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Einheitliches Marketing über Grenzen hinweg

Kyocera optimiert mit dem BrandMaker Media Pool sein Marketing in EMEA.
BrandMaker GmbH | 17.04.2015

Der vor allem für Profibürolösungen bekannte Anbieter Kyocera Document Solutions, Geschäftsbereich der Kyocera Corporation, suchte nach einer Software, um die Zusammenarbeit der Marketingabteilungen seiner EMEA-Zentrale und der zugehörigen 16 Länderniederlassungen zu optimieren. Dafür führte das Unternehmen das webbasierte Digital Asset Management (DAM)-System Media Pool aus der BrandMaker Marketing Efficiency Cloud ein – als zentrale und dynamische Ablagestelle für alle relevanten Assets. Darüber kann die Zentrale von Kyocera Document Solutions nun schnell und unkompliziert Materialien mit den Ländergesellschaften teilen. Gleichzeitig können die Ländergesellschaften in den für sie eingerichteten Bereichen des Media Pool eigene Materialien zentral speichern und sie ihren Partnern, Kunden und Agenturen zur Verfügung stellen. Durch den Einsatz des DAM-Systems ist das Marketing der Kyocera Document Solutions heute nicht nur effizienter, sondern hat auch die Qualität des Outputs gesteigert.



Die Kyocera Document Solutions Europe B.V. ist ein führender Anbieter von Produkten und Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement. Die Produktpalette umfasst neben ressourcenschonenden und langlebigen Druckern und Multifunktionssystemen auch Verbrauchsmaterialien sowie umfassende Software-Lösungen und Managed Document Services (MDS). Das Unternehmen koordiniert die Geschäftstätigkeiten der Muttergesellschaft in Europa sowie im Nahen Osten und Afrika (EMEA).

Synergien zwischen Europazentrale und den Länderniederlassungen

Da Kyocera nicht über eine zentrale Marketing-Plattform verfügte, war die Suche nach Marketingmaterialien häufig zeitaufwändig. „Immer wieder mussten wir unsere Marketingmaterialien an verschiedenen Stellen suchen, wie zum Beispiel in E-Mails, auf dem ftp-Server oder auf den Servern der Länderniederlassungen“, sagt Gönül Erdogan, Marketing Communications Manager bei Kyocera. „Außerdem wurde manchmal Arbeit doppelt gemacht, weil Länderniederlassungen ähnliche Materialien für dieselbe Kampagne produziert haben, und zwar schlicht aus dem Grund, weil diese nicht zentral abgelegt werden konnten. Für die Koordination zwischen den Ländern haben die Kollegen dann auch auf die Abfrage per E-Mail, Telefonate und auf den Dateiaustausch via ftp-Server und E-Mails zurückgegriffen.“

Mit der Einführung einer zentralen Plattform sollten diese Probleme beseitigt werden. Neben einem effizienteren Austausch und einem besseren Überblick über bereits erstellte und freigegebene Materialien wünschte sich Kyocera eine einfachere Verwaltung von Lizenzen. Nach einem umfangreichen Evaluationsprozess fiel die Wahl auf den Media Pool der BrandMaker GmbH, dem führenden europäischen Anbieter von Marketing Resource Management (MRM)-Systemen.

Vollständige Anpassung an das Kyocera-Design


„BrandMaker hat sich beim Vergleich der infrage kommenden Anbieter sowohl aus Sicht unseres Marketings als auch unseres Vertriebs am professionellsten präsentiert“, sagt Gönül Erdogan. „Zusätzlich zum Funktionsumfang hat uns der BrandMaker Media Pool auch deswegen überzeugt, weil wir ihn vollständig an unser Design anpassen konnten. Und natürlich war uns neben der Erfüllung der funktionalen Anforderungen eine schnelle Projektdurchführung bei Einhaltung des Budgetrahmens wichtig.“

Die Anforderungen an die von Kyocera geplante Marketing-Plattform waren umfangreich. Das gedeckelte Budget und der straffe Zeitplan machten es notwendig, sämtliche Anforderungen und Sonderfälle ganz ohne zusätzlichen Programmieraufwand vollständig und ausschließlich durch Anpassungen der Standardlösung abzudecken. So musste beispielsweise ein Weg gefunden werden, das Lizenzmanagement an die Besonderheiten bei Kyocera Document Solutions anzupassen. Häufig werden dort Lizenzen für Bilder nur einmalig benötigt. Eine konventionelle Umsetzung des Lizenzmanagements hätte aber einen hohen administrativen Aufwand verursacht und zu zahlreichen „Lizenz-Leichen“ geführt. Deshalb wird in diesen Fällen ein Freitextfeld genutzt, in das die Lizenzinformationen eingetragen werden. Ein zusätzlicher Benefit: dieses Freitextfeld kann im Media Pool als Suchkriterium verwendet werden.

