Worauf kommt es bei der CMS-Auswahl an?
Dieser Fachartikel erschien im Leitfaden Online-Marketing
http://buchblog.marketing-boerse.de
http://www.marketing-boerse.de/Info/details/LeitfadenOM
Im Markt für Content-Management-Systeme, CMS, gibt es Hunderte von Angeboten, von einfachster Webseitengestaltungssoftware bis hin zu großen, unternehmensweit einsetzbaren E-Business-Portal-Lösungen. Die Vielfalt der Produkte macht es unerlässlich, vor einer Auswahl genauestens die Anforderungen an die Lösung zu definieren. Hierbei müssen die unterschiedlichen Einsatzgebiete und die verschiedenen Nutzungsmodelle, von der Internet- bis zur Intranetseite, berücksichtigt werden. Nutzungsfreundlichkeit, Standards, Ausbaufähigkeit, ein-fache Pflegbarkeit und Marktdurchdringung des Produktes sind dabei Maßstäbe für Erfolg des Projektes und die Zukunftssicherheit der Lösung.
Was ist ein CMS?
Bevor man sich in den Dschungel des Angebotes an Produkten begibt, ist es zunächst notwendig, unterschiedliche Formen von Content-Management-Systemen (CMS) zu unterscheiden.
Allgemein betrachtet, bietet Content-Management-Systemunterstützung für die Verwaltung von Inhalten. Die Unterstützung teilt sich auf folgende Funktionsbereiche auf:
• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weiterer
Programme)
• die Verwaltung von Content (Content-Management im engeren Sinn)
• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)
• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)
• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)
Als spezielle Ausprägungen des Content-Management werden in der Regel Web- Content-Management und Enterprise-Content-Management unterschieden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch:
Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf Internet-technologie-basierten Web-Sites und Portalen, und schließt Web-Redaktionssysteme, Website-Operating-Systeme, Web-Design-Werkzeuge und Web-Publishing-Lösun-gen ein. Web-Content-Management konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content im Internet. Enterprise-Content-Management hingegen hat die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen zum Ziel und konzentriert sich auf die Inhouse- Informationsbereitstellung.
Im Rahmen von Online-Marketing ist Content-Management im Sinne von Web-Content-Management von Interesse, so dass sich dieser Text mit der Auswahl eines Web-Content-Management-Systems (WCMS) befasst.
Unterschiedliche Anforderungen = verschiedene Lösungsansätze
Selbst wenn sich die Auswahl auf ein CMS im Sinne eines WCMS beschränkt, gibt es zahlreiche, unterschiedliche Ansätze, deren Einsatz von der angestrebten Nutzung, der Zielgruppe und dem Scope der Lösung abhängig sind. So kann nach einfachen Webseiten, Firmenwebseiten, Informations- oder Community-Portalen und E-Business-Portalen unterschieden werden:
Einfache Webseiten
Dies sind private Webseiten oder Internetauftritte kleinerer Unternehmen, deren Ziel die Präsentation von Informationen ist. Diese Seiten bieten grundlegende Funktionalitäten wie zum Beispiel die Darstellung von statischen Inhalten oder Navigationsleisten. Solche Seiten können mit Standard-Werkzeugen wie Web-publikationssoftware, einfachen CMS-Lösungen oder Blog-Software verwaltet werden.
Firmenwebseiten
In diese Kategorie fallen umfangreiche Internetauftritte von Firmen, die der Präsentation von Unternehmensinformationen dienen, aber auch der Produkt-präsentation mit beispielsweise Katalogen und Bestelldiensten. Weitere Inhalte können Presseinformationen und News sein, das heißt Informationen, die ständig aktualisiert werden müssen. Ziel dieser Webseiten ist neben der Präsenz der Firma die Angebotspräsentation. Für die Verwaltung kommen herkömmliche CMS-Produkte in Frage.
Informations- oder Community-Portale
Internetauftritte von Verlagen, Zeitschriften und ähnlichen Einrichtungen lassen sich in dieser Kategorie zusammenfassen. Die Funktionen dieser Seiten reichen von der Darstellung von Informationen und Nachrichten über Terminkoordination bis zu Diskussionsforen und Blogs. Für diese Art von Webseiten verwendet man umfangreiche CMS-Produkte oder Community-Software.
