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Agentursoftware easyJOB ideal für Event-Agenturen

Die leistungsfähige und individualisierbare Agentursoftware easyJOB wird auch den besonderen Ansprüchen von Event-Agenturen gerecht.
Monika Staudinger | 08.05.2019
© Monika Staudinger

Ob Gala-Night, Jubiläumsfeier oder Produkt-Launch – der Erfolg großer Events steht und fällt mit der perfekten Organisation. Ein Planungsfehler – und alle Mühe kann vergeblich sein. Umso wichtiger ist es, auf eine leistungsfähige und individualisierbare Software wie easyJOB bauen zu können, die auch den besonderen Ansprüchen von Event-Agenturen gerecht wird.

Egal, wie komplex und speziell Ihr Event auch ist: Mit easyJOB können Sie es jederzeit übersichtlich darstellen. Als oberste Einheit legen Sie zunächst einen „Job“ an, in dem Sie alle angebotenen Leistungen detailliert aufführen und kalkulieren. Über Sub-Jobs kann das Projekt weiter unterteilt und strukturiert werden. So lassen sich zum Beispiel Kosten einzelner Bestandteile mit unterschiedlichen Auftragsnummern des Kunden abbilden. Sie können auch Planungen oder Teilnehmerlisten aus Excel importieren, um externe Kosten exakt umzulegen. Leistungszeilen erstellt easyJOB dabei automatisiert.

Perfekte kaufmännische Abwicklung



So unterstützt easyJOB Event-Agenturen bei der kaufmännischen Abwicklung ihrer Projekte:

- Detaillierte kaufmännische Planung von Agentur- und Fremdleistungen
- Hinterlegen von Musterjobs und Preislisten
- Sofortiges Erfassen aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf das Projekt
- Mitlaufendes Projektcontrolling für einen Überblick über Akonto-Zahlungen und die Liquidität des Projekts
- Automatische Buchung und Zuordnung durchlaufender Posten
- Ad-hoc-Darstellung von Gewinnen/Verlusten (Plan, erwartet, Ist)
- Genaue Darstellung und Auswertung der Deckungsbeiträge
- Automatischer Ausdruck aller für ein Projekt relevanten (nachweispflichtigen) Eingangsrechnungen mit der Rechnung an den Kunden

Exakte Stundenerfassung ist wichtig



Voraussetzung für die Bewertung des Projekts ist die exakte Stundenerfassung aller Mitarbeiter schon während der Projektphase. Dies gilt für die Vorbereitung wie für das Event selbst, für Onsite Staff wie für Freelancer. Über einen Stundenschreiber-Pool können alle Beteiligten einfach ihre Zeit erfassen, auch eine Stunden-App steht zur Verfügung. So ist eine exakte Nachkalkulation aller Aufwände auf dem Projekt möglich.

Handling von Währungen



Operiert eine Event-Agentur international, ist das Handling unterschiedlicher Währungen und Mehrwertsteuersätze unabdingbar. easyJOB verwaltet beliebig viele Fremdwährungen. Diese werden, wenn gewünscht, sogar zu Tageskursen in die Agenturwährung umgerechnet. Zudem bietet easyJOB einen speziellen Baustein für das Handling multipler Anfragen z. B. für Hotels, Locations oder Flüge.

easyJOB ermöglicht detaillierte Projektplanung



Parallel zur kaufmännischen Abwicklung erfolgt immer die zeitliche Projektplanung. easyJOB bietet auch hier viele hilfreiche Funktionen an:

- Detaillierte Zeitplanung des Events im Gantt-Diagramm und Kalender
- Tasks für jeden Mitarbeiter
- Einsatzplanung des Personals
- Meilensteine, Deadlines, Abhängigkeiten von Terminen
- App für Aufgaben und Termine

Das integrierte CRM-Tool in easyJOB ist sehr hilfreich zur Kategorisierung – etwa von Lieferanten oder Hotels. Es verbindet Übersichtlichkeit mit Detailtiefe: So lassen sich einfach individuelle Zusatzfelder oder Kriterien hinterlegen, nach denen Sie dann wieder suchen und filtern können. Bei Hotels können das zum Beispiel Lage, Zimmeranzahl oder Ausstattung sein. Gespeicherte Suchabfragen liefern schnell das gewünschte Ergebnis.

Namhafte Agenturen arbeiten mit easyJOB



Schon seit 2007 ist easyJOB bei Avantgarde, einer der drei größten deutschen Agenturen für Live-Kommunikation, weltweit erfolgreich im Einsatz. Weitere Agenturen wie z.B. die PROSKE Group, Jazzunique, needed, artimage, Nordisk Büro, PP live und Kontrapunkt managen Ihre Events mit easyJOB. Aktuell haben wir unsere Lösung bei der VOK DAMS mit rund 250 Arbeitsplätzen implementiert. Und mit Grand Hall Zollverein, die ihre gesamte Planung in easyJOB abbilden, konnte auch eine Event-Location gewonnen werden.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.