Viele Anforderungen schon in der Preview-Version umgesetzt

Für die Implementierung der BrandMaker-Lösung hat sich Kyocera Document Solutions für das Smart Launch-Verfahren entschieden. Dieses aus bewährten Best Practices abgeleitete Vorgehen garantiert eine plangemäße und termingerechte Bereitstellung der Lösung. Bereits einen Monat nach dem Projekt-Kick-off und der Aufnahme des Ist-Zustands stellte BrandMaker eine Preview-Version vor, in der viele der typischen Anwendungsfälle von Kyocera bereits berücksichtigt waren. Beim anschließenden Finetuning wurden diese Abläufe mit Standardfunktionalitäten der BrandMaker-Lösung umgesetzt. Schon mit der Entwicklung des Testsystems wurden die meisten Anforderungen erfüllt, sodass Kyocera Abläufe nachstellen und durchspielen konnte. Administratoren und diejenigen Mitarbeiter, die später die übrigen Mitarbeiter einlernen sollten, hatten in dieser Testumgebung zudem die Gelegenheit, sich bereits vorab mit dem neuen DAM-System vertraut zu machen.

Rund ein halbes Jahr nach Projektauftakt erfolgte die Inbetriebnahme der Marketing-Plattform, die zwischenzeitlich in mehreren Wellen für die 16 Ländergesellschaften ausgerollt wurde. Alle Mitarbeiter in der Europa-Gruppe erhielten Zugriff auf die zunächst rund 4.000 bereitgestellten Materialien wie etwa Logos, Produktbilder, Produktdokumente, Projektdokumente, Business Cases, Reference Stories, Marktdaten oder Marktforschungsergebnisse. „Die Umsetzung des Kyocera-Projekts unter den gegebenen Bedingungen war eine spannende Herausforderung. Das Ergebnis hat am Ende aber überzeugt, sodass wir es zukünftig als Blueprint für Projekte mit ähnlichen Restriktionen verwenden können“, sagt Manuel Kistner, Projektverantwortlicher bei BrandMaker.

Alle Materialien an einem Ort

Mit der Einführung der webbasierten Mediendatenbank Media Pool aus der BrandMaker Marketing Efficiency Cloud hat Kyocera seine Marketingmaterialien auf einer von überall aus erreichbaren Plattform zentralisiert. Im globalen Bereich der eingeführten Lösung kann das Unternehmen jetzt übergreifende Assets für alle Ländergesellschaften bereitstellen. Zusätzlich verfügt auch jede Ländergesellschaft über ihren eigenen Bereich, in dem sie Bilder, Vorlagen und Materialien verwalten kann. Besonders erfolgreiche Maßnahmen und Kampagnen einzelner Landesgesellschaften lassen sich in den globalen Bereich übernehmen und stehen so den übrigen Ländergesellschaften zur Verfügung.

Neben den Synergien durch eine bessere Übersicht über alle Digital Assets und deren strukturierte Ablage profitiert Kyocera auch von den umfangreichen Suchfunktionen des Media Pool, die die Suchzeit deutlich reduziert haben. Zusätzlich erspart die automatisierte Dateikonvertierung die umständliche händische Umwandlung von Dateien in die benötigten Formate. „Alleine diese Standardfunktionalität, die sich in Sachen Wunschformat und -auflösung frei konfigurieren lässt, hat für große Einsparungen gesorgt“, erklärt Gönül Erdogan. Auch die Zusammenarbeit mit Agenturen ist für Kyocera nun leichter, weil das Unternehmen über den Media Pool viel einfacher und effizienter Materialien mit seinen Dienstleistern austauschen kann

Saubere Prozesse sichern Qualität

„Der zentrale Media Pool ermöglicht ein schnelles Finden und Teilen von Marketingmaterialien und spart unseren Mitarbeitern sehr viel Zeit“, sagt Gönül Erdogan. „Gleichzeitig können wir in der BrandMaker-Lösung Workflows für das Hochladen neuer Medien aufsetzen, sodass durch den Genehmigungsprozess die Qualität der Inhalte gesichert ist. Damit ist nicht nur die Arbeit selbst effizienter geworden, sondern auch die Qualität der Ergebnisse ist deutlich gestiegen.“

Herausforderung


- Die Kyocera Document Solutions Europe B.V. ist ein führender Anbieter von Produkten und Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement
- Kyocera Document Solutions will die Zusammenarbeit der Marketingabteilungen der EMEA-Zentrale und der zugehörigen 16 Länderniederlassungen optimieren
- Die Effizienz bei der Erstellung und die Qualität der Marketingmaterialien soll gesteigert werden

Lösung

- BrandMaker Media Pool
- Smart Access

Ergebnis

- Verbesserte Zusammenarbeit zwischen EMEA-Zentrale und den Länderniederlassungen dank der zentralen Marketing- Plattform
- Einfache und unternehmensweite Bereitstellung erfolgreicher länderspezifischer Kampagnen als Best Practices
- Automatisierte Dateikonvertierung anstelle umständlicher händischer Umwandlung von Dateien in die benötigten Formate
- Zeitersparnis durch die Vermeidung redundanter Tätigkeiten wie das Erstellen ähnlicher Materialien für dieselbe Kampagne
- Überblick über alle vorhandenen Marketingmaterialien dank strukturierter Ablage




Roadmap


Erfahren Sie mehr auf der RoadMap "The Future of Marketing is Agile" am 19.05.-20.05.2015 in Köln - 2nd International BrandMaker User Conference
www.brandmaker.com/user-conference/index.html