E-Business-Portale
In diese Kategorie fallen die Internetauftritte großer Unternehmen und Unter-nehmensverbände sowie reine Internet-Verkaufsportale mit E-Commerce-Funktionalität. Die Funktionen dieser Seiten umfassen zum einen die Präsentation von Informationen und zum anderen die Produktkataloge mit Bestellwesen, Bestellnachverfolgung, Reklamationsmanagement, Accounting, Statistik, Personali-sierung, Empfehlungsmanagement, Medienmanagement, ermöglichen also einen Benutzerinteraktion. Für die Verwaltung solcher Portale sehr hohen Grad an eignen sich Software für E-Business-Portale, große CMS-Produkte, sowie auch Content-Management und Digital Asset Management Systeme, die Bestandteil einer größeren ECM-Lösung sind.
Welcher Lösungsansatz am besten geeignet ist, hängt stark vom Einsatzzweck, der Größe des zu verwaltenden Internetauftrittes, und der Art des zu verwaltenden Content ab. Dementsprechend ist vor jeder Auswahl zunächst eine Standort-bestimmung vorzunehmen, in der der Anwender seine Anforderungen definiert und eine Bedarfsanalyse vornimmt.
Vorgehen bei der Festlegung der Auswahlkriterien
Die Grundvoraussetzung für die Auswahl des passenden CMS ist das Anforderungs-profil des Unternehmens, welches beschreibt, was mit dem CMS überhaupt erreicht, verändert und verbessert werden soll. Folgende Punkte sind unter anderem in dieser Analysephase zu hinterfragen:
• Nutzung
- Was ist der Zweck des Internetauftrittes? - welcher Zielgruppe sollen die Inhalte zur Verfügung gestellt werden? (Intranet, Extranet, Internet) - Soll die Internetseite für den Vertrieb genutzt werden? - Welche Funktionen soll das CMS abdecken?
• Inhalte
- Welche Inhalte sollen auf der Webseite bereitgestellt werden? - Welche Arten von Dokumenten und Medien werden verwendet und wie oft werden Aktualisierungen vorgenommen? - Wer liefert die Inhalte? - Für welche internen Systeme soll eine Anbindung umgesetzt werden? - Sollen externe Quellen wie RSS-Feeds eingebunden werden?
• Anwender
- Wie viele Mitarbeiter sollen mit dem System arbeiten? - Welche Erfahrungen haben diese mit Content-Management? - Wie werden die Pflege und der Betrieb des Systems umgesetzt?
Auf Basis dieser Analyse sollte man die grundlegenden Voraussetzungen und Rahmenparameter in einem Konzept festhalten. Dies dient auch dazu, sich selbst auf das Wesentliche zu konzentrieren und möglichen Overhead oder Abweichungen vom Ziel der Lösung von vornherein zu vermeiden. Der Umfang eines solchen Konzeptes ist abhängig von der Größe, geplanten Funktionalität und Ausrichtung der gesuchten CMS-Lösung. Im privaten Bereich kann schon eine Checkliste mit zwanzig, dreißig wesentlichen Positionen ausreichend sein. Für eine Portallösung können schnell mehrere hundert Seiten Pflichtenheft zusammenkommen. Das Konzept dient auch dazu, die in Frage kommenden Lösungen nach definierten Kriterien vergleichen und bewerten zu können.
Wesentliche Bestandteile neben der konkreten Beschreibung der Aufgabenstellung und der gewünschten Funktionalität sind die Überlegungen zum späteren Betrieb, zur Pflege des Inhalts, zu erwartende personelle und zeitliche Aufwände, Eignung der Werkzeuge zur Einrichtung und Pflege, Absicherung der Verfügbarkeit und Versionierung der Inhalte.
Erst nach der Beantwortung dieser Fragen kann eine Entscheidung über die zu verwendende Technik, die einzusetzende Software und das Betriebsmodell getroffen werden.
Kommerzielle Software versus OpenSource versus SaaS
Je nach Anforderungsumfang können sowohl kommerzielle als auch Freeware oder OpenSource Produkte als Lösung in Frage kommen.
