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Arvato Systems implementiert PIM-System bei Zoro Tools

Arvato Systems hat beim Werkzeug-Fachhändler Zoro Tools das PIM-System von Informatica eingeführt.
Anke Seifert | 19.12.2018
Bildquelle Arvato Systems: Schnelligkeit ist Trumpf © Anke Seifert
 

Um knapp 500.000 Artikel- und Lieferantendaten schnell importieren, bedarfsgerecht konsolidieren, effizient verwalten und kanalübergreifend ausspielen zu können, hat Arvato Systems beim Werkzeug-Fachhändler Zoro Tools das PIM-System von Informatica eingeführt. Das Product-Information-Management-Tool erlaubt, neuen Content schnell in andere Systeme zu übertragen und Massendaten gezielt zu erstellen und aufzubereiten. Daneben sorgen automatische Prozesse und eine datengetriebene Pflege der Artikelinformationen für eine nachhaltig hohe Datenqualität.

Zoro Tools Europe mit Sitz in Düsseldorf ist Deutschlands führender Online-Fachhandel für Handwerker-, Betriebs- und Industriebedarf. Das 2014 gegründete Unternehmen gehört zum US-amerikanischen Konzern W. W. Grainger, der als einer der weltweit größten E-Commerce-Anbieter von Wartungs-, Reparatur- und Instandhaltungs-Produkten Marktführer in den USA und in Japan ist. Das Sortiment von Zoro Tools umfasst knapp 500.000 Produkte: von Maschinen, Werkzeugen, Schrauben, Befestigungstechnik, Arbeits- und Schutzkleidung über Büroartikel und -einrichtung bis hin zu Lager- und Werkstattausstattung. Um Artikel- und Lieferantendaten aus unterschiedlichen Quellen schnell konsolidieren, effizient verwalten und in verschiedenen Kanälen automatisiert ausspielen zu können, brauchte Zoro Tools eine moderne Softwarelösung für das Product-Information-Management (PIM).

Datenaufbereitung und -Konsolidierung waren unmöglich

Bislang kam bei Zoro.de eine eigenentwickelte Lösung für das Management von Produkt- und Lieferantendaten zum Einsatz. Die Software war angesichts der riesigen Menge an Daten aber nicht schnell genug, um der Dynamik des E-Commerce gerecht zu werden. Die Artikeldaten neuer Lieferanten anzulegen, aufzubereiten und in die jeweiligen Online-Kanäle auszuspielen, dauerte mitunter mehrere Monate. Erschwerend kam hinzu, dass die Informationen in ganz unterschiedlichen Formaten vorlagen – von qualitativ hochwertigen Daten aus dem ERP-System über Informationen aus Excel-Listen bis hin zu Auskünften in PDF-Dokumenten. „Mit der alten Lösung war es unmöglich, professionell aufbereitete Lieferentendaten und zum Teil völlig unstrukturierte Informationen der kleinen Zulieferer zu konsolidieren“, erinnert sich Dimitri Unruh, Director IT bei Zoro.de. Eine derart schwankende Datenqualität hatte zur Folge, dass die Fachanwender bei Zoro große Probleme damit hatten, die Stammdaten zusammenzustellen. Schwierigkeiten verursachte auch das Ende der Zusammenarbeit mit Zulieferern: „Dann dürfen wir die Informationen des entsprechenden Lieferanten nämlich nicht mehr verwenden“, erklärt Unruh. Zoro konnte allerdings nicht nachvollziehen, aus welchen Quellen die Produktinformationen stammten – und lief damit ständig Gefahr, Inhalte ohne Genehmigung zu verwenden.

