Die Macht des gesprochenen Wortes

Digitale Konferenzen: Gekommen um zu bleiben! Die Corona-Pandemie stellt so ziemlich alle Routinen rund um die Planung von Konferenzen auf den Kopf. Das mit dem Comeback von Präsenztreffen die alten Routinen wieder greifen und Online- sowie Hybridveranstaltungen auf die Ersatzbank zurückdrängen, ist ein Irrglaube. Ganz im Gegenteil – sie avancieren mehr und mehr zum täglich′ Brot von Entscheidungsträger*innen.

Doch gut durchdachte Online- und Hybridveranstaltungen verlangen den Unternehmen in puncto Veranstaltungsplanung einiges ab. Insbesondere Remote- und Mischevents mit hohem Internationalisierungsgrad bergen neben vielen Chancen auch Herausforderungen. Mit welchen Lösungsansätzen diesen Challenges zu begegnen ist, um Event-Planer*innen und Dolmetschenden einen optimalen Ablauf der Audio- und Videoübertragung zu gewährleisten, verraten die folgenden Einblicke.

Gamechanger Akustik

Remote-Veranstaltungen bergen tückische Hindernisse. Eine instabile Internet-Leitung sorgt auf Seiten der Dolmetscher*innen und Teilnehmer*innen gleichermaßen für erhebliche Schwierigkeiten. Unter einer zu großen Latenzzeit, erstarrten Videosequenzen und qualitativ minderwertigen Headsets leidet die Akustik und daran angedockt die inhaltliche Qualität der Konferenz.

Sprachbarrieren, hervorgerufen durch minderwertige Akustik schneiden das Publikum von relevanten Präsentationsinhalten ab und schaden massiv der Kommunikation. Für eine akustisch gelungene Remote- oder Hybridveranstaltung empfehle ich die Sicherstellung folgender Punkte:

• Garantie eines geräuscharmen Arbeitsumfelds während des gesamten Events
• Erfahrene Tontechniker*innen führen eine Begehung der Veranstaltungsräumlichkeiten durch, um so von Beginn an die bestmögliche Akustik herzustellen
• Vor jeder Veranstaltung stehen eine Einweisung sowie ein Dry-Run der Dolmetscher*innen
• Leistungsfähige, kompatible Hardware und eine stabile Internetverbindung sind für alle Teilnehmer*innen und Dolmetscher*innen zugänglich

Alles im Blick

Checklisten und Briefing-Gespräche sichern einen reibungslosen Veranstaltungsablauf, vermeiden dabei Fettnäpfchen und machen den Erfolg planbar. Eine gute Event-Organisation minimiert unerwünschte Überraschungen und schenkt gleichzeitig Sicherheit. Am Anfang einer erfolgreichen Online-Konferenz steht die Entscheidung für eine passende Videokonferenzlösung. Hier rate ich zur Nutzung gängiger Formate – für die die Veranstalter*innen eine Lizenzierung und Teilnehmer*innen die aktuelle Software-Version benötigen, um auf das vollumfängliche Leistungsspektrum des Arbeitstools zugreifen zu können. Frühzeitiger Klärungsbedarf besteht ebenfalls mit Blick auf die Rahmenbedingungen der Veranstaltung, also beispielsweise die Definition des Events als Webinar oder die spätere Nutzung von Recordings. Die Leitung einer Online-Session übernimmt bestenfalls ein geschulter Moderator, dem weitere Co-Hosts als Instrument der Absicherung zur Seite stehen. Kennen alle Teilnehmenden den zeitlichen Ablauf und die geplanten Präsentationen der Konferenz rechtzeitig, beugt dies Unklarheiten vor.

Communication is Key

Neben der Technik bereiten beauftragte Dolmetschdienstleistende auch die Teilnehmer*innen selbst auf Konferenzen vor. So hilft es, wenn sprachliche Eigenarten wie Dialekte, Akzente oder Sprachfehler den Dolmetschenden von Anfang an bekannt sind. Doch Vorsicht: Kurzfristiges Sprach- Coaching der Redner*innen erzeugt unbeabsichtigt psychologischen Druck. Die Redegeschwindigkeit ist unveränderbar – Stellschrauben drehen Planende gegebenenfalls mit Blick auf Lautstärke, Deutlichkeit und Satzlänge.

Auch die Qualität der Veranstaltungseinladung spielt eine große Rolle. Sie sollte den Anspruch eines intuitiven, serviceorientierten Invites erfüllen, der die wichtigsten Informationen übersichtlich zusammenfasst – als besonders beliebt, besonders auf Management-Ebene, erweisen sich Einladungen mit der sogenannten “One Tap Dial-In”-Funktion.

Zukunftsfähigkeit durch Voraussicht

Zeit, eine Zwischenbilanz zu ziehen: Hybrid- und Remoteveranstaltungen erfreuen sich als moderne Kommunikations- und Interaktionskanäle stetig wachsender Beliebtheit und entsprechen dem New Work Zeitgeist. Gleichzeitig ruft die Arbeitswelt der Zukunft neue Herausforderungen auf den Plan.

Misch- und Onlineevents erfordern agile Teams, empathisches Teamwork und Soft-Skills- Entwicklung. Die neuartigen Arbeitsformen gelten als Potenzialträger, die die Kreativität von Unternehmen und Mitarbeiter*innen gleichermaßen durch die Eröffnung ungeahnter Möglichkeiten befeuern. Dazu zählen die Globalisierung von Belegschaften und Kundenkreisen, ortunabhängige Meetings und nicht zuletzt Klimaschutz durch Verzicht auf Business-Reisen. Gleichzeitig bedarf das noch unbekannte Terrain erhöhter Behutsamkeit und Geduld, um Unsicherheiten und Fehlern vorzubeugen. Die innovativen Medien Hybrid- und Remote-Work bedingen die Integration anderer Spielregeln.

Es lohnt sich darüber nachzudenken, Unterstützung durch einen erfahrenen, externen Dienstleister heranzuziehen. Die Durchführung einer komplexen Veranstaltung als integrierte Dienstleistung aus einer Hand entlastet die Auftraggebenden, wirkt qualitätssichernd und vermeidet ein Fingerpointing zwischen den Beteiligten nach der Veranstaltung.