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Die digitale Pressemappe

Das gehört dazu, um Journalisten von der Kompetenz des Unternehmens zu überzeugen
Dominik Ruisinger | 10.11.2009
Der Pressebereich wird auch als Pressecenter, Presse-Lounge oder Mediencenter bezeichnet. Unabhängig von der Begrifflichkeit sollte er die Bezeichnung „Lounge“ oder „Center“ verdienen. Dazu muss sich jeder des Aufwands beim Aufbau bewusst sein.



So sollte die digitale Pressemappe kontinuierlich aufgebaut und mit Inhalten gefüllt werden, um Journalisten von der Kompetenz des Unternehmens zu überzeugen. Und dies gehört dazu:



Pressemitteilungen

Stellen Sie Ihre aussagekräftigem Pressemitteilungen chronologisch nach Datum geordnet, mit Titel, Untertitel sowie drei- bis vierzeiligem Leadtext auf die Website. Sie sind übersichtlich im Aufbau, sauber in der Sprache und lassen sich am Bildschirm sofort lesen, drucken und zusätzlich als PDF-Dokument herunterladen. Das Wichtigste steht am
Anfang, der Gesamttext ist mit Aufzählungen, Zwischentiteln klar gegliedert, damit Journalisten den Inhalt querlesen können. Auch ein Ansprechpartner als Pressekontakt mit Name, Telefon, Fax, E-Mail gehört zur professionellen Pressemitteilung im Netz. Vorbildlich geschieht dies im Pressebereich der Deutschen Bank unter www.deutschebank. de/presse. Jeder Journalist erkennt am Titel und Lead sofort, ob für ihn die Pressemitteilung von Interesse ist
– oder nicht.



Im optimalen Fall verlinken Sie die Pressemitteilung mit weiteren Dokumenten, Video- und Audio-Files sowie mit Zahlen, Interviews, Studien und Produkttests, damit der Journalist bei Bedarf noch tiefer in das Thema vordringen kann. Wichtig: Jedes Dokument hat einen eigenen eindeutigen Titel, Untertitel beziehungsweise Leadtext. Damit muss kein Journalist eine gesamte Pressemappe öffnen, durchsuchen oder gar herunterladen, sondern kann sich auf die gewünschten Einzeldokumente konzentrieren. Dies ist auch die Voraussetzung für den Versand von Pressemitteilungen mit Footer und Links wie weiter
unten beschrieben.



Pressearchiv

Im Pressearchiv befinden sich alle bisherigen Pressemitteilungen.
Chronologisch sind sie mit Titel, Untertitel und thematischem Anriss vorgestellt. Ein Link führt zum Gesamttext, der ebenfalls als PDF-Dokument zum Download bereitsteht. Bei größeren Pressearchiven sind die Pressemitteilungen zur besseren Übersicht und zum schnelleren Zugriff auf Jahresarchive aufgeteilt.



Pressespiegel

Im Pressespiegel stehen die Veröffentlichungen über das Unternehmen, im Fachjargon „Clippings“ genannt. Aber Vorsicht: Dies muss erlaubt sein. Bevor Sie einen Artikel auf Ihrer Website veröffentlichen, haben Sie über ein Medienbeobachtungsinstitut oder den Pressemonitor diese Möglichkeit gebucht vom Journalisten die schriftliche Genehmigung erhalten, oder Sie nutzen das Zitatrecht. So darf jeder Zitate aus Publikationen auf die eigene Website stellen, solange sie ihn betreffen. Diese müssen jedoch mit einer Quelle versehen werden, aus der klar hervorgeht, aus welchem Beitrag zitiert
wird.



Medientermine

Ein praktischer Service für Journalisten ist ein Überblick über relevante Medien- und Branchentermine. Pressekonferenzen, Jubiläen, Messeauftritte, Events und Tage der offenen Tür werden dazu inhaltlich kurz vorgestellt.



Hintergrundinformationen

Wer den Pressebereich auf Pressemitteilungen beschränkt, vergibt Chancen auf relevante Journalistenkontakte. Gute Hintergrundinformationen machen das Unternehmen erst zum kompetenten Medienpartner. Kurzprofil, Faktenblätter und Zeittafeln beantworten die Fragen, womit sich die Firma beschäftigt, welches die wichtigsten Entwicklungsschritte waren, wer Gesellschafter und Kooperationspartner sind, auf welche Produkte das Unternehmen – im Vergleich zur Konkurrenz – spezialisiert ist. Auch ein Organigramm, Reden und Vorträge, Präsentationen und Interviews sind als Download
anzubieten.



