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Marketingmaterial effizient drucken: Print-Cloud spart Zeit, Geld und Versandaufwand

Wie spart man Kosten und Aufwand beim Druck von Unternehmensmaterial? Die Zehnder Group hat ihre Prozesse mit der Print-Cloud von Gelato optimiert.
Gelato AS | 25.10.2016

Ist es bei Ihnen im Unternehmen klar geregelt, wer die Druckaufträge für neue Visitenkarten, Broschüren oder Flyer vergibt? Häufig übernimmt ja die Marketingabteilung solche Aufgaben, manchmal auch der Einkauf oder die Teamassistenz vom Chef. Aber wer behält dabei die Kosten im Blick? Wer kümmert sich auch noch um den Versand zum Außendienstler, der die Unterlagen eigentlich benötigt?

Wenn das bei Ihnen alles effizient klappt, dann haben Sie Glück. In den meisten Fällen ist das so genannte „Commercial Printig” in Deutschland ein noch kaum beackertes Feld, für das sich niemand so recht zuständig fühlt. Wenn man Manager fragt, antworten sie: „Bei uns wird kaum was gedruckt.” Doch das ist falsch. Der globale Druck-Markt hat ein Volumen von 800 Milliarden US-Dollar – das ist 15-mal so hoch wie das der Musikindustrie, von der so oft gesprochen wird. Und die jährliche Wachstumsrate im Werbedruck beträgt nach einer Untersuchung von Smithers Pira 4,5% bis 2019.

Druckprozesse in deutschen Unternehmen sind bislang noch kaum von der digitalen Transformation betroffen. Sicher, statt des aufwendigen Offset-Drucks mit seinen unflexiblen Verfahren und hohen Auflagen setzt sich immer stärker der Digitaldruck durch. Hier können kleinere Auflagen günstiger produziert und auch besser individualisiert werden. Doch noch immer werden wegen starker Rabatte häufig zu hohe Auflagen geordert, die schneller veralten, als sie aufgebraucht sind. Die typische Online-Druckerei liefert die bestellten Broschüren auf einer große Palette in die Zentrale. Dort muss sie dann jemand mühsam aufteilen und weiterversenden. Es fehlt an Effizienz und Nachhaltigkeit. Prozess- und Versandaufwände sind viel zu hoch, die Kosten ebenso.

Die Lösung liegt in der Cloud: Nach dem Prinzip der Sharing Economy ermöglicht das norwegischen Unternehmen Gelato den weltweiten Zugriff auf Digitaldruckereien. Druckaufträge werden zentral verwaltet, aber vor Ort, dort wo sie gebraucht werden gedruckt. Gelato wurde 2007 gegründet und ist mit seinem Dienst „Gelato Globe” inzwischen in 40 Ländern verfügbar. Mit Hilfe der Gelato-Cloud steuern Marketing-Verantwortliche von Unternehmen ihre Druckaufträge zentral und weitgehend automatisiert – inklusive Versand in mehr als 40 Länder. Sie sparen sich einen Großteil des Prozessaufwands beim Druck von Visitenkarten, Flyern oder Broschüren. Die Druckvorlagen stellen sie zentral im Netz für ihre Niederlassungen bereit. Dort werden sie angepasst. Design, Format und Papiertyp bleiben gleich, der Druck erfolgt vor Ort, in einer an das Gelato-Netzwerk angeschlossenen Druckereien. Geliefert wird in der Regel innerhalb von 48 Stunden. Das steigert die Effizienz im Marketing deutlich und macht einen Großteil der Produktions- und Verwaltungsprozesse im Commercial Printing überflüssig – bis hin zum internationalen Versand. Dank der optimierten Logistik verbessern die Unternehmen zugleich ihre Umweltbilanz. Sie agieren global, drucken aber vor Ort.

Für Marketing-Verantwortliche bringt Gelato eine enorme Vereinfachung und Entlastung. Sie können klar definieren, welcher Mitarbeiter weltweit welche inhaltlichen Änderungen vornehmen und Druckaufträge vergeben darf. Wenn gewünscht, erfolgt die Druckfreigabe erst nach Bestätigung aus der Zentrale. Mit einer automatisierten Dokumentation werden die Kosten eindeutig zugewiesen – auf Projekte, Kostenstellen oder einzelne Mitarbeiter. Die Nutzung und Verwaltung des Systems kann auch vom Mobilgerät erfolgen. Die weltweit einheitliche Qualität der Drucksachen nach den Vorgaben des Corporate Designs ist sichergestellt, denn alle angeschlossenen Digitaldruckereien arbeiten mit hochmodernen Drucksystemen von HP Indigo und Xerox in standardisierten Verfahren. Nach internen und externen Studien bringt der Einsatz von Gelato Einsparungen von bis zu 50% beim Zeitaufwand, 90% beim Personalaufwand und 25% beim Abfall (PwC).

Das hat auch der schweizerisch-deutsche Hersteller von Klimasystemen Zehnder in der Praxis erfahren. Bei der Zehnder Group muss ein weltweit verstreutes Team von Vertriebsmitarbeitern mit Marketing-Material versorgt werden. Die Suche nach einer cleveren Printlösung begann für Zehnder, als in der Niederlassung in Oslo ein Truck aus der Zentrale in Deutschland mit 5.000 Broschüren ankam, von denen die Hälfte weggeworfen werden musste, weil sie nicht mehr aktuell war. Eine umfassende Analyse brachte erhebliche Ineffizienzen und hohe Kosten im herkömmlichen Druckprozess zutage. Als Ziel formulierte Franziska Rehm, Projektmanagerin im Team Communication Services: „Wir wollten die Lagerbestände und die Kosten verringern und effizientere Prozesse einführen, mit denen wir die weltweite Verfügbarkeit von Marketing-Material in unseren Zweigniederlassungen sicherstellen.”

Gelato wurde als passende Lösung identifiziert, die nicht nur die Druckprozesse selbst, sondern auch deren Verwaltung optimiert. Die Print-Cloud beinhaltet ein ausgefeiltes Rechtemanagement und ermöglicht die zentrale Kostenkontrolle – und das alles vom Mobilgerät. Nach der Implementierung von Gelato wurde festgestellt, dass der Personalaufwand für die Druckverwaltung um 50 Prozent und der CO2-Ausstoß um 81 Prozent gesenkt werden konnte. Die Summe der Versandwege ging um 13.000 Kilometer zurück und die Lieferzeit um durchschnittlich zehn bis 12 Tage. Für die Zehnder Group brachte die Einführung der Print-Cloud von Gelato nicht nur erhebliche Einsparungen; sie ist auch ein wichtiger Baustein für die Erreichung der strategischen Nachhaltigkeits-Ziele.