Reputation im E-Mail-Marketing

Gut 20 % aller E-Mails kommen nicht bei dem Empfänger an. Ob die E-Mails tatsächlich im Posteingang des Empfängers landen, hat unter anderem etwas mit der Absender-Reputation zu tun. Doch was genau ist eigentlich die Absender-Reputation und was können Sie tun, um diese zu verbessern? Worauf Sie jetzt achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Absender-Reputation

Glauben Sie, dass Ihre Handlungen im Internet keine Auswirkungen auf Ihren E-Mail-Versand haben? Weit gefehlt! Denn die Absender-Reputation beschäftigt sich mit dem Verhalten der IP-Adresse, der Domain und dem Content jeder Mail. Sobald diese Reputation als schlecht eingestuft wird, besteht die Möglichkeit, dass die E-Mails vorher aussortiert werden und nicht, wie gehofft, im Posteingang landen. Die IP-Reputation bezieht sich dabei auf die Qualität des E-Mail-Versands, in dem sie den Verlauf des Interaktionsverhaltens beobachtet. Dazu werden Bounces, Spam oder Massenmails gemessen. Kurzum: Wie viele Empfänger Mails dieser Adresse empfangen. Die Content Reputation bewertet die Qualität des E-Mail-Inhaltes. So wird anhand des Inhaltes bestimmt, ob der Absender vertrauenswürdig ist. Wird beispielsweise nach Bankdaten gefragt, landet die Mail direkt im Spam-Ordner. Die Domain-Reputation beschäftigt sich mit dem Ruf Ihrer Domain, im Grunde dem Namen Ihrer IP-Adresse. Um ein Gefühl dafür zu entwickeln, ob die E-Mails ankommen, gibt es online die Möglichkeit den eigenen Sender-Score zu überprüfen. Dieser Wert dient als Anhaltspunkt, der Ihnen hilft, Ihre Absender-Reputation einzuschätzen.

Eine gute Absender-Reputation

Doch welche Dinge müssen Sie beachten, um eine gute Reputation zu erhalten? Zum einen ist es vorteilhaft, wenn die Kunden mit der E-Mail interagieren und die Klickrate entsprechend hoch ist. Um die Chancen der Interaktion zu erhöhen, müssen möglichst viele Empfänger Ihre Mails zunächst öffnen. Dabei wirken klare Betreffzeilen mit einer vertrauenswürdigen Absenderadresse einladender, als eine kryptische Nachricht, die der Empfänger niemandem zuordnen kann. Es ist außerdem von kritischer Wichtigkeit, dass die ausgesandten E-Mails von den Kunden nicht als Spam deklariert werden. Wenn Sie Newsletter zu häufig verschicken oder immer wieder die gleichen Inhalte teilen, strapaziert das die Geduld Ihrer Empfänger. Es kommt zu vermehrten Abmeldungen oder gar einer Spam-Wertung, die sich dann schlecht auf Ihre Absender-Reputation auswirkt. Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Absendername. Nutzen Sie hierfür einen kurzen, aber aussagekräftigen Namen. Säubern und pflegen Sie Ihre Empfängerlisten regelmäßig. Dazu gehört einerseits, Empfänger zu entfernen, die seit mehr als sechs Monaten Ihre Mails nicht geöffnet haben. Aber auch Adressen, die sofort als Bounce registriert werden sollten Sie zeitnah aus dem weiteren Versand entfernen. Verhindern Sie auf jeden Fall, abgemeldete Kontakte in einem nächsten Versand wieder einzufügen. Das ist nicht nur schlecht für Ihre Reputation, sondern entspricht auch nicht den Regelungen der DSGVO – eine Abmeldung muss immer respektiert werden. Auch wirtschaftlich hilft es Ihnen nicht, einen Empfänger weiter zu kontaktieren, der aktiv sein Desinteresse durch eine Abmeldung geäußert hat. Wenn Sie es schaffen, die Spambeschwerden so niedrig wie möglich zu halten, sind Sie auf dem besten Weg Ihre Reputation im grünen Bereich zu halten.

