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Den richtigen Event-Dienstleister finden: 12 Tipps

Sind Sie auf der Suche nach einem geeigneten Event-Dienstleister? Darauf sollten Sie bei der Auswahl achten.
Gabriele Braun | 17.06.2015
Live dabei sein, erleben und mitreden dürfen: Kein Unternehmen kann es sich leisten, auf die unmittelbar erlebbare Inszenierung zu verzichten, um CI, Marken und Produkte vom Wettbewerb abzuheben. 2014 waren Messen, Kongresse und Events deutschen Firmen 25 Prozent ihres Marketingbudgets wert, mehr als die Onlinekommunikation, in die 16 Prozent Budget investiert wurden. Laut Messe- und Event-Branchenverband FAMAB gab die Wirtschaft hierzulande für die Live-Inszenierungen 4,33 Milliarden Euro aus.

Wer heutzutage auf Messen und Events Kunden oder Mitarbeiter begeistern will, muss sich einiges einfallen lassen. Eine besondere Rolle spielt dabei moderne Kommunikationstechnik. Das Infotainment findet über großflächige Projektionen, Lichteffekte und Erlebniswelten statt. Auch die Verzahnung mit sozialen Medien rund um die Veranstaltungen ist inzwischen unverzichtbar. Das schafft Response-Funktionen, die wichtige Kundeninformationen liefern, und neue Möglichkeiten der Inszenierung über Storytelling als Aufmerksamkeitsaktivator über längere Zeiträume. In Zukunft werden die zwei großen Trends, Einbeziehung der Kunden und Mitarbeiter und Storytelling über digitale Medien, das Event-Marketing noch maßgeblicher bestimmen.

Ohne professionelle Dienstleister ist diese aufwändige, komplexe Kommunikation nicht denkbar. Eine Vielzahl von Agenturen, Spezial-Dienstleistern und Locations sorgt für Ihren perfekten Firmenauftritt auf Messen, Meetings und Events. Um sich in dieser Angebotsflut zurechtzufinden, geben wir Ihnen heute 12 Tipps.

Tipp 1 – Rahmenbedingungen und Zielsetzungen klären
Vor der Suche nach einem Dienstleister sollten Sie sich im Klaren sein, welche Ziele Sie mit der Veranstaltung verfolgen und was für ein Event in welcher Größenordnung Sie sich vorstellen.

Tipp 2 – Anforderungen
Schreiben Sie konkret und detailliert auf, was Ihre Anforderungen sind und wie Sie sich das Ergebnis vorstellen. Hilfreich ist dabei eine Checkliste. Geben Sie hier die Größenordnung an, z.B. Anzahl der (erwarteten) Kunden, Gäste und Mitarbeiter.

Tipp 3 – Budget
Legen Sie fest, wie viel Sie bereit sind, dafür auszugeben

Tipp 4 – Auswahl
Informieren Sie sich über Verzeichnisse, Marktübersichten, Suchmaschinen, Empfehlungen von Bekannten und Fachartikeln, welche Anbieter es gibt und welche davon in Frage kommen.

Tipp 5 - Vergleichen
Vergleichen Sie deren Schwerpunkte, Referenzen, Auszeichnungen und Projekte. Lassen Sie sich Informationsmaterial zusenden. Fragen Sie im Unternehmen, ob es bereits Kontakte zu Mitarbeitern des Dienstleisters gab.

Tipp 6 – Angebote einholen

Präzisieren Sie Ihre Anforderungen, Erwartungen und Rahmenbedingungen schriftlich in verständlicher, strukturierte Form und holen Sie schriftliche Angebote ein.

Tipp 7 – Auswahl des Dienstleisters
Machen Sie sich aufgrund der vorliegenden Informationen und eventueller persönlicher Gespräche ein Bild über Mitarbeiterzahl, Charakter, Eigenarten und die Unternehmenskultur des Dienstleisters: flippig oder konservativ, technisch oder kreativ, chaotisch oder geordnet, wild oder angepasst, Spezialisten oder Generalisten. Bewerten Sie anhand eines Punktesystem, wie wichtig Ihnen folgende Eigenschaften sind und auf welche Event-Dienstleister diese zutreffen: verbindlich, kreativ, perfekt, kostenbewusst, eigeninitiativ, pünktlich, professionell geführt, schnell reagierend, strategisch denkend, kennt unseren Markt, immer erreichbar, preisgünstig, in der Nähe, Chefbetreuung, Kreativpreise, international, Umsatzgröße, flexibel, lösungsorientiert, sympatisch, kompetent, stilvoll, seriös, zuverlässig, alteingesessen, innovativ.

Tipp 8 – Agenturpitch
Wenn es zu einem Pitch kommt, achten Sie auf Informationsgleichheit und darauf, dass die Aufgabe gleichlautend schriftlich an mindestens drei Event-Dienstleister geht. Vereinbaren Sie ein Pitch-Honorar in gleicher Höhe für alle. Achten Sie darauf, dass beim Pitch alle Ihre Entscheider anwesend sind.

Tipp 9 – Briefing
Beschreiben Sie beim Briefing die Anforderungen, Anwendungsbereiche sowie den von Ihnen erwarteten Nutzen. Liefern Sie alle verfügbaren Informationen über Ihr Unternehmen und die bereits erfolgten Arbeiten. Beschreiben Sie Ihr Unternehmen, Ihre Produkte, Ihren Markt, Ihre Zielgruppe, Ihre Mitbewerber und Ihre Marketing- und Kommunikationsziele.

Tipp 10 – Meilensteine festlegen
Schaffen Sie bei einem zweiten Treffen eine offene Gesprächsatmosphäre und stellen Sie sicher, dass alle Fragen des Dienstleisters gestellt und beantwortet werden. Legen Sie gemeinsam Meilensteine fest. Fertigen Sie ein Protokoll an, das Sie sich bestätigen lassen. Vereinbaren Sie eventuell regelmäßige Folgetreffen.

Tipp 11 – Termin
Wann ist der richtige Zeitpunkt für das Kundenevent? Unter der Woche, am Wochenende oder in den Ferien? Beachten Sie bei der Terminauswahl, dass es keine Überschneidungen mit anderen wichtigen Branchenevents gibt.

Tipp 12 – Location und Umgebung

Ein sehr wichtiges Kriterium für den Erfolg einer Veranstaltung ist der Tagungsort und dessen Verkehrsanbindung. Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar ist oder richten Sie Shuttle-Busse ein.


Weiterführende Links:

Ein starker Auftritt mit Event Agenturen
Sie wollen das perfekte Event durchführen? Überlassen Sie nichts dem Zufall, überlassen Sie diese Aufgabe einer Event-Agentur.
http://www.marketing-boerse.de/Marktuebersicht/details/1403-Event-Agenturen/45781

Der richtige Ort für Ihr Event - die Location
Der richtige Rahmen ist eine wesentliche Voraussetzung für das Gelingen Ihrer Events. Wir zeigen Ihnen die besten und ausgefallensten Locations.
http://www.marketing-boerse.de/Marktuebersicht/details/1523-Event-Location/52504

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http://www.marketing-boerse.de/Marktuebersicht/details/1523-Event-Dienstleister/52503


Wichtige Branchentreffs
http://www.marketing-boerse.de/Termin/toplist


Quelle:
FAMAB e.V.
Branchenbrief für die
Direkte Wirtschaftskommunikation 2015
http://famab.de/fileadmin/user_upload/3.0_Aktuelles/3.5_Brancheninformationen/Branchenbrief_14_15.pdf