Kommerzielle CMS-Produkte gibt es in den vielfältigsten Ausprägungen. Sie können als fertiges Produkt erworben und vom Anwender selbst installiert und konfiguriert werden, aber auch als Basisprodukt von einem Systemintegrator erweitert werden. Vorteil der kommerziellen Produkte ist, dass es einen rechtlich verantwortlichen Verkäufer der Software gibt, der auch für Gewährleistung, Weiterentwicklung, Qualitätssicherung, Dokumentation und Updates verantwortlich ist.
Freeware wird vom Urheber zur kostenlosen Nutzug zur Verfügung gestellt. Diese ist meistens proprietär und nicht mit OpenSource Software zu verwechseln. Bei letzterer ist der Quelltext für Bearbeitung und Weitergabe offen. OpenSource Software kann lizenzpflichtig sein; allerdings sind die Lizenzkosten in der Regel geringer als bei kommerzieller Software.
Auf den ersten Blick sind die geringen oder gar nicht anfallenden Lizenzkosten ein wichtiges Argument für den Einsatz von Freeware oder OpenSource Produkten. Doch dies sollte nicht das Hauptargument für die Auswahl sein, sondern das Anforderungsprofil. Und da gilt es die verschiedenen Lösungen gründlich zu evaluieren, denn oft ist der Funktionalitätsumfang und die Bedienbarkeit kommer-zieller Lösungen ausgefeilter. Ebenso ist der Integrations- und Anpassungsaufwand nicht außer Acht zu lassen und der kann bei kommerzieller Software durchaus geringer ausfallen als bei den kostengünstigeren Alternativen. Eine pauschale Empfehlung gibt es auch hier nicht, alle drei Modelle haben ihre Vor- und Nachteile und die Eignung hängt von den Anwenderanforderungen ab.
Das Betriebmodell ist als weiterer Aspekt in die Softwareauswahl mit einzubeziehen. Als Alternativen zum Eigenbetrieb bieten sich SaaS- und ASP-Lösungen an: Software as a Service (SaaS) ist eine Methode, Software-Anwendungen über das Web nach Bedarf bereitzustellen. Der Anbieter ist für Wartung und die Administration zuständig, der Anwender kann sich das SaaS-Produkt im Rahmen vorgegebener Funktionalität und Administrationsmöglichkeiten einrichten. Typische Vertreter dieses Modells sind Blog-Webseiten.
Das Application-Service-Providing (ASP) ist der Vorgänger des SaaS: der Dienst-leister betreibt eine Anwendung und stellt diese dem Kunden über das Netz zur Verfügung. Der Anwender kann zwischen verschiedenen Modellen wählen, die von der selbst verwalteten, nur gehosteten Lösung bis zum kompletten Outsourcing von Pflege, Betrieb und Hosting reichen. Hierbei kann auch Design und inhaltliche Pflege an Agenturen oder ASP-Dienstleister outgesourct werden. Häufig werden ASP-Angebote auch vom Anbieter der Telekommunikationsplattform als Zusatz-dienstleistungen zu Telefon- und Webzugang angeboten.
Ob solche Lösungen in Frage kommen, hängt aber sicherlich vom Wert der CMS-Anwendung für das Unternehmen ab, sowie vom Wert der zu verwaltenden Daten. Hier ist die benötigte Sicherheit der Daten sowie der Schutz der Anwendung entscheidend für die Auswahl des Betriebsmodells.
Auswahlverfahren
Je nach Größe, Art und Zielrichtung der benötigten CMS-Lösung gibt es sehr unterschiedliche Ansätze für die Auswahl eines geeigneten Produktes.
Für kleinere Firmen-, Vereins- und Privatseiten bietet es sich an, zunächst Katalog-, Bewertungs- und Produktvergleichsseiten aufzusuchen. Diese bieten eine funktionale und preisliche Übersicht der am Markt verfügbaren Lösungen. Beispiele sind hier www.ContentManager.de, www.Benchpark.de oder www.cmsmatrix.org. Nach einer Vorauswahl macht es Sinn, Blogs und Diskussionsforen zu diesen Produkten aufzusuchen. Dort kann man selbst Fragen stellen oder sich einen Überblick über die Erfahrungen anderer Anwender mit den Lösungen verschaffen.