Informatica MDM Product 360 und Arvato Systems – ein Dream-Team
Um dem entgegenzuwirken, wünschte sich Zoro ein PIM-System, das eine unkomplizierte Integration der Lieferantendaten aus verschiedensten Quellen ermöglicht und eine automatische Content-Aufbereitung samt Qualitätsüberprüfung unterstützt. Außerdem sollte das Tool innerhalb weniger Wochen produktiv gehen. Die Lösung fand der Werkzeug-Fachhändler in Informatica MDM Product 360. „Wir haben uns verschiedene PIM-Systeme angeschaut und uns dann ziemlich schnell für die Informatica Lösung entschieden“, sagt IT-Leiter Unruh. „Sie passt perfekt für unser Geschäftsmodell und unterstützt eine sehr kurze Time-to-Market.“ Im Rahmen eines Golden-Record ist transparent nachvollziehbar, woher eine Produktinformation stammt. Außerdem ist es möglich, Massendaten automatisch – und damit sehr schnell – zu verarbeiten. In Anbetracht der kurzen Projektlaufzeit war auch die Auswahl des IT-Dienstleisters ein erfolgsentscheidender Faktor. Die Implementierung der Lösung durfte nur sechs Wochen dauern. „Wir haben uns für Arvato Systems entschieden, weil das Unternehmen auf Projekte in unserer Branche spezialisiert ist und weil wir uns aus einer früheren Zusammenarbeit schon gut kennen“, erklärt Unruh. Da nur ein einziger Workshop erforderlich war, um die Anforderungen zu erörtern, konnte die Umsetzung direkt starten. „So haben wir das Projekt gleich um mehrere Wochen verkürzt.“

Just in time
Und tatsächlich: Nach drei Wochen stellte Arvato Systems ein Testsystem bereit, nach sechs Wochen einen ersten Produktivstand, den die Partner im Anschluss gemeinsam agil weiterentwickelt haben. „Bereits die erste Version war deutlich besser als die vorherige Lösung“, freut sich Unruh. Und das, obwohl es aufgrund des Zeitdrucks keine Testphase gab. Auch wenn alles reibungslos lief, war die Umsetzung eine komplizierte Herausforderung. Parallel zur Implementierung musste Arvato Systems das alte System ablösen und die erforderlichen Schnittstellen zu den ERP-, Warenwirtschafts- und Shop-Systemen integrieren. Auch bei der Migration der Daten vom alten in das neue Tool war größte Sorgfalt geboten. „Die Bestandsdaten ohne Fehler in die PIM-Lösung zu übertragen, war wegen der verschiedenen Schnittstellen nicht ganz leicht“, erklärt Unruh. Ebenso kompliziert war es, die späteren Anwender im Umgang mit der völlig unbekannten und komplexen Software zu schulen. „Auch das passierte parallel zur Implementierung“, so Unruh. Hierbei hat Arvato Systems ebenfalls wertvolle Hilfestellung geleistet. Die Spezialisten des Systemintegrators haben die IT-Experten bei Zoro geschult, die ihr Wissen dann später intern weitergegeben haben – Wissenstransfer par excellence.

Produktinformationen reibungslos importieren
Seit dem Go-live profitiert Zoro.de von den Vorteilen seines PIM-Systems gleich mehrfach. Zum einen ist es heute möglich, Artikel- und Lieferantendaten einfach und schnell in das Tool zu importieren. Obwohl sich die Qualität der gelieferten Informationen stark unterscheidet – von strukturierten Daten aus ERP- und Warenwirtschaftssystemen bis hin zu zusammenhanglosen Informationen aus Excel-Dateien –, erfolgt der Import völlig reibungslos. Zum anderen ist die Datenqualität nachweislich gestiegen. Wenn Zoro.de neue Distributoren einbindet, die Produkte verschiedener Hersteller und Lieferanten im Angebot haben, braucht es einen zuverlässigen Datenabgleich. „Wir müssen wissen, ob und wie viele der potenziell neuen Artikel wir bereits im Sortiment haben“, erklärt Unruh. „Dank Informatica MDM Product 360 können wir Dubletten einfach erkennen und die neuen Produktinformationen schnell in andere Systeme ausspielen. Was früher Wochen gedauert hat, geschieht heute innerhalb von Stunden.“

Effiziente Content-Aufbereitung und Sortimentssteuerung
Deutlich effizienter gestaltet sich auch die Content-Aufbereitung. Angesichts eines Sortiments von knapp 500.000 Produkten ist es nicht sinnvoll, Einzelartikel zu pflegen. Stattdessen werden Massendaten automatisch erzeugt, verarbeitet, aufbereitet und gezielt überprüft. Das PIM-System informiert den Anwender darüber, welche Informationen an welcher Stelle zu pflegen sind. Darüber hinaus ermöglicht es Zoro.de auch eine effizientere Sortimentssteuerung. Da alle Ausgabekanäle in der PIM-Lösung als zentraler Plattform integriert sind, erhalten die Anwender einen jederzeit transparenten Überblick über vorhandene und veröffentlichte Daten. Sie können immer nachvollziehen, welcher Artikel mit welchem Inhalt in welchem Kanal publiziert ist.

