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Einsatz von Acronis Access bei der Kantonalen Verwaltung Basel Stadt

Fallstudie der Verwaltung Basel-Stadt zum Einsatz von Acronis Access für sicheres File Sharing und Datensynchronisation mit mobilen Endgeräten.
Konzept-iX | 18.09.2015

Kantonale Verwaltung Basel-Stadt
Fallstudie: Zentrale Informatikdienste der Kantonalen Verwaltung Basel-Stadt

Informationen zum Kunden

Die Verwaltung des kantons Basel-Stadt hat sieben unterschiedliche Bereiche, das Präsidialdepartment, Finanzen, Bau- und Verkehr, Erziehung, Gesundheit, Justiz und Sicherheit sowie Wirtschaft, Soziales und Umwelt - mit ingesamt 5000 Mitarbeitern.

Anforderungen des Kunden

Die Verwaltung des Kantons Basel-Stadt im Norden der Schweiz hat dieselbe Herausforderung wie viele andere Behörden und globale Unternehmen: Mitarbeiter bringen zunehmend ihre mobilen Endgeräte mit zur Arbeit ("Bring your on device"; BYOD) und nutzen diese, um auf Unternehmensdokumente und -dateien zuzugriefen.

Mobile Mitarbeiter sollen immer und überall Zugang zu Dateien haben, jedoch müssen dabei Sicherheitsrichtlinien und die Versionskontrolle sichergestellt werden.

Die Kernaufgabe der Zentralen Informatikdienst (ZID) besteht darin, auf anforderungsgerechte, zuverlässige und wirtschaftliche Weise die IT-Grundversorgung einer modernen Verwaltung für den Kanton Basel-Stadt sicherzustellen. Darunter fallen alle Informations- und Kommunikationstechnologien, die ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer Verwaltungseinheit unabhängig von ihrem konkreten gesetzlichen Auftrag beziehungsweise ihren spezifischen Geschäftsprozessen einsetzen.

Versionskontrolle ist eine weitere Herausforderung für die IT und deren Anwender. Früher führten Mitarbeiter noch Änderungen an Dateien durch, mailten sich die Dokumente danach an ihren eigenen EMail-Account. Erst nach dem Ausdrucken eines Dokuments wurde transparent, dass das Dokument bereits veraltet war oder jemand weiter daran gearbeitet hatte. Während eines Meetings stellte sich letztendliche heraus, dass jeder mit einer anderen Dokumentversion gearbeitet hatte.

Darstellung der Lösung

Sicheres Enterprise File Sharing und Datensynchronisierung

Acronis activEcho ist eine Kösung für Enterprise File Sharing und Datensynchronisierung, mit der Unternehmen und IT-Abteilung die Kontrolle über die Daten zurück erhalten. Die vermehrte Nutzung (privater) mobiler Geräte - Stichwort BYOD (Bring Your Own Device) - sowie die verstärkte Verwendung von Lösungen für Privatanwender wie etwa Dropbox, zwingt Unternehmen dazu, neue Lösungen zu finden, um dem Bedarf der Anwender gerecht zu werden. Diese Lösungen müssen ausserdem eine Reihe strenger Anforderungen in Bezug auf Compliance, Sicherheit und Standards der Unternehmenführung erfüllen. activEcho adressiert alle wichtigen Anforderungen der IT, des Unternehmens und der Anwender.

Sicherer mobiler Dateizugriff

Acronis mobilEcho ermöglicht es der IT-Abteilung des Unternehmens sicheren Zugriff von Mobilgeräten auf Unternehmensinhalte, die auf Dateiservern, NAS-Systemen und in SharePoint gespeichert sind, bereitzustellen. Mit Acronis mobilEcho können Untenehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter, die mobile Geräte im Einsatz haben, nach Angaben des Anbieters steigern, während die IT-Abteilung gleichzeitig die Kontrolle über Datensicherheit und Compliance behält. Acronis mobilEcho ist eine sichere Lösung für Mobile File Management (MFM), die mobile Geräte zu echten Business-Plattformen macht. Ferner ist mobilEcho eine gute Ergängzung zu Lösungen für Mobile Device Management (MDM).

