Das papierlose Büro: Die letzte Hürde ist gefallen

Bereits seit den 1970er Jahren wurde das papierlose Büro zwar immer wieder prognostiziert, bislang aber nie flächendeckend umgesetzt. Auch im Geschäftsalltag unserer heute digitalisierten Welt nutzen wir oftmals noch haptische Ausdrucke, was nicht nur Nachteile für Workflows, sondern auch negative Umweltaspekte mit sich bringen kann. Woran das liegt, beantwortet Ingolf Rauh, Head of Product and Innovation Management von Swisscom Trust Services.

Nachhaltigkeit ist heute DAS Trendthema und durchdringt in der Arbeitswelt alle Bereiche. Kein Wunder, dass auch die klassische Büroarbeit teilweise überdacht werden muss. Denn das Bewusstsein für die Umweltauswirkungen der Papierherstellung und Entsorgung wächst sowohl unter Arbeitgebern als auch auf Seiten der Arbeitnehmer. Und die Hebelwirkung, gerade beim Thema Papierverbrauch, ist enorm: Weltweit liegt Deutschland sowohl bei der Erzeugung als auch beim Verbrauch von Papier auf dem vierten Platz – in absoluten Zahlen wohlgemerkt. Mit 227 Kilogramm (2019) beim jährlichen Pro-Kopf-Verbrauch bedeutet dies einen Spitzenplatz für die Papierrepublik Deutschland. Auf graphische Papiere, wozu auch Büropapier zählt, entfielen im Jahr 2019 mehr als ein Drittel des Verbrauchs.

Gerade an dieser Stelle sind Einsparungen jedoch am einfachsten zu realisieren. In der Verpackungsindustrie ist Papier immer noch der Rohstoff der Wahl, wenn es um Nachhaltigkeitsaspekte geht. Auch im privaten Bereich setzen viele Leser weiterhin lieber auf das haptische Buch als auf den E-Book-Reader. Im Bürokontext sieht die Situation anders aus: Dokumente aus Papier nehmen Platz ein, sind nicht digital archivier- oder durchsuchbar und verursachen allgemein Mehraufwand in der Verwaltung.

Schriftform als Hindernis?

Die E-Mail hat den Geschäftsbrief mittlerweile vollständig aus dem Büroalltag verdrängt. Papier findet man meist dann, wenn es um Verträge oder andere Dokumente mit offiziellem Charakter und der Notwendigkeit von Rechtssicherheit geht. Hier ist die Schriftform nach Paragraph 126 (BGB) teilweise explizit vorgeschrieben oder Unternehmen wollen sich rechtlich durch physische Unterschriften zusätzlich absichern.

Beides ist inzwischen aber auch auf elektronischem Wege möglich. Eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt das Schriftformerfordernis und ist rechtssicher. Somit ist sie in der Praxis der eigenhändigen Unterschrift in fast allen Fällen rechtlich gleichgestellt. Einzig bei notariell beglaubigten Schriftstücken ist auch weiterhin eine physische Unterschrift gefordert.

Dennoch scheint es noch verbreitete Vorurteile zu geben. Viele sind immer noch der Meinung, der Weg zur elektronischen Signatur sei zu schwer. Benötigte Geräte und Lösungen seien noch nicht überall allgemein verfügbar oder umständlich und einschränkend. Diese öffentliche Auffassung ist natürlich nicht mehr zeitgemäß. Für die moderne Fernsignatur ist neben dem PC lediglich z.B. ein Smartphone notwendig. Kartenlesegeräte und ähnliche Hardware sind in diesem Fall obsolet. Außerdem gibt es auf dem Markt verschiedenste Anbieter für Signaturdienste mit unterschiedlichen Abrechnungsmodellen. As-a-Service-Angebote und Pay-per-Use-Modelle sorgen dafür, dass auch softwareseitig nicht in herstellergebundene Infrastrukturen investiert werden muss.

Bessere Energiebilanz durch Digitalisierung

Was in der Gesamtenergiebilanz nicht zu vernachlässigen ist: Mit jedem analogen Vertragsdokument geht in der Regel auch ein Postversand einher. Durchgehende Digitalisierung kann hier hinsichtlich Ressourcenschonung viel bewirken. Ein Beispiel: 27 Millionen Siegel und Signaturen verwendeten alle Kunden von Swisscom Trust Services im letzten Jahr; zudem auch PDFs anstelle von Papier. Insgesamt konnte dadurch eine CO2 Einsparung von 675 Tonnen realisiert werden. Dies entspricht wiederum dem Äquivalent von 270.000 Litern Erdöl oder 3,3 Millionen gefahrenen Autokilometern. All das ist freilich nur ein kleiner Beitrag im gesamten Digitalisierungsprozess – im Kontext müssen auch der Energieverbrauch von Druckern, Scannern und anderen Geräten berücksichtigt werden.

Fazit

In vielen Prozessen schien bisher eine rechtssichere Signatur das letzte Nadelöhr für eine vollständige Digitalisierung zu sein. Doch heute lässt sich auch diese Hürde einfach und kostenschonend nehmen. Elektronische Signaturen lassen sich ganz simpel in bestehende Prozesse integrieren und an individuelle Vorgaben von Unternehmen anpassen. Die vollständige Digitalisierung von Workflows vereinfacht nicht nur den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter und ermöglicht neue Geschäftsmodelle, sondern kann auch einen Beitrag zu nachhaltigerem Wirtschaften leisten.