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Profil: Gabriele Braun, Waghäusel
  |  25.06.2007

Die 10 wichtigsten Praxis-Tipps für den erfolgreichen Messeauftritt

Auf was sollten Sie bei einem Messeauftritt achten? Hier finden Sie die 10 wichtigsten Praxis-Tipps.
Tipp 1
Definieren Sie das Ziel Ihres Messeauftritts
Bevor Sie auf einer Messe ausstellen, sollten Sie zuerst das Ziel Ihres Messeauftrittes definieren. Was wollen Sie mit einem Messeauftritt erreichen und welche Zielgruppe wollen Sie ansprechen? Sind Ihre Zielgruppe Geschäftsführer, Marketingleiter oder Projektleiter etc.? Möchten Sie Ihre bereits bestehenden Kundenkontakte einladen oder eher Neukunden akquirieren? Wollen Sie Pressevertreter an Ihren Stand bitten?

Tipp 2
Die Wahl der richtigen Messe
Klären Sie, wo Sie Ihre Zielgruppe erreichen: auf internationalen, nationalen und regionalen Messen. Um welchen Messetyp handelt es sich: Fachmesse, Publikumsmesse oder um eine Mehrbranchenmesse. Schauen Sie sich auch das Veranstaltungskonzept an. Handelt es sich um eine Messe mit Ausstellung, Kongress, Symposien etc.? Besuchen Sie vorher die Veranstaltung und machen Sie sich ein Bild von der Besucherstruktur. Schauen Sie sich die Ausstellungsstatistiken an und klären Sie, wieviele Besucher erwartet werden. Viele Messen bieten auch demographische Details. Messedaten finden Sie beim Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. (www.auma.de). Informieren Sie sich über frühere Aussteller und sprechen Sie mit ihnen über ihre Erfahrungen auf der Messe. Welche Rahmenveranstaltungen gibt es? Vielleicht können Sie selbst im Rahmen der Messe einen Workshop durchführen oder einen Vortrag halten. Wieviele Besucher kommen zu den Vorträgen? Möchten Sie eventuell als Sponsor auftreten?

Tipp 3
Planung und Vorbereitung Ihres Messeauftritts
Die Teilnahme an einer Veranstaltung verursacht unterschiedliche Kosten: Die Ausstellungsfläche, der Messebauer, Strom, Wasser, Transport, Werbekosten, Personalkosten einschließlich Anreise und Unterkunft etc. Hinzu kommen Kosten für das Messekonzept und die Nachbearbeitung. Eine Aufstellung aller Kosten ist unerlässlich. Berechnen Sie, wieviele Messegespräche Sie führen müssen, damit Sie den Umsatz wieder generieren. Wichtig ist auch die Zeitplanung. Eine Messe sollte im Marketingkonzept integriert sein. Sie kann Startschuss einer neuen Kampagne aber auch Höhepunkt und Abschluß eines solchen sein. Viele Aussteller sehen allerdings eine Messe als isoliert zu betrachtendes Ereigniss. Rechnen Sie für die Vorbereitung etwa 3-5 Monate. Um qualitative Ergebnisse einer Messe zu bekommen, müssen Sie auch für die Nachbereitung mit 6-12 Monaten rechnen.

Tipp 4
Hinweise für internationale Aussteller
Bei internationalen Geschäftskontakten sollten Sie sich mit den verschiedenen Umgangsformen vertraut machen. Überlegen Sie, wie Sie Ihr Publikum am besten begrüßen und ansprechen. Europäer begrüßen Ihre Gäste meist mit Handschlag, Japaner mit einer Verbeugung. Dagegen vermeiden Asiaten in der Regel einen Körperkontakt.

Tipp 5
Laden Sie zum Messebesuch ein
Laden Sie vor der Messe Ihre Kunden und Interessenten zum Messebesuch ein. Informieren Sie Ihre Kunden über Telemarketing, Anzeigen, Brief, E-Mail, Pressemeldungen über Ihre Messeaktivitäten. Überlegen Sie sich eine geeignete Kampagne, mit der Sie Besucher an Ihren Stand locken. Überlegen Sie, ob Ihr Adresspool ausreicht oder ob es nicht interessant wäre, neue Adressen für ein Briefmailing anzuschreiben. Wecken Sie Interesse mit einem wirklichen Nutzen, zum Beispiel mit einem verlockenden Angebot. Oder verteilen Sie Coupons und laden zum Gewinnspiel ein. Nutzen Sie auch kostenfreie oder reduzierte Messeeintritttskarten.Wenn der Veranstalter im Vorfeld Messezeitungen publiziert, beteiligen Sie sich mit redaktionellen Beiträgen.