Für größere CMS-Projekte, bei denen zu erwarten ist, dass auch Dienstleistung für die Einrichtung der Lösung erforderlich sein wird, ist zunächst zu entscheiden, ob man eine Ausschreibung durchführen möchte (auch hier helfen obengenannte Portale) oder ob man sich selbst eine Shortlist geeigneter Produkte zusammenstellen möchte. Dabei hat man die Wahl, sich direkt an Hersteller von CMS-Produkten zu wenden oder an Agenturen und Systemhäuser, die diese Produkte installieren und einrichten. Bei einem Hersteller kauft man meistens nur das „nackte“ Produkt, bei einem Integrator das Produkt zusammen mit einer Dienstleistung. Bei kleineren Lösungen kann man mit den Anbietern der drei, vier best-geeigneten Produkte direkt in ein Verhandlungsverfahren eintreten, wo man den Anbietern seine Vorstellungen an Hand des Konzeptes erläutert, sich möglichst eine Demonstration der benötigten Funktionalität und der Eignung der Werkzeuge geben lässt, in Bezug auf Betrieb, Funktionalität und Kosten vergleichbare Referenzen und sich über vergleichbare Referenzlösungen informiert. Für größere Lösungen schließen sich dann Präsentationen oder Workshops mit den Anbietern an, die in die engere Wahl kommen. Als Alternative wird bei komplexeren Anforderungen häufig auch zunächst nur die Erstellung eines Prototypen durch einen oder zwei Anbieter beauftragt. Die endgültige Entscheidung für ein Produkt fällt dann erst nach einem ausführlichen Test einer möglichst realistischen Umsetzung.
Egal ob es sich um ein kleines CMS handelt, oder um die Investition in ein E-Business-Portal, der Auswahlprozess macht in jedem Fall Arbeit. Angesichts der großen Anzahl unterschiedlichster Anbieter und der sehr variablen Anforderungen der Unternehmen kann zwar eine Empfehlung für ein systematisches Vorgehen, nicht aber für die Auswahl selber gegeben werden. Diese ist von Fall zu Fall individuell zu treffen. Nicht individuell sind lediglich die Grundanforderungen, die jedes CMS erfüllen sollte, und im Folgenden abschließend zusammengefasst sind:
Trennung von Content, Layout und Funktionalität
Durch die Entkopplung von Information und Darstellung werden Webseiten dynamisch generiert, indem die Inhalte zur Laufzeit in die Gestaltungsvorlagen, sogenannte Templates, eingebunden werden. So kann zum einen ein einheitliches Layout garantiert werden, zum anderen kann das Ausgabeformat an bestimmte Eigenschaften des Benutzers angepasst werden, wie zum Beispiel dessen Zugriffsrechte oder Ausgabegerät, und der Inhalt kann beliebig wiederverwendet werden.
Publikationsprozess
Große Websites lassen sich nur mit einem genau definierten Publikationsprozess effizient verwalten, welcher mehrere Personen- und Funktionsgruppen umfasst. Das CMS muss die Zuordnung verschiedener Aufgaben zu Rollen sowie die Definition der einzelnen Prozessschritte mit Zuweisung von Verantwortungen ermöglichen.
Integrationsfähigkeit
Das CMS wird nicht das einzige System im Unternehmen sein. Um mit Lösungen wie ERP- und CRM-Systemen ohne großen Anpassungs- und Programmieraufwand interagieren zu können, sind offene Schnittstellen von großer Bedeutung. Nur so können Daten aus anderen Systemen in die Publikationen mit eingebunden werden. In Hinblick auf die Zukunftssicherheit einer Lösung und die Integration externer Daten sollte auch der Import und Export von XML Daten unterstützt werden.
Personalisierung
Personalisierung erlaubt es, auf den Benutzer zugeschnittene Inhalte, Darstellungs-formen oder Navigationen bereitzustellen. Dabei kann sich das System entweder automatisch an den Benutzer anpassen, oder der Benutzer legt sich selbst ein an seine Informationsbedürfnisse abgestimmtes Profil an. In diesem Zusammenhang sind auch die Steuerung der Zugriffsrechte und die Möglichkeit, geschützte Bereiche anzulegen, wichtig.
