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Pünktlichkeit bei Meetings

Was ist Pünktlichkeit? Zu einem vereinbarten Zeitpunkt irgendwo zu erscheinen, werden Sie jetzt vielleicht sagen.
Elisabeth Motsch | 11.08.2014
Wird Pünktlichkeit rein so definiert, ist es oft kein Problem, wegen vermeintlich wichtigen Gründen etwas später zu kommen – doch im Beruflichen wie im Privaten ist Pünktlichkeit noch etwas mehr.

Sie ist ein Zeichen von Engagement und Wertschätzung und zeigt, dass das Anberaumte sowie der/die Teilnehmer respektiert werden. Außerdem schafft Pünktlichkeit Ordnung und zeugt davon, dass man sich auf Sie verlassen kann.

Kommen Ihre Mitarbeiter zu Meetings häufig etwas früher oder gehen ein paar Minuten vor dem eigentlichen Ende wieder, ist das praktisch vielleicht lösbar – die Kernthemen können auch in kürzerer Zeit abgehandelt oder im Nachhinein weitergegeben werden.

Doch die Einstellung, die dahinter steht, ist ein Problem, dass schwer zu lösen ist, hat es sich erst einmal breit gemacht. Lassen Sie Unpünktlichkeit bei Meetings deshalb von Anfang an nicht einreißen. Sie kostet Zeit, Geld und Nerven.

Schaffen Sie eine professionelle Ebene des Respekts und Vertrauens!

Pünktlichkeit muss sein
Trotzdem sollten mündliche wie schriftliche Einladungen zu Meetings oder anderen Veranstaltungen noch explizit darauf hinweisen, dass pünktliches Erscheinen gefordert wird: "Das Meeting beginnt pünktlich um 10:00 Uhr", "Ich erwarte Sie um 14:00 Uhr, wir beginnen pünktlich. Bitte um umgehende Information, sollten Sie den Termin nicht halten können.“

Begründung vor versammelter Mannschaft
Fragen Sie das den/die Unpünktliche(n) am besten sofort, spätestens aber bei der nächsten Unterbrechung des Meetings, vor versammelter Mannschaft nach dem Grund für die Verspätung. Das ist für den/die Betroffenen meist sehr unangenehm – er/sie wird sich hüten, sich einer solchen Situation noch einmal auszusetzen und die Pünktlichkeitsregeln künftig beherzigen.

Störungen sofort unterbinden
Platzt jemand herein, während eine Besprechung schon in vollem Gange ist, kann es störend und ablenkend sein, die Verspätung sofort zu thematisieren. Warten Sie daher bis zur nächsten Unterbrechung, um eine Rechtfertigung des/der Zuspätkommenden zuzulassen - beginnt er/sie umgekehrt von selbst damit, sich wortreich zu entschuldigen oder die übrigen Teilnehmer einzeln zu begrüßen, unterbinden Sie diese Störung sofort: "Bitte nehmen Sie gleich Platz, Herr Bauer, damit wir keine Zeit verlieren." Auch das ist für den/die Betroffene/n unangenehm und zeigt, dass Verspätungen nicht tolerier- und entschuldbar sind. Nach dem Grund sollten Sie trotzdem fragen – aber damit auf einen Zeitpunkt warten, zu dem es den Ablauf nicht unterbricht.

Schließen Sie den Störenfried vom Meeting aus
Radikal, aber effektiv: Empfangen Sie den/die Zuspätkommende/n mit den Worten: "Vielen Dank Herr Bauer, jetzt ist Ihre Anwesenheit nicht mehr erforderlich." Der/die Angesprochene wird vom Informationsfluss ausgeschlossen, andererseits kommen aber auch die soziale Komponente des Ausgesperrt-Werdens und die Verdeutlichung dessen, dass er/sie sich vielleicht etwas zu wichtig genommen hat, dazu. Das nächste Mal wird er/sie sicher pünktlich sein.

Sie haben Vorbildwirkung
Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern Pünktlichkeit fordern, können Sie auch als Vorgesetzter oder Meetingleiter nicht zu spät kommen. Sonst verlieren Sie Ihre Glaubwürdigkeit.