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Kennen Sie die 2 fatalsten Fehler in Briefen und E-Mails?

An jedem Arbeitstag werden Hunderttausende von E-Mails weder geöffnet, noch gelesen.
Erhard Schätzlein | 19.02.2014

Bei Geschäftsbriefen sieht es etwas hoffnungsvoller aus. Die nimmt man zumindest in die Hand und überfliegt den Text.

Ahnen Sie, welche fatalen Fehler das Lesen und die gewünschte Reaktion verhindern und damit den ganzen Schreibaufwand zu einer Fehlinvestition machen?

Fehler Nr. 1 - der Betreff ist zu allgemein oder falsch

Bei E-Mails ist dieser Fehler oft tödlich. Schließlich hat Ihr Leser/Kunde häufig schon 20, 40 oder gar 70 Mails in seinem Postfach. Außerdem hat er das Recht darauf, in der Überschrift zu erfahren, worum es genau geht.

„Ihre Versicherungs-Nr. 123456“ oder „Ihre Konto-Nr. 987654“ geht ins Leere. „Entscheidung zu Ihrer Schadenmeldung vom …“ oder „Erforderliche Zusatzinformationen zu Ihrer Kreditanfrage erforderlich“ sind moderne Betreff-Inhalte. Jetzt wird sofort klar, dass der Inhalt wichtig ist und im zweiten Fall sogar Handlungsbedarf besteht. Sie können sicher sein, dass die Lesehäufigkeit jetzt steil nach oben schnellt.

Fehler Nr. 2 - schlechte optische Gestaltung

Als „Augenwesen“ quittieren wir Buchstabenwüsten und zu kleine Buchstaben mit Fluchtversuchen und Nichtbeachtung. Bei der heutigen Bildschirmgröße können Sie Zeilen schreiben, die einen halben Meter lang sind. Nun ist Ihr Leser am Ende der Zeile 4 angekommen und soll mit einem relativ großen Blickwechsel auf Zeile 5 weiterlesen. Nach einigen Irritationen und einem Zurückspringen zur letzen Zeile stellt er fest, dass er in der übernächsten Zeile gelandet ist. Für solch akrobatische Suchübungen, die täglich hunderttausendfach scheitern, sind unsere Augen nicht gemacht.

Empfehlung: Belassen Sie es bei 2 bis 3 langen Zeilen. Bei meiner Bildschirmdiagonale von 58 cm = 23 Zoll entsprechen 3 gefüllte Zeilen in Arial 10 Punkt ganzen 7,5 Zeilen eines Geschäftsbriefes – links und rechts jeweils 2,5 cm Rand. Bei Briefen sollte jedoch spätestens nach 5 Zeilen ein neuer Absatz gemacht werden. Unsere Augen würden sich über eine Schriftgröße von 11 Punkt oder größer noch mehr freuen.

Wichtig: E-Mails sind deutlich schwieriger zu lesen, da im Vergleich zum Geschäftspapier der Hintergrund zusätzlich beleuchtet ist und mehr Lese-Energie frisst.

Jetzt wissen Sie, warum Sie selbst und auch andere Leser zu lange Absätze überfliegen und innerlich kündigen. Wenn aber nicht alles gelesen wird, kann der Gesamtinhalt nicht verstanden werden und die gewünschte Reaktion wird relativ unwahrscheinlich.

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