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Mit dem Videokonferenz-Knigge den Meeting-Alltag erleichtern

Videokonferenzen für alle! Das klingt nach Zukunftsmusik, ist aber mit den neuen browserbasierten Systemen in greifbare Nähe gerückt.
Tobias Enders | 28.08.2014

Ob sich Videokonferenzen jedoch im Unternehmensumfeld als Standard etablieren können, hängt nicht zuletzt von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Nur wer die Vorzüge eines neuen Kommunikationswerkzeugs erkennt und versteht, wird es in seiner täglichen Arbeit nutzen. Aus diesem Grund trägt die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter maßgeblich zum erfolgreichen Einsatz bei. Dazu gehört auch, das richtige Verhalten während einer Videokonferenz zu trainieren – und quasi einen Knigge für das virtuelle Meeting an die Hand zu geben.

Gute Vorbereitung ist die halbe Videokonferenz
Ob das virtuelle Meeting für alle Teilnehmer zu einem zufriedenstellenden Ergebnis führt, hängt maßgeblich von der Vorbereitung ab. Neben dem Erstellen von Agendaund Teilnehmerliste gehört es auch dazu,technische Fragen zu klären und sich Gedanken über Kleidung und Hintergrund zu machen.

Schritt 1: Agenda aufsetzen
Nichts ist zeitraubender und frustrierender als endlose Besprechungen, die letztlich keinen Mehrwert bringen. Eine prägnante Agenda sorgt für einen klaren Gesprächsleitfaden und eine einheitliche Erwartungshaltung der Teilnehmer. Beim Erstellen helfen Fragen wie: Wer sollte dabei sein und welche Informationen sind bereitzustellen? Welche Inhalte gilt es zu klären? Wie ist die Rollenverteilung der Teilnehmer? Wann startet und endet die Konferenz? Was ist das Ziel des Gesprächs und was sind die Erwartungen der Teilnehmer?

Tipp: Weniger ist mehr. Beschränken Sie die Teilnehmerzahl auf ein Minimum – Faustregel: sie sollte acht nicht überschreiten. Je größer die Gruppe, desto höher die Herausforderung, alle Inhalte zu besprechen und die Ziele zu erreichen. Das wusste auch Apple-Gründer Steve Jobs. Erwar bekannt dafür, genau darauf zu achten, dass nur tatsächlich involvierte Mitarbeiteran den virtuellen oder persönlichen Meetings teilnehmen.

Schritt 2: Technik beherrschen

Vor allem der Moderator muss genau wissen, wie das genutzte Videokonferenz-System funktioniert. Auch hier empfiehlt es sich, vorher wichtige Fragen zu klären: Wie kann ich die Teilnehmer verwalten? Wie kann ich Mikrofon und Kamera ein- undausschalten oder Dokumente teilen? Wer die einzelnen Funktionen sicher beherrscht, wirkt souverän und spart allen Beteiligten viel Zeit.

Tipp: Erscheinen Sie pünktlich zum Meeting. Das bedeutet bei Videokonferenzen nicht, erst zur festgesetzten Zeit den virtuellen Raum zu betreten, sondern mindestens fünf Minuten vorher. Das erlaubt, alle Dokumente vorzubereiten und beispielsweise die Kameraeinstellung zu überprüfen. Als Moderator stellen Sie zudem sicher, alle Teilnehmer zu Beginn zu begrüßen und gegebenenfalls einander vorstellen zu können.

Schritt 3: Testlauf einplanen
Besonders für Konferenzen, bei denen sich eine Gruppe von Teilnehmern eine Kamera teilt, bietet sich ein Testlauf an. Denn dieSitzordnung spieltfür die Kameraeinstellung eine wichtige Rolle: Zoomt sie automatisch auf den Sprecher? Sind alle Teilnehmer zu sehen? Wie verteilen sich die Mitarbeiter am besten im Raum? Um das zu prüfen, eignet sich die Bild-in-Bild-Ansicht.

Tipp: Achten Sie auch auf die Sichtlinie: Filmt die Kamera beispielsweise von unten, muss Ihr Gegenüber zu Ihnen aufschauen. Das kann die Atmosphäre maßgeblich beeinflussen – gerade wenn man mit jemanden spricht, der in der Unternehmenshierarchie höher steht. Zudem sollten Sie immer in die Kamera schauen, nicht auf den Monitor.

