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Das soziale Netzwerk für‘s Büro

Eine Plattform, über die intern Dokumente ausgetauscht werden könnten, wäre ein guter Anfang.
Achim Hornecker | 06.12.2010

Dieser Beitrag erschien im Buch zum Wirtschaftsforum Wetzlar (S. 173)

Das Buch zum Wirtschaftsforum Wetzlar:
http://www.marketing-boerse.de/Buch/details/Mut-und-Innovation-fuer-einen-neuen-Mittelstand-in-Deutschland---Wirtschaftsforum-Wetzlar-2010-1




Soziale Netzwerke sind derzeit voll im Trend: wichtige und unwichtige Nachrichten
verbreiten sich über Twitter, Bilder per Flickr und Videos über YouTube. Facebook
ist mit über 400 Millionen Benutzern inzwischen „einwohnerstärker“ als die USA.
Kommunikation und Informationsaustausch über’s Internet sind einfach, schnell
und kostengünstig geworden. Während soziale Netzwerke im privaten Bereich,
insbesondere in den Kinderzimmern derzeit massiv Einzug halten, bewegen sich
viele mittelständische Unternehmen dazu im Vergleich noch auf dem Stand der
ersten Postkutschen, teilweise sogar fast im wahrsten Sinne des Wortes, wenn
sich Mitarbeiter in leitenden Funktionen beispielsweise Ihre Emails ausdrucken und
mit der Postmappe vorlegen lassen.

Wie schön und vor allem nützlich wäre es, wenn die Mitarbeiter im Unternehmen
ähnlich effiziente Werkzeuge nutzen könnten, wie sie es inzwischen im Privaten
gewohnt sind. Natürlich hat ein Unternehmen ganz andere Ansprüche an ein internes
Informationsnetzwerk, ein Einsatz von Twitter oder Facebook im Unternehmen
stünde allein schon aus Gründen des Datenschutzes jenseits jeder Diskussion.
Aber eine Plattform, über die schon mal intern Dokumente ausgetauscht werden
könnten, wäre vielleicht ein guter Anfang. Außerdem wäre eine Wissensdatenbank
ganz gut, so eine Art Wikipedia für das Unternehmen, in der das Wissen der
Mitarbeiter gesammelt und koordiniert werden könnte. Gut wären auch bestimmte
Arbeitsbereiche, in denen Gruppen für bestimmte Projekte ihre Dokumente,
Termine und Aufgaben ablegen und koordinieren könnten. Auch die Kommunikation
des Unternehmens mit der Außenwelt müsste abgebildet werden. So müssten
beispielsweise Beschwerden gesammelt, ausgewertet und in Verbesserungen
umgewandelt werden können. Außerdem wären noch die vielen hundert kleinen
Abläufe im Unternehmen zu nennen, welche sich über eine solche Plattform idealerweise
abwickeln ließen, von der Urlaubsbeantragung bis hin zur Stundenerfassung.

Über ein solches internes Netzwerk für Unternehmen haben sich auch die Entwickler
des Softwarekonzerns Microsoft Gedanken gemacht. Heraus kam der
SharePoint Server, der seit einigen Jahren auf dem Markt ist und in diesem Jahr
in der Version 2010 veröffentlicht wurde. Der SharePoint Server ist eine Webanwendung
für Unternehmen, welche als zentrale Informationsplattform eingesetzt
werden kann. Neben umfangreichen Möglichkeiten zum Informations- und Dokumentenmanagement
verfügt der SharePoint Server über mächtige Methoden
zur Automatisierung von Workflows und damit von Geschäftsprozessen, welche
über solche Workflows abgebildet werden. Alle Informationen können per Internetbrowser
abgerufen werden, jedoch besteht auch eine enge Verzahnung mit
den Microsoft-Office-Produkten wie Word, Excel und Outlook, welche in vielen
Unternehmen bereits standardmäßig eingesetzt werden. So ist eine Bearbeitung
von Dokumenten auf dem SharePoint Server mit Word ebenso mühelos möglich, wie von der eigenen Festplatte aus. Jedoch unterliegen sie bei Bedarf dem
SharePoint-eigenen Versionsmanagement. Tabellen lassen sich einfach zwischen
Excel und SharePoint abbilden, wodurch Unternehmensinformationen einfach und
zeitnah zur Verfügung gestellt und ausgewertet werden können. Termine und Aufgaben
erscheinen in Outlook, so dass keine Notwendigkeit besteht, verschiedene
Systeme zu pflegen und zu aktualisieren.

In immer mehr Unternehmen spielt auch das Qualitätsmanagement eine immer
größere Rolle. Egal ob Automobilindustrie, Medizintechnik oder auch andere Branchen,
ein solides Qualitätsmanagement wird auch vom Mittelstand immer stärker
eingefordert. Viele Unternehmen scheuen diesen Schritt auf Grund von hohen
Kosten, welche die Einführung und Pflege eines solchen Systems zur Folge hat.
Auch hier kann eine solide IT-Infrastruktur helfen. Im Qualitätsmanagement kann
der SharePoint Server seine Trümpfe voll ausspielen: Dokumentenmanagement
und automatisierte Prozesse helfen nicht nur, beim Qualitätsmanagement Kosten
zu sparen, sondern sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren: der Erhaltung
und Steigerung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen anstatt das
Management überbordender Bürokratie. Die zufriedenen Kunden gibt es dann
noch obendrauf.

Als Webtechnologie ist der SharePoint Server per Browser erreichbar, eignet sich
also auch ideal für Unternehmen, die auf unterschiedliche Standorte verteilt sind
oder deren Mitarbeiter oft von unterwegs oder zu Hause Zugriff auf Unternehmensdaten
benötigen. Dabei unterstützt SharePoint alle aktuellen Sicherheitstechnologien
sowie bei Bedarf ein umfangreiches Rechte- und Rollensystem. Somit
ist sichergestellt, dass nur die Informationen an die jeweiligen Mitarbeiter gehen,
für die sie auch bestimmt sind. Und davon können sie wiederum nur von denen
verändert werden, die auch dazu befugt sind.

Was sollte also ein Unternehmen noch davon abhalten, den SharePoint Server
einzusetzen? Zum einen natürlich die damit verbundenen Kosten sowie das Knowhow,
welches zur Wartung dieser Technologie notwendig ist. Hierzu bietet Microsoft
inzwischen die Möglichkeit an, für unter 10 € pro Monat und Benutzer die
SharePoint Dienste auch Online über ein Hochsicherheitsrechenzentrum zu beziehen.
Auf diese Weise spart man sich Einrichtungs- und Wartungskosten und hält
die Kostenstruktur so einfach und übersichtlich wie die Handyrechnung.

Dr. rer. nat. Achim Hornecker
Experte im Bereich Softwareentwicklung und
SharePoint, Webservice Gohl