print logo

Neue Technologie für Agentursoftware easyJOB – Release 5.60

Mit dem Release wurde die Zeiterfassung neu gedacht und ein Freigabeprozess für Ausgangsrechnungen implementiert.
Monika Staudinger | 08.12.2021
© by Shutterstock

Zukünftig etablieren wir eine neue Softwaretechnologie in easyJOB. Dieser Umbau ist die Voraussetzung für eine leichtere Verknüpfung von Fremdsystemen via REST API und die Integration der easyJOB APP in die Desktop-Version von easyJOB. Schritt für Schritt stellen wir Dialoge und Funktionen um. Unser Motto dabei: Evolution statt Revolution. Denn die Upgrades sollen keinesfalls zu erhöhtem Lernaufwand führen.

Facelift für easyJOB

Durch die Integration der easyJOB APP treffen zwei Designkonzepte aufeinander. Die etablierte easyJOB-Software und die auf den modernen Designvorgaben „Google Material“ basierende easyJOB APP. Erstere ist bei manchen Kunden seit Jahren im Einsatz, das Bedienkonzept ist Ihnen also bereits geläufig. Um diese beiden Welten zu vereinen, haben wir mit dem Release 5.60 ein moderates Facelift durchgeführt. Der dunkle Balken wurde vergrößert, die Icons wurden angepasst, das Buttondesign und farbliche Design aus der App übernommen sowie die moderne Schrift Roboto eingeführt. Auch für die Startseite haben wir ein neues Farbschema entwickelt. Sie sehen es hier bereits abgebildet.

Zeiterfassung neu gedacht

Als erster Funktionsbereich wurde die Stundenerfassung auf Basis der easyJOB APP grundlegend umgestaltet und die alten Methoden zur Zeiterfassung abgelöst. Unser Ziel: die Stundenschreibung von nahezu überall intuitiv zu ermöglichen. Dafür bieten wir Ihnen unterschiedliche Methoden an.

Der Dialog zur sofortigen Stundenerfassung öffnet sich über den Menüeintrag „Neu“, wo auch die Materialerfassung möglich ist. Tipp: Noch schneller geht es, wenn Sie den Shortcut ALT+H nutzen. Die angezeigten Referenzen (Termin/Aufgabe, Job etc.) können in den Widgets auf der Startseite für die Stundenerfassung genutzt werden. Über das rechte Maus Kontextmenü „Stundeneintrag erstellen“ wird direkt die gewählte Referenz übernommen.

Dashboard Stundeneintrag anlegen


Per Klick auf das Uhr-Symbol am rechten Rand öffnet sich auf der Startseite und in allen anderen Funktionsbereichen das neue Stundenpanel – ein Fensterwechsel ist also nicht mehr notwendig. Hier können Sie die bereits erfassten Stunden des aktuellen Tages und der laufenden Woche einsehen. Die gebuchten Stunden, die Pausen und die Differenz zur Anwesenheitszeit werden In einem farbigen Balken angezeigt. Direkt darunter sehen Sie Ihre Gekommen-/Gegangen-Zeiten des jeweiligen Tages. Mit Klick auf das Plus-Icon öffnet sich – analog zur easyJOB APP – der Stundenerfassungsdialog direkt im Stundenpanel.

Dashboard Stundenpanel


Die Drag & Drop-Funktion macht die Nutzung noch komfortabler. Sie können beispielsweise einen Termin/eine Aufgabe, einen Job oder eine Leistungszeile direkt auf das Uhr-Symbol oder in das geöffnete Panel auf den gewünschten Tag ziehen und dort ablegen. Die Referenz wird im neuen Stundeneintrag direkt übernommen.
Mit dem Release 5.61, das für das erste Quartal 2022 geplant ist, entwickeln wir die neue Stundenerfassung weiter.

Stundeneintrag für Jobleistung

Neue Features für die Ausgangsrechnung

Im Zusammenhang mit dem neuen Feature „Freigabeprozess AR“ gibt es nun ein Kennzeichen für Teilrechnungen, das im Freigabeprozess als Bedingung verwendet werden kann. Es lässt sich ein zentraler Service-Account für den Rechnungsversand per E-Mail einrichten. Die Standard-Layouts wurden erweitert und zeigen Ihnen nun auch an, wann und von wem Rechnungen versendet wurden.

