Optimieren Sie mit easyJOB Ihren Workflow für Eingangsrechnungen

Kennen Sie das Problem? Eine Eingangsrechnung durchläuft in der Agentur oft verschiedene Abteilungen und Zuständigkeiten. Da dauert es schon mal länger, bis alles geprüft, zugeordnet und bezahlt ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen Prozess clever digitalisieren und Ihre Rechnungen in Zukunft schneller und zuverlässiger verarbeiten können. easyJOB bietet Ihnen die passenden Strategien für die Reise einer Rechnung durch die Agentur.

Erfassen Sie Belege als erstes in der Agentursoftware

Gehören die Belege nicht in die Buchhaltung? Grundsätzlich ja. Kontakter, Kundenberater und andere Mitarbeiter mit Projektverantwortung brauchen Controlling jedoch auch auf Job-Ebene. Sie wollen beim Vergleich von Plan zu Ist, von Einkaufs- zu Verkaufsseite, sofort wissen, ob der Job insgesamt so profitabel bleibt wie veranschlagt, oder noch eine Leistung weiterberechnet werden muss. So erkennen sie rechtzeitig etwaige Eskalationen durch eine ungeplante Ausgabe. Daher gehören Belege unbedingt zuerst nach easyJOB.

So sieht der Workflow im Einzelnen aus:

1. Die Eingangsrechnung (kurz ER) kommt entweder per Post, wird eingescannt, oder sie steht als E-Mail-Anhang zur Verfügung. Ein Import der Rechnungsdaten mit zugehörigem PDF-Dokument ist ebenfalls möglich.

2. Der zuständige Mitarbeiter prüft den Beleg auf formale Fehler: Sind alle Pflichtangaben vorhanden und die Daten korrekt?

Eine Prüfung der Rechnung auf formale Richtigkeit ist wichtig. Denn Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie zum Vorsteuerabzug berechtigen.

3. Anschließend erfolgt die Vorerfassung, also die Eingabe der Belegdaten. Dies kann manuell geschehen, dann werden alle Daten händisch in den ER-Kopfdaten erfasst. Sofern der Auftrag über easyJOB erteilt wurde, werden über die Eingabe der Auftragsnummer viele Kopfdaten automatisch befüllt. Ein Import von ERs legt automatisch die Kopfdaten an.
 

4. Übernahme der Werte in das Eingangsrechnungsbuch. Was früher in Papierform erledigt werden musste, übernimmt nun easyJOB: Sie bekommen alle erfassten ERs in einer Übersicht angezeigt und können hier, bei Bedarf, nach verschiedenen Kriterien wie Datum oder Lieferant filtern.
 

5. Im nächsten Schritt werden die Rechnungspositionen den Jobleistungen zugeordnet und mit den Bestell-/(Auftrags-)Werten verglichen. Differenzen müssen geklärt und bereinigt werden. Die ER-Zeilen sind jetzt mit der Leistungszeile im Job verknüpft, und der entsprechende Betrag wird angezeigt. Somit ist der ER-Beleg vollständig erfasst. Wenn in den Kopfdaten die Auftragsnummer eingegeben wurde, erfolgt dieser Schritt automatisch.
 

Die Rechnung kann nun direkt abgeschlossen werden. Ist ein Prüfer hinterlegt oder ein Freigabeprozess definiert, müssen zuvor noch die Freigaben erfolgen.

6. Bei Nutzung einer FIBU-Schnittstelle werden die Buchungsdatensätze in die Buchhaltung übergeleitet.

7. Nun steht die Rechnung für die Zahlung bereit. Hier haben Sie verschiedene Optionen:

• Manuelle Erfassung der gewünschten Zahlungen im Online-Banking-Tool
• Auswahl der gewünschten Rechnungen in easyJOB (Zahlungsvorschlag), Übergabe via SEPA-Schnittstelle an das Online-Banking-Tool
• Zahlung erfolgt über die FIBU (z.B. DATEV)

Von analog zu digital – gestalten Sie Ihren individuellen Workflow in easyJOB

Wir haben für easyJOB viele sinnvolle Zusatzmodule entwickelt, die die Bearbeitung von  Eingangsrechnungen digitalisieren. Stellen Sie sich Ihren gewünschten Workflow individuell zusammen.

ER-Workflow 
Das Zusatzmodul ER-Dokumentenverwaltung zeigt eingescannte Eingangsrechnungsbelege (PDFs) zusammen mit dem ER-Beleg in easyJOB an. Scannen Sie Ihre Lieferantenrechnungen ein und ziehen Sie das PDF per Drag & Drop in die ER-Kopfdaten. Sofort erstellt easyJOB eine Verknüpfung und das PDF wird während der ER-Erfassung angezeigt. 
 

Ebenso ist eine Stapelverarbeitung vieler Rechnungen möglich. Der zuständige Mitarbeiter sortiert diese zunächst nach Empfängermandant, beklebt sie mit einem Barcode inklusive Belegnummer und scannt sie dann als Stapel ein. Eine zusätzliche Software, beispielsweise „Barcode-OCR“ (Optical Character Recognition), teilt den Gesamtscan in Einzeldokumente je Beleg auf und legt diese als Datei mit der entsprechenden Scannummer (z.B. scan_144350.pdf) in einem Ordner ab. Bei der Erfassung der Eingangsrechnungen kann man auf diesen Ordner zugreifen und das richtige PDF wird in der vorher festgelegten Sortierung angeboten. Die ER-Nummer wird automatisiert aus dem Dateinamen erstellt. Die Ablage der gescannten ER-Belege erfolgt am Server.

OCR-Service für Eingangsrechnungen 
Sie arbeiten mit zahlreichen Lieferantenrechnungen? Dann beschleunigt der digitale Prozess die bisherigen Durchlaufzeiten erheblich. Nutzen Sie unser Zusatzmodul „OCR-Service für Eingangsrechnungen“. Es bereitet die Daten von PDF-Eingangsrechnungen via OCR-Erkennung für den automatisierten Import in easyJOB auf.

ER-Import Schnittstelle 
Mit Hilfe dieses Zusatzmoduls können Eingangsrechnungen, die bereits in einem Vorsystem gescannt und gegebenfalls sogar geprüft wurden, automatisiert nach easyJOB übertragen werden. So verhindern Sie eine aufwändige Doppelerfassung der Belege. 

Je nach Konfiguration übernimmt easyJOB beim Import folgende Schritte:
Unsere Agentursoftware importiert die Daten und legt jeweils einen ER-Beleg mit Speicherung des PDFs in der Ablage an. Mittels der Auftragsnummer werden die Beträge sofort den ER-Zeilen zugeordnet und hinterlegte Freigabeprozesse automatisch gestartet. Stimmt der ER-Wert mit dem Auftrag überein, wird die Rechnung automatisch abgeschlossen.

Rydoo Schnittstelle 
Mit dieser Schnittstelle ist die Software Rydoo Expense – ein Programm zur Online-Erfassung und 
-Abrechnung von Reisekosten – an easyJOB angebunden. So können Sie ganz einfach die Daten und Beleg-PDFs nach easyJOB importieren und die entsprechenden ER-Belege automatisiert anlegen. Zusätzliche Informationen zur Kilometer-Abrechnung oder Verpflegungsmehraufwänden lassen sich an der ER-Zeile als Text automatisiert übergeben.