Erfolgreich videofonieren durch gute Moderation
Ob ein sorgfältig vorbereitetes Meeting den gewünschten Erfolg bringt, hängt auch vom Moderator ab. Er ist dafür verantwortlich, Leitlinienfür das Gespräch festzulegen und auf deren Einhaltung zu achten. Hier einige Regeln für den Moderator:

Regel 1: Kommunikationsprinzipien festlegen
In der Regel ist es Aufgabe des Moderators, die Konferenz zu eröffnen. Dabei geht es nicht nur darum, die Agenda vorzustellen, sondern auch kurz die Verhaltensregeln zu erläutern – etwa ob Wortmeldungen schon während eines Vortrages erwünscht sind oder erst danach. Ebenfalls wichtig: den Zeitrahmen definieren und falls die Videokonferenz aufgezeichnet wird, vor Beginn das OK aller Teilnehmer einholen.

Tipp: Je nach verfügbarer Zeit die Teilnehmer kurz vorstellen oder diese sich selbst vorstellen lassen, insbesondere wenn sich noch nicht alle kennen. Ebenfalls nützlich sind Namensschilder, die gut lesbar vor den Sprechern positioniert werden. Das erspart Missverständnisse und unterstützt den Kommunikationsfluss.

Regel 2: Störungen vermeiden
Auch wenn es selbstverständlich sein müsste, aber der E-Mail-Check zwischendurch und kurze Rücksprachen mit anderen Kollegen sind ein Tabu. Auch das Rascheln mit Papier oder das nervöse Spielen mit einem Stift kann vom Gegenüber als störend und unhöflich empfunden werden.

Tipp: Oft unterschätzen Teilnehmer auch Geräusche, die von Kaffeetassen oder Wassergläsern kommen. Werauf Kaffee nicht verzichten möchte, sollte die Tasse lautlos abstellen.

Regel 3: Lautlos schalten
In der Regel gilt: Jeder im Meeting, der nicht gerade spricht, schaltet das Mikrofon aus („Mute“-Taste). So lassen sich vor allem Echos vermeiden, die durch Einschalten des Lautsprechers entstehen können. Zudem wird niemand durch Nebengeräusche abgelenkt oder aus dem Konzept gebracht. Gerade bei sensiblen oder komplizierten Themen ist die Konzentration aller Teilnehmer gefordert. Ein Nicken reicht oft aus, um Aufmerksamkeit zu signalisieren.

Tipp: Diese Regel ist besonders von denen zu berücksichtigen, die sich mit dem Handy in die Konferenz einwählen. Denn Videokonferenzen reagieren sehr empfindlich auf Funksignale und Hintergrundgeräusche wie Straßenlärm. Auch hier bietet ein Concierge Service Abhilfe. Die Videokonferenz wird nach einem definierten Ablaufplan geschaltet und die einzelnen Teilnehmer kommen nach einer vorgegebenen Struktur an die Reihe. Der Operator schaltet den jeweiligen Teilnehmer von „mute“ auf „un-mute“

Richtig geplant und durchgeführt sind Videokonferenzen eine kostengünstige und effiziente Methode der ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Schon heute verwenden 66 Prozent der Geschäftsentscheider in Deutschland Videokonferenzen für ihre Geschäftskommunikation, fast die Hälfte der Nutzer nehmen mindestens einmal pro Woche an einem Video-Meeting teil. 92 Prozent der Manager und Führungskräfte sind überzeugt, dass Video Conferencing hilft, Distanzen zu überwinden und so die Produktivität zu verbessern. Zu diesen Ergebnissen kam Ende letzten Jahres der Anbieter von HD-Videokonferenzen Polycom, der in einer umfangreichen Studie 1.200 Business Entscheider weltweit zur Nutzung von Videokonferenzen befragte. Durch die neuen browserbasierten Tools, flexible Arbeitszeitmodelle und die steigende Mobilität werden Videokonferenzen auch in Zukunft einen hohen Stellenwert bei Geschäftsführern haben.