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Die Softwarelösung bs.cavok bei der Firma odd Print + Medien

bs.cavok die Media Management-Lösung der Firma baum-systems ist weit über den Möglichkeiten eines Standard-MAM-Systems einsetzbar.
Erich Dr. Koetter | 30.06.2009
Media Management - maßgeschneidert
Manchmal braucht es mehr als Worte. Mittelpunkt vieler Content-Präsentationen sind Bilder bzw. multimediale Inhalte. Die dafür notwendigen Bild-, Grafik-, Video- und Audiodateien, aber auch PDF- und Officedateien nach sinnvollen Kriterien abzuspeichern und problemlos wieder aufzufinden, ist Aufgabe eines Media Management Systems. Dazu kommen gegebenenfalls die Formatkonvertierung, das Anreichern der Daten mit Meta-Informationen (zu Recherchezwecken) und das Strukturieren von Dateien. Sinnvollerweise sollte dabei die hohe Funktionalität mit einer einfachen Benutzerführung kombiniert sein. Die Anzahl der am Markt befindlichen Systeme, die dies erfüllen schränkt die Auswahl bereits ein. Wünscht man sich darüber hinaus eine Software, die stabil und performant ihre „Arbeit“ verrichtet, sollte man sich die Lösung bs.cavok näher anschauen. Aber der Reihe nach.

odd - Ein großes Mediensystemhaus
Die Philosophie des Hauses odd GmbH & Co. KG Print + Medien lautet in Worte gefasst seit seiner Gründung unverändert:
Professionelle Mediendienstleistungen mit modernsten Mitteln, unter einem Dach, als Full-Service zur Verfügung zu stellen. Heute beschäftigt odd print + medien mehr als120 Mitarbeiter aus nahezu allen Berufsbildern der Medienbranche und hat sich zu einem fortschrittlichen, ideenreichen Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Siebzig der Mitarbeiter sind in der Druckerei tätig, weitere fünfzig in verschiedenen Leistungsbereichen im Medienhaus. Um die Kunden noch kompetenter und zielgerichteter betreuen zu können, wurde die Unit webIT der odd print + medien gegründet. Sie umfasst alle Gebiete des Internets und der IT.

Das alte System hatte ausgedient
Das A und O eines Druck- und Medienhauses ist eine funktionierende IT zu der - heutzutage unerlässlich - ein Media Management-System (MAM) für das effektive und effiziente managen von multimedialen Informationen gehört. Meistens sind es Bilddateien, die für Webauftritte, Werbekampagnen, Flyer oder Kataloge benötigt werden. Die Bilder werden im MAM medienneutral abgelegt, damit sie anschließend crossmedial einsetzbar und mehrfach verwendbar sind. Dazu müssen sie strukturiert verwaltet, auffindbar und für den jeweiligen Einsatzbereich schnell und unkompliziert ausgebbar sein. Zu diesem Zweck war bei odd schon seit längerem ein Media Management-System in Gebrauch. „Als Dienstleister unserer Kunden, deren Mediendaten wir verwalten, arbeiten wir schon seit Jahren mit einem MAM “, so der geschäftsführende Gesellschafter und Technische Leiter der odd print + medien, Herr Haßinger. „Nachdem jedoch unser altes System immer instabiler und im Betrieb langsamer wurde, war dies ein untragbarer Zustand. Unsere Kunden sind beste Leistungen von uns, selbstverständlich auch im Bereich der IT-Dienstleistung gewohnt. Es war absolut notwendig für unser Haus, schnell eine neue Lösung zu finden“.

Was macht ein gutes Media Management System aus?
„ Auf der Suche nach einem geeigneten System haben für uns letztendlich die Stabilität, die hohe Performance und die einfache Bedienbarkeit den Ausschlag für bs.cavok gegeben“, begründet Herr Haßinger die Auswahlentscheidung des Medienhauses. bs.cavok ist die Media Management Lösung der Firma baum-systems GmbH, einem Beratungs-, Integrations- und Systemanbieter mit Fokus auf der Medienbranche. Bei der Entwicklung von bs.cavok wurde von Anfang an auf eine hohe Integrationsfähigkeit der Lösung in bestehende IT-Infrastrukturen großen Wert gelegt. Durch die hohe Flexibilität passt sich bs.cavok in das Gefüge bestehender IT-Systeme unterschiedlichster Anbieter an. Und dies unabhängig davon, ob dieses System eine spezielle Lösung aus dem Medienbereich darstellt, oder aus der Warenwirtschaft, der CRM- oder Content-Welt kommt. bs.cavok ist browserbasiert und steht damit - wichtig für Industriekunden - weltweit und rund um die Uhr zur Verfügung.

Die laut Umfragen von Nutzern am häufigsten geforderten Funktionen eines Media Management Systems sind:
• Erzeugung von Dateivorschau und Miniaturbild bei der Aufnahme
• Dateikonvertierung für unterschiedlichste Ausgabezwecke
• Vorschau von aufgenommenen Dateien, inklusive MS Office, EPS
• Vorschau von Druckvorlagen inklusive QuarkXPress, Adobe InDesign
• Wandlung proprietärer Dateiformate in Standardformate
• Qualitätsprüfung nach festgelegten Kriterien (PDF-Druckstandards, Bildauflösung, Farbprofil).

