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5 Tipps für Existenzgründer zur Optimierung von Arbeitsabläufen

Auf Existenzgründer kommt eine Menge Arbeit zu. Mitarbeiter zur eigenen Entlastung einzustellen, können sich die meisten nicht leisten.
Frank Schneider | 29.08.2013

Um nicht völlig in Arbeit zu versinken, ist es deshalb wichtig, Arbeitsabläufe effizient zu planen. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen sparen Existenzgründer Zeit und arbeiten produktiver. Ich gebe in diesem Artikel Existenzgründern einige wertvolle Tipps, wie sie ihre Arbeitsabläufe optimieren und Schwachstellen erkennen.

Ordnungssysteme anlegen
Existenzgründer sollten sich einmal ehrlich fragen: „Wie viel Zeit verschwende ich jeden Tag mit überflüssigem Suchen?“ Ein aufgeräumter Schreibtisch ist der erste Schritt, um effizienter zu arbeiten. Das gilt für den realen wie für den digitalen Schreibtisch im PC oder Laptop. Legt man sich durchdachte Ordnungssysteme an, lassen sich wichtige Dokumente, Verträge und Kundendaten schneller und leichter wiederfinden. Auf dem Schreibtisch lässt sich mit Ablagesystemen, die man beschriftet, schnell Klarschiff machen. Wichtig ist dabei, dass man das Ordnungssystem streng beibehält und auch eventuelle Mitarbeiter, zum Beispiel die Ehefrau, die bei der Buchhaltung hilft, instruiert. Auf dem PC sollte man Dokumente nicht irgendwo abspeichern. Auch hier arbeitet man am besten mit einem Ordnersystem, das sich aus übergeordneten Kategorien und Unterkategorien zusammensetzt und die man aussagekräftig benennt. Zum Beispiel finden sich in der übergeordneten Kategorie „Rechnungen“ Ordner mit den Rechnungen eines Monats und in diesem kann wiederum nach Rechnungen der einzelnen Kunden unterschieden werden.

Feste Zeiten einplanen
Wechselt man immer wieder zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her, verliert man wertvolle Zeit und verzettelt sich dabei schnell. Es ist wenig effizient, zwischen zwei Telefonaten noch schnell eine E-Mail zu beantworten und eine Rechnung zu schreiben. Sehr viel produktiver ist man, wenn man sich nur auf eine Sache konzentriert. Hierfür kann es hilfreich sein, einen Tagesplan anzulegen, in dem man für die Arbeiten, die man an einem Tag erledigen möchte, feste Zeiten einplant. Diese müssen nicht auf die Minute genau geplant sein. Wenn man aber zum Beispiel weiß, dass man Kunden telefonisch am besten vormittags erreicht, sollte man Anrufe auf diese Tageszeit verlegen und sich in dieser Zeit auch nicht von anderen Dingen wie eigehenden E-Mails ablenken lassen. Der Abend ist hingegen eine gute Zeit, um sich beispielsweise Rechnungen zu widmen.

Zeiterfassung nutzen
Um die tägliche Arbeitszeit effektiv zu planen, sollte man wissen, wie lange man für verschiedene Tätigkeiten benötigt. Mit einem Tool zur Zeiterfassung lässt sich das für Existenzgründer sehr einfach bewerkstelligen. Wichtig ist auch, die Tätigkeiten über einen längeren Zeitraum zu erfassen, um verlässliche Werte für die spätere Analyse zu gewinnen. Durch die Analyse wird auch ersichtlich, ob man für Tätigkeiten mit geringer Priorität zu lange braucht. Ist der Zeitaufwand unangemessen, kann man versuchen, diesen zu reduzieren. Auch für die Angebotserstellung ist eine Zeiterfassung von Vorteil. Wenn der Existenzgründer nach Zeitaufwand abrechnet, bietet ein Tool zur Zeiterfassung eine aussagekräftige Informationsbasis, die auch für den Kunden transparent ist. Rechnet er hingegen pauschal ab, kann der Existenzgründer den geschätzten mit dem tatsächlichen Zeitaufwand abgleichen und auf diese Werte bei zukünftigen Angeboten zurückgreifen. Weiterhin kann er mit Hilfe der Zeiterfassung prüfen, ob er wirtschaftlich arbeitet und das Verhältnis von Arbeitsaufwand und Vergütung stimmt.

Aufträge mit einer Software bearbeiten und verwalten
Aufträge bearbeiten und verwalten, kostet eine Menge Zeit, wenn man jeden Auftrag manuell in ein Dokument eingibt und bearbeitet. Mit einer Unternehmenssoftware für die Auftragsverwaltung können Existenzgründer Zeit sparen. In der Software laufen alle Arbeitsschritte der Auftragserstellung vom Angebot über die Bestätigung und die Rechnungslegung bis hin zum Lieferschein zusammen. Der Vorteil einer Software für die Auftragsverwaltung besteht hauptsächlich in der Automatisierung der Arbeitsschritte. Die Eingabe der Stammdaten wie Kunden-, Artikel- und Belegdaten ist nur einmal notwendig, weil das Programm diese für die weiteren Schritte automatisch übernimmt. Auch einmal eingegebene Rabatte, Lieferbedingungen oder Zahlungsweisen für einen bestimmten Kunden lassen sich wieder aufrufen und wiederkehrende Aufträge lassen sich standardisieren.

Prioritäten setzen
Existenzgründer haben oft mehr Arbeit, als sie an einem Tag erledigen können. Sie sollten daher eine Liste erstellen und diese nach Priorität abarbeiten. Grundsätzlich sollte man sich den wichtigsten Arbeiten immer zuerst widmen. Beginnt man stattdessen mit weniger wichtigen Arbeiten, besteht die Gefahr, dass einem die Zeit davon läuft oder dass am Ende gar der Elan fehlt, um die wirklich wichtigen Projekte anzugehen. Nutzt man eine Zeiterfassung lässt sich leicht kontrollieren, ob man sich an Tätigkeiten mit geringer Priorität zu lange aufhält.

Mit optimierten Arbeitsabläufen effizienter arbeiten
Um effizient zu arbeiten, sollten sich Existenzgründer nach und nach einzelne Bereiche vornehmen und so das eigene Arbeitsverhalten fortlaufend optimieren. Mit der Zeit kommt mit neuen Arbeitsbereichen fast immer auch neuer Optimierungsbedarf hinzu. Existenzgründer sollten daher regelmäßig ihr Arbeitsverhalten überprüfen, um Schwachstellen zu identifizieren und produktiver zu arbeiten.

Weiterführende Verweise:
Software für die Auftragsverwaltung von Lexware
Classei Ordnungssysteme für das Büro