Optimierte Job-Ablage

Bislang wurden Ausgangsrechnungen gemäß den GoBD-Richtlinien in einem zentralen AR-Ordner abgelegt und Kopien zusätzlich in der Job-Ablage gespeichert. Dies ist nun nicht mehr notwendig, die Originale der Ausgangsrechnungen mit Ihren Datei-Anhängen werden virtuell angezeigt. So ist keine doppelte Ablage mehr notwendig. Die Ausgangsrechnungen können von dort aus angeschaut, heruntergeladen und mit Ihren Anhängen weitergeleitet werden, allerdings nicht gelöscht oder verändert werden.

Jobablage

Weiterentwicklung der Freigabeprozesse

Alle bestehenden Freigabeprozesse für Urlaube, Kostenvoranschläge, Aufträge, Eingangsrechnungen etc. haben wir in unserer aktuellen Version weiter verbessert. Dabei sind viele neue Bedingungen hinzugekommen. So können Sie jetzt zum Beispiel ganz einfach Wertebereiche festlegen. Ihr Vorteil: Es müssen viel weniger Freigabemodelle angelegt werden. Zusätzlich gibt es neue ausschließende Bedingungen, sie sind für alle Freigabemodell-Typen (außer für Urlaub und Termine) verfügbar.

Freigabemodelle

Neuer Freigabeprozess für Ausgangsrechnungen (Zusatzmodul)

Außerdem neu hinzugekommen: ein Freigabeprozess zur Freigabe von Fakturenvorschlägen (Ausgangsrechnungen) und deren Anlagen, der sich in die bestehenden Workflows zur Rechnungserstellung und Versand integriert. Die Prüfung erfolgt also zeitlich gesehen nach der Erstellung von Fakturenvorschlägen und vor der eigentlichen Fakturierung.

Folgende Möglichkeiten bietet der neue Freigabeprozess:

  • Umfangreiche „Muss“-Bedingungen (z. B. Mandant, Kunde, Produkte) können festgelegt werden.
  • Um im Freigabemodell weitere Bedingungen einzurichten, kann auf einige individuelle Jobzusatzfelder zurückgegriffen werden.
  • Es können Anlagen angehängt werden, die dann den Freigabeprozess mit durchlaufen.
  • Alle im Kontext stehenden Informationen (Stunden, Eingangsrechnungen, Jobs etc.) können über Links aufgerufen werden.

Freigabeprozess Ausgangsrechnung

Erweiterungen für die XRechnung

Die Erstellung von XRechnungen aus unserer Agentursoftware easyJOB heraus ist bereits gelebte Realität. Mit 5.60 können jetzt XRechnungen, die von anderen Agenturen mit easyJOB erstellt wurden, eingelesen und direkt angelegt werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit von Agenturen, aber auch die Intercompany-Verrechnungen zwischen mehreren Mandanten. Mit diesem Release stellen wir unseren Kunden für das Modul ZUGFeRD Konfigurationsmöglichkeiten (Feldmapping) zur Verfügung. So können viele Einstellungen selbst vorgenommen werden – das spart Zeit und Kosten.

Besser verknüpfte Ressourcenübersicht

Der neue Menüpunkt „Job“ bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt von der Ressourcenübersicht in das mit der Referenz verbundene Jobtiming oder Jobblatt zu springen. Ebenso ist die Anzeige weiterer Termine und Aufgaben sowie des Kalenders möglich. Auch im Kalender und in der Ressourcenplanung Stunden wurde der Menüpunkt „Job“ erweitert.

Job öffnen Ressourcenübersicht

Optimierte Mediafunktionen

Für unsere Media-Kunden haben wir im Bereich Rekalkulation von Mediavereinbarungen, bei globalen Änderungen, beim Import von Medialeistungen sowie beim Kopieren und Einfügen erhebliche Performance-Steigerungen erreicht.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um unsere Agentursoftware interessiert sind, schauen Sie einfach auf unserer Homepage vorbei.