Projekt Highlights

Gesucht: eine Lösung für sichere mobile Datenverwaltung, die sich in die bestehende Infrastruktur integrieren lässt

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung für sichere mobile Datenverwaltung, also Mobile File Managment (MFM)m analysierte das Team der Zentralen Informatikdienste des Kantons Basel-Stadt verschiedene Lösungen. Dabei stellte sich schnell heraus, dass die Integration in die bestehende Infrastruktur der kantonalen Informatik bei den meisten Anbietern nicht möglich war.

Sebastian Heller, Leiter Client Services bei der ZID steuerte das Pilotprogramm, und führte mobilEcho bei ausgewählten Mitarbeitern der kantonalen Verwaltung Basel-Stadt im November 2011 ein. Trotz langer Planungsphasen im Vorfeld, ging letztendlich die Implementierung der Lösung sehr schnell: die Installation der Sofware und die Integration in die bestehende Infrastruktur dauerte nur wenige Tage. Dies lag vor allem an der Möglichkeit, mobilEcho in die bestehende Infrastruktur einzubinden.

Das Team entschied sich, die Software über ein virtuelles privates Netzwerk zu betreiben. Dadurch mussten keine Firewalls konfiguriert werden.Auf diese Weise ist der Zugriff auf Dateien so einfach wie das Lesen von EMails,; auch sind Dateisynchronisierung oder Pfadwechsel durch den Anwender dadurch unnötig.

Mehr Effizienz, weniger Papierverbrauch

Sowohl das ZID_Team als auch die Anwender der kantonalen Verwaltung Basel-Stadt waren von den Vorteilen von mobilEcho überzeugt: denn obwohl die Anwender zu jederzeit unmittelbaren Zugriff auf Unternehmensdaten über ihre mobilen Endgeräte hatten, geschah dies nun unter der Kontrolle der IT und innerhalb der internen Sicherheits- und Managementanforderungen.

Auch das bisherige Problem der unterschiedlichen Dokumentenversionen wurde durch die Möglichkeit der Versionskontrolle bei mobilEcho eliminiert und das sparte der kantonalen Verwaltung auch Geld: durch die Nutzung und die einfache Bedienung dieser Funktionalität druckten die Verwaltungsangestellen weit weniger Dokumente aus. Die kantonale Verwaltung konnte dadurch Kosten einsparen und die Mitarbeiter zu einem nachhaltigeren Umgang mit ihren Ressourcen animieren - ein unbedachter Umweltvorteil, der auf große Zustimmung in der Verwaltung stieß.

In Sitzungen benutzthete fast keiner mehr Papier. Die Mehrheit greift vom iPad auf Dokumente zu, so als ob er an seinem Arbeitsplatz sitzen würde - einfach mobil, jederzeit und überall.

Highlight 1

mobil'Echo ist eine Lösung für Mobile File Management (MFM), mit der ein beliebigges Mobilgerät in eine echte Business-Plattform verwandelt werden kann, da Unternehmen damit die erforderlich strenge Sicherheits- und Verwaltungsgranularität erhalten. Acronis mobilEcho bietet Funktionen zur In App-Bearbeitung von Microsoft Office-Dokumenten, -Tabellen und - Präsentationen, ein FIPS 140-2-zertifiziertes Modul zu Verschlüsselung nach Militärstandard sowie Unterstützung für Office365 gehostete SharePoint-Sites.

Highlight 2

activEcho ist die Enterprise-Lösung für File Sharing und Synchronisierung, die einfache Bedienbarkeit und Effektivität für den Endanwender mit nötigen Funktionen wie Kontrolle, Sicherheit, Verwaltbarkeit und Flexibilität für die IT-Administratoren verbindet.

Highlight 3

Die intuitive Benutzeroberfläche (auch in deutscher Sprache) ermöglicht eine einfache Bedienbarkeit und macht kosten-, sowie zeit-intensive Training überflüssig.

HINWEIS: Acronis activEcho und Acronis mobilEcho sind seit März 2014 Teil der Acronis Access Lösung.