Alle diese Aufgaben erfüllt bs.cavok neben zahlreichen zusätzlichen Funktionalitäten selbstverständlich.

Begeisterung für den Maßanzug: bs.cavok bei odd print + medien
Seit rund einem Jahr arbeitet odd print + medien bereits mit bs.cavok. Nur einen halben Tag hat es gebraucht, um die Lösung zu installieren. Dreißig bis vierzig odd-Mitarbeiter arbeiten ständig parallel mit der Software. Dazu kommen 120 aktive Nutzer aus Industrieunternehmen und von Agenturen. In Zusammenarbeit mit den Kunden werden die Workflows bestimmt, in die auch häufig externe Werbeagenturen oder andere Dienstleister integriert sind. odd passt für sie nicht nur die Oberfläche von bs.cavok an, sondern richtet auch den Workflow nach den individuellen Wünschen ein. Die Anpassung der Oberfläche erfolgt über Cascading Style Sheets-Dateien, Konfigurationsdateien regeln das nutzerspezifische Aussehen und die erlaubten Funktionen. bs.cavok bedient sich der Helios-Systemkomponenten, die bei der Firma odd im Einsatz sind. So sind dort nur die entsprechend eingerichteten Konvertierungen und Funktionen, die der Kunde benötigt, zu aktivieren. Der technische Leiter schwärmt: „Besonders die schnelle Individualisierung hat mich begeistert. Früher brauchten wir 2 Tage für das Einrichten, heute sind wir im Handumdrehen damit fertig“.

bs.cavok unterstützt den Industriekunden, die Werbeagentur und odd print + medien bei der Arbeit zur Erstellung medientypischer Aufgaben. So prüft bs.cavok beispielsweise, ob Bilddateien, die vom System aufgenommen werden, die notwendige Auflösung besitzen, oder ob PDF-Dateien, die gedruckt werden sollen, einem vorher definierten Standard entsprechen. Die weiteren Dienstleistungen hängen von den unterschiedlichen Bedürfnissen der Kunden ab. Beispielsweise lässt ein Großkunde die aufgenommenen Daten inklusive der Bilder von odd verschlagworten, ebenso stößt odd die Freigabe von Bildern und Dokumenten an und pflegt die Anwender ins System. Bei der Aufnahme von Satzdateien werden Vorschaudateien erzeugt. bs.cavok arbeitet dabei mit Systemkomponenten aus der Apple-Welt oder bedient sich der Helios-Komponenten. Je nach Betriebssystem und vorhandener EDV wird die passende Lösungsarchitektur gewählt. So werden automatisch und im Hintergrund Bildverwendungsnachweise erstellt, die sowohl angeben, welche Bilder in einem Druckprodukt als auch in welchen Dokumenten die entsprechenden Bilder verwendet wurden. „Besonders begeistert sind unsere Kunden von der Funktion, aus dem Datenpool Kollektionen erstellen zu können, um diese dann den Kollegen aus anderen Abteilungen oder Ländern als Auswahl für unterschiedliche Zwecke zu präsentieren. Ich selbst bin rundum zufrieden mit bs.cavok, ebenso wie mit der Dienstleistung von baum-systems und würde dieses Produkt jederzeit wieder wählen“, ist das Fazit von Herrn Haßinger.

Ausblick
Mit bs.cavok ist ein neues Media Management-System auf dem Markt erschienen, das mit den bereits etablierten Lösungen mindestens Schritt halten kann. Gut gestaltete Oberfläche, aufgeräumte und nicht überladene Arbeitsfenster, geeigneter Komfort für die Abarbeitung der Bedarfe zeichnen das System aus. Odd print + medien wird als nächsten Schritt das Modul cavok.archistore von bs.cavok einsetzen. Damit wird die Langzeitarchivierung von fertigen Produktions- und Druckaufträgen realisiert. Man darf auf das neue Modul cavok.soapservice gespannt sein, das eine Integration über Services in bestehende Systemlandschaften noch in diesem Jahr möglich machen wird.


Firmeninformationen:
bs.cavok ist ein Softwareprodukt der baum-systems GmbH, dem Beratungs-, Integrations- und Systemanbieter mit Fokus auf der Medienbranche. Das inhabergeführte Unternehmen bietet als etablierter Beratungs- und Systemdienstleister Kunden aus den Bereichen Medien und Industrie allumfassende IT-Lösungen. Die Kernkompetenzen liegen im strategischen Consulting und der Realisierung ausgefeilter Software für Hochverfügbarkeit, Backup, Netzwerk- und Systemmanagement – immer abgestimmt auf die Bedürfnisse der Kunden.
bs.cavok und die Produktfamilie der baum-systems GmbH werden weltweit durch geschulte und erfahrene Systemhäuser installiert und betreut.

baum-systems GmbH
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65510 Hünstetten
vertrieb +49 (0) 61 22. 72 67 10
fax +49 (0) 61 22. 72 67 29
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