Häufige Fehler, die Ihrem Ruf schaden

Einer der häufigsten Fehler im E-Mail Marketing ist die Priorisierung von Quantität über Qualität. Wenn Sie Ihre Empfänger mit Ihren Mails überfluten, melden sich diese früher oder später von Ihrem Newsletter ab. Um diesem Szenario entgegenzuwirken, hilft die richtige Ansprache für die vorgesehene Zielgruppe. Lernen Sie Ihre Empfänger also kennen, um die von Ihnen versandten Inhalte im Laufe der Zeit zu optimieren, die Interaktion dadurch zu stärken und Abmeldungen zu vermeiden. Durch sogenannte TAGs und Segmentierungen erhalten Sie die Möglichkeit, anhand des Verhaltens Ihrer Empfänger mehr über Ihre Präferenzen zu erfahren. Natürlich bietet sich auch eine ausgiebige Erhebung von Daten direkt zur Anmeldung an, allerdings ist die einzige Pflichtangabe, die Sie abfragen dürfen, die E-Mail-Adresse. Alles weitere ist laut DSGVO nicht verpflichtend und Angaben zur Person sind somit freiwillig.

Wenn Sie außerhalb der E-Mail-Adresse und vielleicht der Ansprache und Namen keine weiteren Informationen zu Ihren Empfängern haben, sollten Sie die Möglichkeit von ihrem Verhalten zu lernen in Anspruch nehmen. Die meisten E-Mail Marketing Tools bieten Ihnen Optionen, die Ihnen dabei helfen. Die erwähnten TAGs von können beispielsweise Schlagworte wie „Meditation“, „Akupunktur“ und „Yoga“ innerhalb eines Entspannungsnewsletters hinter entsprechende Links oder Bilder legen. Wenn ein Empfänger dann in dem Newsletter nur auf „Yoga“ klickt, wird ihm dieses Attribut, der sogenannte „TAG“ zugewiesen und Sie können besser nachvollziehen, was diesen Empfänger interessiert und so die Inhalte für Ihren nächsten Newsletter entsprechend anpassen.

Tipps, die Ihre Reputation verbessern

Um Ihre Absender-Reputation zu verbessern, kennen Sie am besten alle Kennzahlen, wie Öffnungs- und Klickraten, sowie die Abmelderate, Bounce Rate und Click Through Rate. Durch diese Kennzahlen behalten Sie Ihren Versand im Blick und können gegebenenfalls reagieren und Änderungen umsetzen. Um gar nicht erst in Versuchung zu kommen und mehr E-Mails herauszuschicken, bietet sich zudem ein Jahresplan an, der die Aussendungen strukturiert und entscheidet, wie die Kampagnen aufeinander aufbauen können. Um die Empfänger dazu zu animieren die E-Mails zu öffnen, hilft eine aussagekräftige Betreffzeile, die die Identität und die Werte des Unternehmens widerspiegelt. In diesem Zuge ist professionelles Aussehen des textlichen Inhaltes, also ein ansprechendes Layout und Design Ihres Newsletters, und funktionierende Links ebenfalls sehr wichtig. Aber natürlich sollte nicht nur das Aussehen, sondern auch der Content an sich relevant und interessant für den Empfänger sein.

Die einfachste Lösung für Ihre Absender-Reputation

Um E-Mail Marketing so einfach wie möglich zu halten, bieten sich verschiedene E-Mail Marketing Tools an, die Ihre Versandperformance aktiv unterstützen. Diese messen automatisch bestimmte Kennzahlen. Auf diesem Wege ist eine strukturierte Übersicht gegeben und nach jedem Newsletter nachvollziehbar aufbereitet. Zudem wird durch die meisten Tools auch eine bessere Zustellbarkeit der Newsletter gewährleistet. Wenn der gewählte Lösungsanbieter beispielsweise auf einer Whitelist gelistet ist, wird der Absender als seriös eingestuft und er profitiert automatisch von einer hohen Zustellbarkeit. Um einen Überblick über alle Newsletter Tools zu geben, untersuchte emailtooltester 5 Wochen lang die beliebtesten Tools in fünf verschiedenen Kategorien. Die aktuellen Ergebnisse zeigen allerdings, dass ein E-Mail Marketing Tool nicht zwangsläufig eine gute Zustellbarkeit gewährleistet. Die Zustellbarkeitsraten lagen im Oktober 2021 zwischen 50 %-93% und zeigen, dass eine gute Recherche und das geeignete Tool die optimale Vorbereitung sind, um die Zustellung Ihrer Newsletter so hoch wie möglich zu halten.