standort einen Schmerz, der nicht mehr hingenommen werden will oder den Wunsch nach erweiterten Kommunikationsmöglichkeiten. Der Schuh drückt z. B., weil auf Dokumente nicht von allen Mitarbeitern zugegriffen werden kann oder aktuelle Informationen gesucht und nicht gefunden werden. Problematisch für Unternehmen ist, dass Wissen und Erfahrungen verloren gehen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. In Unternehmen, die sehr projektorientiert sind, haben die Teammitglieder keinen gemeinsamen Blick auf den Projektstatus, auf die Ergebnisse, Aktivitäten oder Termine. Es fehlt an Foren, in denen diskutiert werden kann. Diese Schmerzen sind oft die Treiber zur Initialzündung für ein Portalprojekt in den Unternehmen.
Weiterhin sieht man in die Chancen eines Einsatzes von mobilen Endgeräten. Mitarbeiter möchten mit unterschiedlichen mobilen Endgeräten von überall auf betriebsrelevante Programme wie z. B. CRM und Warenwirtschaft, Outlook und Dokumente zugreifen können. Das Ziel für ein Mitarbeiterportal lautet daher: Effektiveres und damit auch effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Dazu müssen die beschriebenen Probleme behoben und in der Regel Workflows abgebildet und Prozesse im Portal beschrieben werden
Häufige Gründe für den Einsatz eines Mitarbeiterportals:

• Informationen sollen schnell an viele Mitarbeiter publiziert werden

• Einfaches Bereitstellen von Funktionen und Programmen

• Automatisches Login in verschiedene Anwendungen (Single Sign-On)

• Mobiler Zugriff auf Inhalte und Anwendungen

• Teilen von Dokumenten und Informationen in „Projekträumen“ für Projektteams oder Abteilungen

• Unternehmenswissens erhalten und zur Verfügung stellen Personalisierung von Inhalten z.B. für Abteilungen und Bereiche

• Effektive Gestaltung interner Abläufen

• Bereitstellung von Informationen für Kunden und Lieferanten (Extranet)

• Weiterbildung für die Mitarbeiter durch Bildungsangebote und E-Learning

• Geschäftsprozesse automatisieren und beschleunigen, z. B. Termin-Management, interne Zeiterfassung, Urlaubsanträge verwalten

• Herstellung einer offenen Kommunikationskultur im
Unternehmen

Jedes Unternehmen sollte sich eine Liste mit seinen Problemen und Wunschvorstellungen für die zukünftige Kommunikation erstellen und danach die Ziele für ein Mitarbeiterportal formulieren. Es ist empfehlenswert, nicht gleich mit dem Big Bang zu starten, sondern Schritt für Schritt das Portal auszurollen. Ein Mitarbeiterportal als zentrales Wissensrad bringt eine Vielzahl von Veränderungen mit sich. Manches, was bisher so lief wird in einen festgelegten Prozess gegossen und neu überdacht. Daher ist es wichtig die Mitarbeiter in den Prozess der Aufnahme der Anforderungen einzubeziehen.

Anforderungskatalog für ein Mitarbeiterportal und dann?

Sind die Anforderungen abgestimmt, beginnt die Phase der Produkt-Evaluation. Welches Portalsystem ist am besten für die Anforderungen geeignet, was kostet es und welcher IT-Dienstleister passt am besten zu uns?
Dabei lohnt es sich, einen Blick auf eine aktuelle Studie von Gartner zu werfen. Gartner empfiehlt Unternehmen, Open Source Portale als ernsthafte Alternative zu proprietären Produkten in Betracht zu ziehen. Der Analysegigant hat zu diesem Thema ein Research Paper veröffentlicht.
http://www.gartner.com/technology/media-products/reprints/liferay/206214.html
Fünf Anbieter von Portal-Software beherrschen den Markt bei Mitarbeiterportalen: Microsoft, IBM, Oracle, SAP und Liferay. Die Open Source Portal-Software Liferay hat die stärkste Vorwärtsbewegung an die vordersten Plätze der eingesetzten Portalplattform bei den Kunden von Gartner in 2010 vorzuweisen. IBM hat seine Position als eine strategische Plattform für Unternehmen mit komplizierten und weit verbreiteten Bedürfnissen behalten. Open Source Portale halten Schritt im Umfeld der proprietären Systeme. Liferay Portal rückt stärker in den Fokus, nicht nur, um Lizenzkosten zu sparen.
Unternehmen, die den Einsatz eines Portals planen, sollten Liferay vor allem in Erwägung ziehen, wenn Zusammenarbeit und die Integration weiterer Anwendungen im Vordergrund stehen.
In der Regel wird die Entscheidung für ein System in Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister gefällt. Preis und fachliche Kompetenz des Angebotes, Standortnähe, Referenzen und nicht zuletzt eine gesunde Vertrauensbasis sind die Schlüsselkriterien für die Wahl des IT-Dienstleisters. Bei größeren Vorhaben lohnt es sich, in zwei Stufen vorzugehen und zuerst mit dem Dienstleister ein Pflichtenheft auszuarbeiten, bevor die Realisierung beauftragt wird.