Services

Je besser der Journalist informiert wird, desto wahrscheinlicher wird er wiederkehren. Bieten Sie ihm daher zahlreiche Services an. Stellen Sie ihm zum Beispiel Ihre Firmen- oder Mitarbeiterzeitung, interessante Studien, Branchenlinks und Checklisten zum Kernthema bereit. Auch Einladungen zur nächsten Onlinepressekonferenz, zur Messe, zu Hauptversammlungen, zu Produkttests oder anderen wichtigen Events
zählen dazu. Warum bieten Sie nicht ein Lexikon mit der
Erklärung der wichtigsten Begriffe an, wie das „Pensionsversicherungs-
ABC“ des Hauptverbands der österreichischen Sozialversicherungsträger oder das umfangreiche Bank- und Börsenlexikon der Deutschen Bank? Letzteres leider nur im IR-Bereich. Journalisten werden es Ihnen danken – und wiederkehren.



Pressekontakt

Viele Journalisten suchen online nach Ansprechpartnern, mit denen sie sich in Verbindung setzen können. Unter Pressekontakt sollte sich dieser daher mit seinen kompletten Angaben befinden. Das heißt: Name, Funktion, Postanschrift, Telefon, Fax, Mobiltelefon, E-Mail. Auch ein Foto trägt zu einer persönlichen Kommunikation bei.



Presseverteiler

Die Onlinepressearbeit ist darauf ausgelegt, dass Pressemitteilungen
nicht nur zugesandt werden, sondern sich auch abonnieren lassen. Dies sollten Sie ermöglichen. Bieten Sie ein Formular an, über das sich Journalisten in den Presseverteiler aufnehmen und wieder streichen lassen können. Begrenzen Sie Pflichtangaben auf EOnline-Mail, Name und Vorname und lassen Sie Journalisten selbst entscheiden, wie sie Pressemitteilungen erhalten wollen: per E-Mail als HTML- oder Nur-Text-Dokument oder als Alternative per RSS-Newsfeed, wie dies zum Beispiel Siemens in Österreich bereits seit 2004 anbietet. Auch dies ist ein moderner Pull-Service.



Bildmaterial

"Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte.“ – Gute Bilder gehören daher zum Kern jeder Medienarbeit – und in jede Presse-Lounge. Bei vielen Angeboten läuft jedoch nicht nur Journalisten ein Schauder über den Rücken: geringe Auflösung, unscharfe Profile, unruhige Hintergründe, fehlende Beschriftung. Wenn Sie ein professionelles Bild abgeben
wollen, achten Sie auf Folgendes:



1) Format

Alle Bilder stehen in einer Auflösung von 300 dpi und 72 dpi zur Verfügung. Thumbnails, also ganz kleine Bilder, zeigen das Bildmaterial ohne größere Ladezeiten sofort im Überblick. Jedes Bild ist ergänzt mit Kurzinfo und Hinweisen zur Quelle. Ein positives Beispiel ist wieder die Website der Deutschen Bank. In der Bilddatenbank finden
sich qualitativ hochwertige Bilder der Vorstände. Alle Portraits sind versehen mit Namen, Titel, Aufgabenbereich und kurzer Beschreibung. Die Bilder sind scharf, haben einen klaren Hintergrund, bilden freundlich lächelnde Menschen ab und geben ein professionelles Bild ab.



2) Inhalt

Wer sich im Bildbereich auf Logos und Portraits der Geschäftsführung beschränkt, vergibt Chancen. Medien benötigen Vielfalt! Inszenierte Abbildungen der Produkte, lebhafte Impressionen aus dem Unternehmen, spannende Außenaufnahmen sind zur Bebilderung von Beiträgen hilfreich.Warum sollten Medien diese nicht nutzen? Und das Unternehmen selbst wird zumindest unter dem Foto als Quelle genannt. Perfekt zeigt dies die BEHR GmbH & Co. KG mit ihrer Topbilddatenbank auf www.behrbild- datenbank.de. Über einhundert Bilder stehen sauber geordnet nach Produkten, Menschen, Standorten, Einrichtungen, Historie et cetera zur Verfügung. Alle Bilder sind mit Hinweisen zum Inhalt, zur Quelle und zum Download ergänzt. Im Fenster „Bild-Info“ lassen sich Bildunterschrift oder Aufnahmedatum
abrufen, im Fenster „Downloads“ alle Bilder in 300 dpi Auflösung als Präsentationsbild oder als Feindaten für Druckerzeugnisse herunterladen oder per CD-ROM oder DVD bestellen.



3) Grafiken

Ein vernachlässigter Service ist die Bereitstellung von Grafiken, von denen sich Journalisten „bedienen“ können. Vorbildlich zeigt dies der erwähnte Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger, der zahlreiche Grafiken mit Größenangaben und als Farb- und Schwarz-Weiß-Version zum Download bereitstellt.