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Elektronischer Dokumentenversand – Kostenreduzierung in signifikanter Höhe

Inhouse- oder ASP-Betrieb

Auf dem deutschen Markt gibt es mehrere Lösungen, die diese Anforderungen – im Idealfall vollständig – erfüllen. Bei der Wahl zwischen Inhouse- oder ASP-Betrieb entscheiden sich viele Unternehmen zunehmend für letzteren. Für eine ASP-Lösung spricht in erster Linie, dass das Unternehmen keinerlei Neuinvestitionen in die Soft- oder Hardware tätigen muss und die Integration in die vorhandene IT-Landschaft problemlos und schnell erfolgen kann. Daher bietet es sich gerade für kleine und mittelständische Unternehmen an, sich für einen Dienstleister zu entscheiden. Aber auch für große Firmen hat die Inanspruchnahme eines externen Anbieters Vorteile: Die Volumina der versandten Dokumente und die Ausfallsicherheit ist in der Regel deutlich höher als bei einer Inhouse-Lösung. Hohe Ausfallsicherheit und unbegrenzte Volumina garantiert seinen Kunden beispielsweise Premiere Global Services (vormals XPEDITE Systems), einer der führenden Anbieter von Kommunikationslösungen.

Die Lösung

„Statement Manager“ nennt Premiere Global Services seine automatisierte Lösung zum elektronischen Dokumentenversand, die alle Anforderungen an eine sichere und schnelle Übertragung von sensiblen Dokumenten erfüllt.

Die benötigten Daten werden über eine konfigurierbare Schnittstelle direkt aus der Hostanwendung des Unternehmens übernommen. Der Einsatz ist durch die universelle Datenbankanbindung und die Kompatibilität mit allen gängigen Dateiformaten beinahe uneingeschränkt. Die Applikation unterstützt zahlreiche Dokumentenformate, wie zum Beispiel WORD, PDF, TIF, EXCEL, ASCII Text, GIF, JPG oder EBCDIC Text, und komplette Branchenlösungen. So können beispielsweise aus der PR/IR Datenbank Convento, dem im Bankenbereich verbreiteten MQ Series System oder aus SAP die Transaktionsdaten und Empfängeradressen ohne Änderungen übernommen werden.

Der Versand erfolgt je nach Kundenwunsch per Fax, eMail oder Telex, auch eine Kombination der Versandwege kann gewählt werden. Die Option SecureMail ermöglicht es, vertrauliche Dokumente wie z.B. Kontoauszüge mit Passwortschutz zu versenden, d.h. der Empfänger kann die Mail erst nach der Eingabe eines Passworts öffnen.

Nach der Übermittlung via Fax oder eMail können die Versandstatistiken direkt über das Internet abgerufen werden oder sie werden automatisch in die unternehmenseigene Datenbank zur Überprüfung und zum Reporting eingespielt.

Die Vorteile

Dass die Handling- und Portokosten sinken, liegt auf der Hand. Doch neben Kosteneinsparungen bringt der Service Absender und Empfänger weitere Vorteile. Durch die einfache Bearbeitung, Weiterleitung und Archivierung der digitalen Dokumente reduziert sich der Zeit- und Personalaufwand für beide Seiten. Fehler, die bei manueller Dateneingabe häufiger auftreten, lassen sich durch die automatisierte Datenübernahme weitgehend vermeiden. Dies alles führt in letzter Konsequenz auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -bindung, durch die sich das Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern kann.

B + S Card Service GmbH

Der „Statement Manager“ wird von vielen namhaften Unternehmen bereits länger genutzt, z.B. in der Finanzdienstleistungsbranche. So wickelt beispielsweise die B + S Card Service GmbH, einer der führenden Dienstleister für Kartenzahlungen in Deutschland, seit elf Jahren den automatisierten elektronischen Versand der Saldenbestätigungen von Kreditkartenterminals über Premiere Global Services ab. Jährlich werden über 400.000 Statements zeitnah und sicher per Fax an die Kunden verschickt. Geplant ist, den Dokumentenversand noch in 2006 vollständig per eMail (SecurePDF) durchzuführen.

Für die B + S Card Service GmbH bietet die Lösung außer Kosteneinsparungen im Personal- und Servicebereich weitere Vorteile: Die zeitnahe und sichere Auslieferung der Dokumente ist auch bei großen Volumina, unterschiedlichen Versandzyklen und im internationalen Traffic gewährleistet. Schnelle Layoutänderungen und ein umfassendes Reporting sind problemlos möglich. Durch die minimierte Fehlerquote und den verbesserten Service steigt die Zufriedenheit auf Kundenseite erheblich.

Ein Ausblick

Geschwindigkeit, Sicherheit, Vertraulichkeit und Minimierung der Fehlerquote beim Versand von sensiblen Dokumenten – darauf kommt es bereits heute beim Kunden an, und darauf wird es in Zukunft immer mehr ankommen. Der automatisierte, elektronische Dokumentenversand, der Ressourcen und Kosten spart und aufgrund der zügigen, sicheren Übermittlung eine höhere Kundenzufriedenheit mit sich bringt, ist nicht nur ‚nice to have’ und wird zukünftig auch nicht „nur“ eine Maßnahme sein, die Wettbewerbsvorteile sichert – vielmehr wird er zu einer Notwendigkeit, um im Wettbewerb bestehen zu können.