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Web 2.0 oder: Kampf der täglichen E-Mail-Flut!

Die kontinuierliche Versorgung mit aktuellen und vor allem relevanten Informationen ist ein zentraler Wettbewerbsfaktor für Unternehmen
Berlecon Research GmbH | 26.04.2007

Die kontinuierliche Versorgung mit aktuellen und vor allem relevanten Informationen ist in der Wissensökonomie ein zentraler Wettbewerbsfaktor für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Informationen und Wissen werden dabei in einem Arbeitsumfeld ausgetauscht, das zunehmend in flexibel zusammengesetzten Teams organisiert ist. Der Versuch, sich gegenseitig in diesen vernetzen Unternehmensstrukturen auf dem Laufenden zu halten, führt nicht zuletzt zu heillos überfüllten E-Mail-Postfächern. Dabei ist in vielen Fällen nur ein Teil der Nachrichten für den Adressaten tatsächlich relevant. In der Mailbox nachträglich die Spreu vom Weizen zu trennen, ist jedoch ein zeitaufwändiger und unproduktiver Prozess, in dem wichtige Informationen verloren gehen können. Innovative Web 2.0-Technologien wie Weblogs oder Wikis können eine sinnvolle Ergänzung für den massenweisen Austausch von E-Mails sein und die Informationsflut beherrschbarer machen.

Einer der zentralen Vorteile von Blogs und Wikis ist die Kanalisierung des Informationflusses. So setzen aus Sorge, doch noch jemanden vergessen zu haben, viele E-Mail-Schreiber sicherheitshalber alle Abteilungskollegen und Kooperationspartner ins cc. Es bleibt dann dem einzelnen Empfänger überlassen, über die Relevanz der Nachricht zu entscheiden. Die Verbreitung von Informationen auf Blogs und Wikis gibt den Mitarbeitern dagegen die Möglichkeit, aktuelle Nachrichten gemäß ihren Interessen mit Hilfe von RSS-Feeds und Newsreadern zu abonnieren – aus einer oft missverstandenen "Bringschuld" der Sender wird so eine größere Wahlfreiheit der Empfänger.

Auch die chronologische Organisation der Inbox gibt über Relevanz und Kontext der Nachricht kaum Aufschluss. Da die Betreffzeilen oft wenig aussagekräftig formuliert sind, bleibt dem Adressat im Zweifelsfall nichts anderes übrig, als den ganzen Text wenigstens zu überfliegen. Zwar sind auch Blogs chronologisch geordnet, durch ihren inhaltlichen Fokus können sie vom Leser jedoch leichter projekt- oder themenbezogen zugeordnet werden. Darüber hinaus bieten Blogs und Wikis mit Instrumenten wie Tagging (also der systematischen Verschlagwortung), Kategorisierung sowie Verlinkung der einzelnen Beiträge vielschichtige Orientierungsmöglichkeiten für die Leser.


Neuer Berlecon-Report zum Thema:

Web 2.0 in Unternehmen -- Potenziale von Wikis, Weblogs und Social Software (04/2007)

Der Berlecon-Report analysiert das Potenzial von Web2.0-Anwendungen im internen Unternehmenseinsatz. Der Fokus liegt auf Weblogs und Wikis, aber auch Social-Bookmarking- und Social-Networking-Tools, die bereits heute relativ einfach in Unternehmen effizienzsteigernd eingesetzt werden können. Es werden die wichtigsten Herausforderungen und Erfolgsfaktoren beleuchtet und die Einsatzszenarien anhand von Fallbeispielen illustriert.

Preis: 290,00 € netto, Small Business Edition (Einzelplatzlizenz, PDF-Version).

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Wissen ruht auch nicht mehr allein auf den Rechnern der Mitarbeiter und geht im schlimmsten Fall mit deren Ausscheiden verloren, sondern bleibt auf den Blogs und Wikis unternehmensweit verfügbar und durchsuchbar. Die unternehmensweite Verfügbarkeit ist einer der Erfolgsfaktoren von Blogs und Wikis, ansonsten würden mit ihrer Einführung lediglich neue Wissenssilos geschaffen, die einer effizienten Verbreitung des Wissens entgegenstehen. Denn auch wenn individuell als wichtig eingestufte Blogs bereits abonniert sind, kann Information durchaus auf einer zuvor nicht beachteten Plattform interessant werden.

Die intensive Nutzung der neuen Informationskanäle ist dabei eine zentrale Voraussetzung für ihren effizienten Einsatz. Denn Blogs und Wikis leben von der Unterstützung der Mitarbeiter. Im Gegensatz zur privaten "Blogosphäre" ist es aber nicht selbstverständlich, dass Mitarbeiter aus intrinsischer Motivation heraus anfangen, Einträge in Weblogs und Wikis zu lesen und vor allem zu schreiben. Zwar können sich Mitarbeiter als Experten auf ihrem Gebiet profilieren. Wenn aber die Nutzung darauf beschränkt bleibt, besteht die Gefahr, dass die neuen Tools nach einer euphorischen Testphase nicht weiter genutzt werden.

Um die Mitarbeiter langfristig zu überzeugen, sollten Web 2.0-Anwendungen daher von Anfang an gezielt in alltägliche Prozesse und Arbeitsabläufe integriert werden. So können beispielsweise die Mitglieder eines Projektteams – oder auch der Projektleiter – festlegen, dass die Dokumentation und Koordination primär über das Projekt-Wiki erfolgen soll. Durch diesen gezielten Einsatz haben Wikis und Weblogs im Unternehmensumfeld automatisch einen klar erkennbaren Fokus.

Im Gegensatz zum privaten Umfeld kann es darüber hinaus im Einzelfall sinnvoll sein, die Nutzung von Web 2.0-Anwendungen zu beschränken. Diese fördern und fordern zwar grundsätzlich eine offene authentische Kommunikation und zeichnen sich durch dezentrale Selbstorganisation aus. Das bedeutet aber nicht, dass sie immer vollkommen ohne Beschränkungen genutzt werden sollten. Wird etwa ein Blog zur Dokumentation im Rahmen der Produktentwicklung eingesetzt, kann seitens des Unternehmens kein Interesse an Offenheit nach Außen bestehen. Sogar innerhalb des Unternehmens ist dann Sichtbarkeit und Partizipationsmöglichkeit auf einen klar abgegrenzten Kreis beschränkt. In Fällen wie diesen hat der Schutz unternehmenswichtiger Informationen Vorrang.

Die Web 2.0-Welt in Unternehmen ist also weniger bunt und revolutionär, als dies im privaten Umfeld gerne suggeriert wird. Viel eher kann die innovative Umsetzung der neuen Technologien zu Revolutionen auf den Gebieten führen, die für den Unternehmenserfolg am Ende zählen: Etwa einer verbesserten Produktentwicklung oder der produktiveren Nutzung von Arbeitskraft durch relevantes und auffindbares Wissen.

Philipp Bohn (pb@berlecon.de)