Tipp 6
Motiviertes Messepersonal
Die personelle Besetzung eines Messestandes ist nicht einfach. Eine große Herausforderung dabei ist die Motivation der Mitarbeiter. Machen Sie sich bewußt, dass jeder Mitarbeiter ein Botschafter des Unternehmens ist. Mit Freundlichkeit, Höflichkeit, Hilfsbereitschaft und professionellem Auftreten wird das Image Ihres Unternehmens gefestigt und Sie gewinnen neue Kunden. Der richtige Ton, Beherrschung von Smalltalk, Produkt- und Dienstleistungskenntnisse der Mitarbeiter sollten ebenso bei der Auswahl des Messepersonals eine Rolle spielen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit realistischen Zielvorgaben.

Tipp 7
Aufgeräumter Messestand
Leere Kaffeebecher, überquellende Aschenbecher, unaufgeräumte Prospektständer und herumliegende Visitenkarten sollten Sie auf jeden Fall vermeiden. Präsentieren Sie Ihr Unternehmen nicht im Chaos. Es kommt auch nicht gut an, wenn ein Lieferschein oder eine Rechnung verloren geht. Sie sollten deshalb überlegen, welche Präsentationsunterlagen Sie wo auslegen können und wieviel Sie davon für den Messeverlauf benötigen.

Tipp 8
Das Messegespräch – qualifizieren Sie potentielle Kunden
Die Messe beginnt. Ein Besucher nähert sich Ihrem Stand. Ein Verkäufer sollte nicht gleich auf den Besucher lospirschen, sondern ohne Hast diesen von vorne mit einem freundliche „Guten Tag“ begrüßen und Blickkontakt aufnehmen. Bitte nicht die überflüssige Frage stellen „Kann ich Ihnen helfen“; Fragen Sie eher „Interessiert Sie etwas Bestimmtes“ oder „Möchten Sie sich erst einmal umschauen“. Nach einer entspannten Ansprache sollten Sie den Besucher qualifizieren und herausbekommen, mit wem Sie sprechen, welches Anliegen der Besucher hat und wie groß das Auftragspotenzial ist. Entwickeln Sie dazu einen Fragekatalog. Jeder Messemitarbeiter sollte diesen Fragekatalog kennen und im Gespräch mit dem Besucher anwenden. Trainieren Sie dazu Ihre Messepersonal. Ebenso sind Essen am Stand und gelangweiltes Herumstehen nicht vorteilhaft.

Tipp 9
Kontakte bearbeiten nach der Messe
Nicht die Messe entscheidet über Ihren Erfolg, sondern die Phase der Nachbearbeitung. Jetzt sollen aus den „heißen“ Messekontakten auch tatsächliche Kunden werden. Eine wichtige Voraussetzung ist, dass alle notwendigen Informationen auf der Messe notiert wurden. Holen Sie die Messeberichte aus der Schublade heraus. Konsequentes Leadtracking ist ein Muss. Erstellen Sie sich eine Follow-up Strategie für die Messekontakte: Nachmessetermine, Angebotserstellung, Versand von weiterem Informationsmaterial, individuelle Wünsche. Damit sollten Sie aber nicht zu lange warten. Setzen Sie umgehend den Dialog mit Ihren Messebesuchern fort.

Tipp 10
Evaluieren Sie den Messeauftritt
Nach einem Messeauftrittt sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Haben Sie Ihr Messeziel erreicht? Wieviele Kosten waren damit verbunden? Wieviele Besucher waren bei Ihnen. Waren es die richtigen Ansprechpartner? Wieviel Umsatz und wieviele Neukunden haben Sie generiert? Lohnt sich ein Messebesuch im nächsten Jahr wieder?

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