Prozessautomatisierung steigert Datenqualität
Mit Einführung des neuen PIM-Systems hat Zoro.de eine Reihe automatischer Prozesse etabliert. So werden neue Daten automatisch in das Profil des jeweiligen Lieferanten eingespielt und ebenso automatisch auf ihre Qualität beziehungsweise fehlende Informationen hin überprüft. Auch im Vorfeld ihrer Veröffentlichung in verschiedenen Ausgabekanälen lässt sich automatisch analysieren, ob sich die Daten im Vergleich zu einem früheren Publikationszeitpunkt verändert haben. „Das Tool weist uns zum Beispiel darauf hin, wenn es abweichende Preise feststellt“, so Unruh. „Wir wollen Preise ganz bewusst nicht automatisch ändern, sondern dies auf Basis einer bewussten Entscheidung tun.“ Daneben informiert das PIM-System auch über weitere Abweichungen. Sollte ein Datensatz etwa kein Produktbild haben, stoppt das Tool den Veröffentlichungsprozess und unterrichtet den zuständigen Mitarbeiter, sodass er die Produktinformationen entsprechend vervollständigen kann. Außerdem hat Zoro.de verschiedene Qualitätsvorgaben definiert. „Bei einigen Produkten dürfen wir nicht über mögliche Zölle informieren oder Garantiebedingungen angeben“, sagt IT-Leiter Unruh. Sollte das Tool hier Unstimmigkeiten bemerken, schlägt es Alarm.

An den individuellen Bedarf weiter anpassen
IT-Leiter Dimitri Unruh ist mit seiner Entscheidung für Informatica MDM Product 360 und Arvato Systems sehr zufrieden: „Das neue PIM-System verschafft uns eine vollumfassende und transparente Sicht auf jegliche Lieferanten- und Artikelinformationen, die wir datengetrieben pflegen können.“ Inzwischen haben Zoro.de und Arvato Systems das Tool weiter angepasst, etwa um neue Sortimente einfach einbinden zu können. Sollten Verpackungen mit Gefahrensymbolen versehen sein, lässt sich auch diese Information nun im PIM hinterlegen. Für eine kontinuierliche Steigerung der Datenqualität sollen zukünftig auch Lieferanten auf das System zugreifen dürfen, um ihre Produktdaten selbst zu pflegen. Um den Prozess zu vereinfachen, arbeitet Zoro.de an definierten Content-Vorgaben für Premium-Artikel. „Vorgaben sind bei einer Fliegenklatsche für 1 Euro wenig sinnvoll“, so Unruh. Für hochpreisige Artikel wie Werkzeugwägen hingegen entwickelt Zoro.de gemeinsam mit Lieferanten und Herstellern momentan verbindliche Vorgaben – für eine bestmögliche Präsentation der Produkte.

Alles richtig gemacht
Mit dem Rollout ist die Zusammenarbeit zwischen Zoro Tools und Arvato Systems keinesfalls beendet. Dass Arvato Systems auch Wartung, Support und Pflege der Lösung übernommen hat, gibt Zoro.de die Sicherheit, immer auf dem aktuellen technologischen Stand zu sein. Bei Zoro.de weiß man um das große Engagement, das der IT-Dienstleister in das Projekt investiert hat. „Dass wir den engen Zeitplan einhalten konnten, stellt die Kompetenz von Arvato Systems eindrucksvoll unter Beweis“, konstatiert Unruh. „Wir waren und sind überzeugt davon, dass Arvato Systems genau der richtige Partner für uns ist. Darum werden wir auch in Zukunft auf die Unterstützung von Arvato Systems setzen.“