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Die perfekte Eventplanung – 12 Tipps

Um neue Kunden zu gewinnen und Kunden zu binden, eignen sich hervorragend Events. Mit einer gelungenen Inszenierung bleiben Sie in Erinnerung.
Gabriele Braun | 21.03.2018
Die perfekte Eventplanung © Pixabay / PhotoMIX-Company
 

Eventmarketing eignet sich hervorragend zur Neukundengewinnung und -bindung. Man trifft auf der Messe oder auf der Kongressveranstaltung die Entscheider der Branche und kann in einem direkten Gespräch den Kunden überzeugen.

Die Eventplanung ist ein wichtiger Bestandteil im Marketingplan. Fragen sind zu klären, wie z.B.: Bei welchen Messen stellen wir aus? Führen wir eine Roadshow durch? Wenn ja, mit Partnern oder ohne? Welcher Veranstaltungsort passt zu uns? Mit welchen professionellen Dienstleistern arbeiten wir zusammen? Ein Grund, sich über Eventplanung Gedanken zu machen. Diese 12 Tipps sollen Sie dabei unterstützen.

1. Ziel und Zielgruppe definieren


Bevor Sie mit der eigentlichen Event-Planung starten, ist zuerst zu klären, welches Ziel Sie mit dem Event verfolgen. Dient es der Neukundengewinnung, der Kundenpflege oder wollen Sie ein Statement setzen und Ihr Image aufpolieren? Oder sind Sie Trainer/Veranstalter und Workshops und Seminare sind Ihr Geschäftsmodell?

Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden: B2B, B2C, Hundeliebhaber, Millennials, über 60-Jährige, Motorradliebhaber, Architekten oder Baumaschinenfans? Dokumentieren Sie Ihre Event-Idee und die Ziele, die damit verfolgt werden, egal, ob es sich um einen Messeauftritt, Workshop, eine Roadshow oder ein Firmenjubiläum handelt.

2. Budget festlegen


Bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen, sollte die Budgetfrage geklärt sein. Welches Budget steht zur Verfügung? Soll das Event sich selbst finanzieren – sprich die Teilnehmer bezahlen – oder ist die Veranstaltung kostenfrei? So hat der Marketing-Club Karlsruhe zu seinem 50-jährigen Bestehen in die Palazzo Halle in Karlsruhe seine Mitglieder eingeladen. Es war ein unvergesslicher Abend und wurde auf Video dokumentiert.



3. Organisation


Das Ziel ist definiert und das Budget festgelegt. Jetzt geht es an die Organisation und an die Zeitplanung. Setzen Sie bei der Organisation und bei der Umsetzung auf eine Eventagentur, werden Sie hier fündig. Der Eventmanagementblog gibt ein gutes Beispiel einer „Checkliste“ im Bereich Zeitplanung.
Eine gute Eventmanagementsoftware kann Sie bei der Planung unterstützen.

4. Zeitplanung


Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Berücksichtigen Sie bei der Planung Urlaubszeiten und wichtige Branchenevents! Nicht, dass es Überschneidungen gibt und Ihre Zielgruppe ist im Urlaub. 6 Monate vor der Veranstaltung sollten Sie mit der Planung beginnen.


5. Standort und Location


Wo soll das Event stattfinden? Frankfurt hat z.B. einen Bahnhof und einen internationalen Flughafen. In Mannheim hält der ICE, in Waghäusel die Regionalbahn. Überlegen Sie gut, welcher Standort am besten zu Ihrem Event und zu Ihrem Unternehmen passt. Wichtig ist auch die Location. Eine Burg, ein Schloss, ein Schlachthof oder soll es eher klassisch – ein Hotel – sein? Nicht nur Architekten fühlen sich z.B. im Marcel-Wanders-Hotels wohl. Der Stardesigner sammelt Preise ein und ist im Januar in Köln, einen Tag vor der internationalen Möbelmesse, von der renommierten Zeitschrift Architektur und Wohnen zum „Designer des Jahres“ gekürt worden. In Bonn hat er das Kameha Ground ausgestattet.

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Oder wie wäre ein Event in Berlin, direkt am Brandenburger Tor, im prestigeträchtigen Gebäude der Axica vom US Stararchitekt Frank O. Gehry? Hier erhalten Sie gleich online ein Angebot.

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6. Einladungskonzept


Mit einer guten Einladungsorganisation können Sie viel Zeit und Geld sparen. Eine mehrstufig angelegte Kampagne, eine personalisierte Ansprache mit zielgruppenspezifischen Inhalte (z.B. unterschiedliche Content-Ansprache bei Kunden und Interessenten) führen zu mehr Response. Elke Clausen gibt zahlreiche Tipps zur Digitalisierung im Eventmarketing in ihrem Buch Digitale Transformation – So revolutionieren sie Ihre Leadgenerierung.

