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Acht Regeln für rechtssichere Newsletter

Die meisten Newsletter weisen juristische Schwachstellen auf. Wer seine E-Mails rechtssicher gestaltet, erspart sich die Abmahnung: 8 Regeln gibt es
Torsten Schwarz | 07.03.2006

Haben Sie eine Einwilligung?
Egal ob B2C oder B2B: E-Mail-Marketing funktioniert nur dann, wenn der Empf&auml;nger sich nicht bel&auml;stigt f&uuml;hlt. Unangeforderte E-Mails sind Spam. Spam ist Bel&auml;stigung in Reinform. Deshalb fragen Sie immer, bevor Sie jemanden auf Ihren Verteiler setzen. Einzige juristisch legale Ausnahme: bestehende Gesch&auml;ftsbeziehungen. Aber auch da sollten Sie jemanden nur dann mit Ihrem Newsletter begl&uuml;cken, wenn er das will.

Ist Ihre Einwilligung korrekt?
Eine Einwilligung ist eine eindeutige und bewusste Handlung. Also kein kleingedruckter oder in den AGB versteckter Satz. Bei einer juristisch korrekten Einwilligung m&uuml;ssen Sie auf die Abbestellm&ouml;glichkeit sowie auf den Umgang mit den Daten hinweisen. Wenn Sie personenbezogene Daten wie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse speichern, m&uuml;ssen Sie auf die Zweckbestimmung der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung hinweisen.

Ist Ihre Einwilligung protokolliert?
Ob Sie das per Telefon, Antwortfax, Postkarte oder auf der Homepage die Einwilligung einholen ist egal. Hauptsache Sie protokollieren es ordentlich. Au&szlig;erdem muss der Inhalt der Einwilligung jederzeit abgerufen werden k&ouml;nnen. Dazu senden Sie den Einwilligungstext einfach per E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Und speichern Datum und Umst&auml;nde der Einwilligung in Ihrer Datenbank.

K&ouml;nnen Sie die Einwilligung beweisen?
Der Hauptgrund f&uuml;r Beschwerden ist die Vergesslichkeit der Empf&auml;nger. Wenn Sie auf die Frage „Woher haben Sie meine E-Mail-Adresse“ antworten k&ouml;nnen, dass ich am 21.6.05 auf der Seite www.firma.de/karibik an einer Verlosung einer Karibikreise teilgenommen habe, reicht das meist aus. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie das Double-Opt-In-Verfahren anwenden, bei dem der Adressat nachweislich auf eine E-Mail an seine eigene Adresse geklickt hat.

Kann der Newsletter auch anonym bezogen werden?
Das Anmeldeformular darf au&szlig;er der E-Mail-Adresse keine Pflichtfelder haben. Sammeln Sie nur Daten, die Sie wirklich ben&ouml;tigen (Datensparsamkeit). Au&szlig;er der E-Mail-Adresse darf es keine Pflichtfelder wie Name oder Adresse geben, damit die gesetzlich geforderte anonyme Nutzung m&ouml;glich ist. Auch andere H&uuml;rden sind verboten: Sie d&uuml;rfen die Erbringung von Telediensten nicht von der Einwilligung des Nutzers in die Verarbeitung seiner Daten f&uuml;r andere Zwecke abh&auml;ngig machen.

Gibt es eine Abbestellm&ouml;glichkeit?
Der Empf&auml;nger muss der elektronischen Werbung jederzeit bequem widersprechen k&ouml;nnen. Dazu muss jede E-Mail am Ende auch immer eine Abbestellm&ouml;glichkeit enthalten.

Wissen der Empf&auml;nger, von wem die E-Mail kommt?
Aus guten Grund gibt es die Pflicht zur Anbieterkennzeichnung. Am einfachsten erkennt man Spam daran, dass keine vorladungsf&auml;hige Adresse draufsteht oder dass man erst auf einen Hyperlink klicken muss, um eventuell an solche Informationen heranzukommen. Ein Newsletter braucht wie eine Website ein komplettes Impressum. Dieses besteht nicht aus einem Hyperlink auf das Webimpressum, sondern enth&auml;lt in der E-Mail Namen, Anschrift, Vertretungsberechtigten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregister- und Steuernummer.

Messen Sie die Klicks anonymisiert?
Die St&auml;rke von E-Mail-Marketing liegt in der Tatsache, dass Sie sehen, welche Themen besonders stark angeklickt werden. Sie d&uuml;rfen aber nicht messen, wer diese Links anklickt. Wenn Sie messen, welche Angebote von welchem Nutzer angeklickt werden, erstellen Sie Nutzungsprofile. Ihr E-Mail-System muss gew&auml;hrleisten, dass die Nutzungsprofile pseudonymisiert sind und nicht mit den E-Mail-Adressen zusammengef&uuml;hrt werden k&ouml;nnen. Vorsicht: nicht alle E-Mail-Systeme arbeiten hier datenschutzkonform.