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Fit für Ihr Event - 6 Tipps für Ihre Vorbereitung

Entspannung vor dem großen Auftritt. Kontakte und Wissen perfekt organisiert – auch offline.

Alles spricht dafür, dass Sie Ihre kommende Veranstaltung voll im Griff haben: Sie haben Catering, Technik und Blumen bestellt, an den Internetanschluss für Ihren Begrüßungscounter gedacht und alle Beteiligten ausführlich gebrieft.

ABER: Haben Sie sich auch selbst im Griff?


Veranstaltungen dauern häufig länger als die klassischen acht Stunden im Büro. Nicht selten erstrecken sie sich sogar über mehrere Tage. Deshalb gilt es, den eigenen Einsatz besonders vorausschauend zu planen. Damit Sie bei Ihrer Veranstaltung Spaß haben und die wohlverdienten Lorbeeren entspannt ernten können.

1. Vorausschauend planen

In der heißen Phase vor einem öffentlichkeitswirksamen Event haben Sie keine Zeit für Experimente. Vermeiden Sie daher von nun an jegliche Überraschungen. Finden Sie rechtzeitig den Dress Code heraus und besorgen Sie sich neue Kleidung so früh wie möglich. Keiner will gestresst von last-minute-Shopping-Aktionen mit seinem Eventmanagement beginnen. Änderungsarbeiten oder Probetragen werden deshalb in in einer weniger heißen Phase durchgeführt.

2. Entspannung vor dem großen Auftritt


Gönnen Sie sich möglichst viel Entspannung oder Sport – denn die bevorstehenden Arbeitstage werden lang genug. Sauna, Yoga, Joggen, Fitness – erlaubt sind alle Aktivitäten, bei denen Sie abschalten können und die zu Ihrem Wohlbefinden beitragen. Auch wenn die Liste der noch zu erledigenden Dinge immer länger zu werden scheint: Widerstehen Sie auch mal der Versuchung, absolut perfekt sein zu wollen und arbeiten Sie nicht bis spät in die Nacht. Je entspannter Sie in den kommenden Tag gehen können, desto besser.

3. Kontakte und Wissen perfekt organisiert – auch offline

Sammeln Sie frühzeitig die Mobilnummern aller Beteiligten, die Sie vor Ort erreichen müssen. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Außer-Haus-Einsatz außerhalb der regulären Bürozeiten stattfindet oder vorbereitet wird. Informieren Sie auch alle "Daheimgebliebenen", wie Sie zu erreichen sind und hinterlassen Sie Antworten auf die häufigsten Fragen. So haben Sie vor Ort den Kopf für wichtige Dinge frei. Manchmal bietet es sich an, dass Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit ihren Vor-Ort-Kontaktdaten versehen.

Speichern Sie außerdem die wichtigsten Nummern ein. So ersparen Sie sich das wiederholte Neu-Eintippen (bei der Häufigkeit der Telefonate vor Ort kann das eine große Hilfe sein). Last but not least: Laden Sie das Telefonguthaben Ihrer SIM-Karte auf.

4. Wohlfühlatmosphäre während Ihrer Veranstaltung

Lassen Sie es sich trotz all der Hektik und der Anspannung auf Ihrer Veranstaltung so gut gehen wie nur irgendwie möglich. Elegante und dennoch bequeme Schuhe mit Antirutsch-Kleber sorgen für Ihre Parkettsicherheit, vor allem auf glatten Böden. Mit Gummiaufsatz für Ihre Absätze vermeiden Sie, dass Ihre Gäste Sie nur an Ihren geräuschvollen Schritten erkennen (oder von Ihrem hektischen Schritt auf Schwierigkeiten vor Ort schließen). Packen Sie außerdem unbedingt ein Paar Reserveschuhe ein. Nach spätestens zehn Stunden auf den Beinen werden Ihre Füße Ihnen dankbar sein.



Denken Sie unbedingt an Ihre Grundbedürfnisse wie Essen und Trinken. Sorgen Sie für Getränke und Snacks am Tagungscounter für Ihre Kollegen und sich selbst. Vor allem während des Aufbaus kommt es leicht zu Verpflegungsengpässen, z.B. wenn der Caterer noch nicht da ist. Die Luft in Tagungsräumen ist erfahrungsgemäß häufig so trocken wie in Flugzeugen. Trinken Sie also viel Wasser und widerstehen Sie der Versuchung, sich mit den typischen Bewirtungskeksen oder Fast food zu ernähren. Ihr Körper wird sich über gesunde Ernährung freuen und es Ihnen mit höherer Leistungsfähigkeit danken.



5. Ihr Koffer als Survival Kit

Neben der "klassischen" Ausstattung mit IT, Büromaterial etc. brauchen Sie Ihre persönliche Event-Ausstattung (Survival Kit) - natürlich alles in kleinen Mengen!

Und diese Gegenstände gehören in Ihr Survival Kit:

• Handy mit Reserveakku und Netzwerkadapter
• Kosmetikausrüstung und Notfall-Apotheke
• Erfrischungsbonbons
• USB-Stick und eine Kamera
• Reservesnacks / Riegel
• Reservekleidung
• Gedruckte Dokumente mit den wichtigsten Informationen
• Reserve-Namensschilder
• Reise-Equipment wie Mini-Schuhputzzeug o.ä.

Mit dieser perfekten Ausrüstung wird Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg – für Sie und Ihre Gäste.

6. Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung


Dank Ihrer vorausschauenden Planung und einer großartigen Teamleistung haben Sie Ihre Teilnehmer begeistert.

• Bedanken Sie sich jetzt unbedingt bei allen, die es möglich gemacht haben.

Aus den Augen aus dem Sinn: Sobald Ihre Veranstaltung beendet ist, gerät sie extrem schnell in Vergessenheit. Verlängern Sie die Reichweite Ihres Events so schnell wie möglich – am besten innerhalb der folgenden sieben Tage. Eine Postkarte, auf der sich die Teilnehmer wiedererkennen und die von Ihnen persönlich unterschrieben wurde, beweist, dass Sie es ernst meinen.

Um Ihre eigene Veranstaltungsvorbereitung noch einmal auf den Punkt zu bringen: “Plan for the worst, hope for the best, and enjoy your event."

http://www.swop-berlin.de

Copyright Bilder: Christoph Schöning / SWOP. Medien und Konferenzen GmbH