7. Programm


Es gibt viele Möglichkeiten, das Programm zu gestalten. Veranstaltungen und Award-Verleihung finden im Vorfeld einer Messe statt. Zur Messe selbst werden renommierte Redner eingeladen, die die Messebesucher oder Kongressbesucher locken. So hat die dmexco 2017 in Köln ein Programm der Superlative für die Digitalwirtschaft geboten: 570 internationale Top-Speaker sorgten auf der bedeutenden Show für Digital Innovations für neue Denkanstöße und förderten Kreativität, Innovationen und Networking. Doch auch kleinere Veranstaltungen können dies bieten: Eine Roadshow mit Partnern und guten Speakern, ein Breakfast zum Austausch.

Auch eine begleitende Ausstellung kommt bei den Besuchern gut an. Die Karlsruher Messe hat bei der Doppelmesse Recycling Aktiv/Tiefbau Live in Karlsruhe auf dem Messegelände alte Baumaschinen ausgestellt. Eine Hanomag Laderaupe K5b, ein Dolberg 300 mit Tieflöffel, Vibromax-Walzen und zwei Betonmischer der Interessensgemeinschaft historische Baumaschinen e.V. begeisterten die Besucher.

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Ein anderes Beispiel: Auf dem Digital Summit wurden neben den Vorträgen und der E-Mail-Award-Verleihung auch die ausgezeichneten E-Mail-Kamapgnen in einer Posterausstellung vorgestellt.

Tipp: Überlegen Sie sich, an welchen Themen Ihre Zielgruppe interessiert ist, und gestalten Sie danach Ihr Programm.

8. Die Keynote


Ein Keynote-Vortrag eröffnet häufig die Veranstaltung mit der Kernbotschaft des Events und gibt den Teilnehmern neue Impulse und Ideen. Meist wird die Keynote von einem renommierten Redner oder professionellem Keynote-Speaker gehalten. Hier sollten Sie auf jeden Fall einen Teil Ihres Budgets vorsehen. Es muss ja nicht gleich ein Bill Clinton sein. Er verdiente für eine einzige Rede 500.000 Dollar. 2013 musste man für einen Ex-Minister 5000 Euro bezahlen (Welt.de).

9. Networking


Bieten Sie Möglichkeiten des Networkings. Zum Beispiel bietet die Kongressmesse CCW in Berlin im Ausstellungsbereich runde Stehtische an. Die Kaffeemaschine steht direkt daneben und zu den Pausen werden kleine süße Kuchen gereicht. Hier kommt man mit anderen Messebesuchern wunderbar ins Gespräch. Eine andere Möglichkeit sind Speed-Datings. Sie bieten die Möglichkeit, mit einem größeren Personenkreis schnell in Kontakt zu treten.

10. Werbung, Social Media und PR rund um das Event


Eine Event-Webseite ist ein Muss. Laden Sie persönlich ein mit Flyer, Post- und E-Mailing. Kündigen Sie die Veranstaltung auf Fachportalen an. Klären Sie, ob eine Event-App notwendig ist. Bei der Ankündigung sollte das Datum und der Ort nicht fehlen. Bieten Sie auch eine Anfahrtsbeschreibung mit den öffentlichen Verkehrsmitteln und dem Auto an.

Pressearbeit rund um die Veranstaltung fördert die Aufmerksamkeit. Eine Liste von PR-Profis, geordnet nach Branchenschwerpunkt, finden Sie hier.

Tipp: Vergessen Sie nicht, die Veranstaltung in den verschiedenen Social-Networks anzukündigen. Vielleicht ist auch ein Rabatt für Partner interessant oder die Verlosung von Tickets.

11. Befragung der Gäste


Wie hat es den Gästen gefallen? Schön wäre es, wenn Sie positive Rückmeldungen bekommen. Um die Rücklaufquote zu erhöhen, kann zur Incentivierung der Teilnehmer eine Verlosung durchgeführt oder Gutscheine verschenkt werden. Die Gewinner werden im Nachhinein informiert und veröffentlicht. Die Statements können zur Bewerbung des Nachfolgeevents genutzt werden. Wenn die Namen mitveröffentlicht werden sollen, dann brauchen Sie die Erlaubnis des Statement-Gebers.


12. Vortragsunterlagen


Vortragsunterlagen der Referenten und Links zu den Videoaufnahmen können Sie nach der Veranstaltung an die Besucher versenden. Geben Sie dabei gleich den Termin im nächsten Jahr an.


Quellen:

Elke Clausen: Digitale Transformation – So revolutionieren Sie Ihre Leadgenerierung. – Tredition Verlag, 120 Seiten, 2016.

Welt.de, aberufen am 29.01.2018: Das verdienen ehemalige Politiker mit Reden

Interessensgemeinschaft historische Baumaschinen e.V.: http://www.ighb.de