Usability
Der Webauftritt sollte von den Mitarbeitern gepflegt werden können, die auch den Inhalt erstellen, zum Beispiel die Marketing- oder PR-Abteilung. Eine leichte Bedienbarkeit ermöglicht auch Mitarbeitern ohne spezielles Internet-Know-how die Nutzung dieses Publikationskanals und unterstützt zudem eine Aufgabenteilung nach Kernkompetenzen.
Suchmaschinen-Freundlichkeit
Niemandem ist mit einem Web-Auftritt geholfen, der nicht gefunden wird. Und für das Finden ist heute die gute Positionierung in den Ergebnissen von Suchmaschinen der relevante Faktor. An dieser Stelle kann es aber mit CMS-generierten Websites zu Problemen kommen: diese dynamisch erzeugten Websites werden von den Suchmaschinen-Robotern oft nicht erfasst. Wo ein solcher Roboter keine fertigen, statischen HTML-Seiten vorfindet, bricht er seine Suche ab und schreibt nur die Indexseite in sein Verzeichnis. Grund dafür sind die oft kryptischen URLs dynamisch generierter Webseiten, wie zum Beispiel http://www.dynamisch.de/info.abc?parax=wert1¶y=wert2, die Parameter beinhalten, die festlegen welche Inhalte auf der Seite angezeigt werden sollen. Ein gutes CMS bietet die Möglichkeit, diese internen Adressen zu verkürzen oder mit lesbareren URLs zu überschreiben. Wichtig für die Indexierung ist ebenfalls die Möglichkeit, Titel und Beschreibungsattribute der Seiten bearbeiten zu können, denn auch diese werden von den Suchmaschinen gelesen und für die Platzierung in den Such-maschinenergebnissen ausgewertet.
Ausbaufähigkeit
Die Anforderungen an ein CMS ändern sich im Laufe der Unternehmensentwicklung: die Belegschaft wächst, neue Applikationen müssen integriert werden. Für diese Fälle bietet ein gutes CMS die Möglichkeit der modularen Erweiterung.
http://buchblog.marketing-boerse.de
http://www.marketing-boerse.de/Info/details/LeitfadenOM
Im Markt für Content-Management-Systeme, CMS, gibt es Hunderte von Angeboten, von einfachster Webseitengestaltungssoftware bis hin zu großen, unternehmensweit einsetzbaren E-Business-Portal-Lösungen. Die Vielfalt der Produkte macht es unerlässlich, vor einer Auswahl genauestens die Anforderungen an die Lösung zu definieren. Hierbei müssen die unterschiedlichen Einsatzgebiete und die verschiedenen Nutzungsmodelle, von der Internet- bis zur Intranetseite, berücksichtigt werden. Nutzungsfreundlichkeit, Standards, Ausbaufähigkeit, ein-fache Pflegbarkeit und Marktdurchdringung des Produktes sind dabei Maßstäbe für Erfolg des Projektes und die Zukunftssicherheit der Lösung.
Was ist ein CMS?
Bevor man sich in den Dschungel des Angebotes an Produkten begibt, ist es zunächst notwendig, unterschiedliche Formen von Content-Management-Systemen (CMS) zu unterscheiden.
Allgemein betrachtet, bietet Content-Management-Systemunterstützung für die Verwaltung von Inhalten. Die Unterstützung teilt sich auf folgende Funktionsbereiche auf:
• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weiterer
Programme)
• die Verwaltung von Content (Content-Management im engeren Sinn)
• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)
• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)
• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)
Als spezielle Ausprägungen des Content-Management werden in der Regel Web- Content-Management und Enterprise-Content-Management unterschieden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch:
Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf Internet-technologie-basierten Web-Sites und Portalen, und schließt Web-Redaktionssysteme, Website-Operating-Systeme, Web-Design-Werkzeuge und Web-Publishing-Lösun-gen ein. Web-Content-Management konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content im Internet. Enterprise-Content-Management hingegen hat die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen zum Ziel und konzentriert sich auf die Inhouse- Informationsbereitstellung.
Im Rahmen von Online-Marketing ist Content-Management im Sinne von Web-Content-Management von Interesse, so dass sich dieser Text mit der Auswahl eines Web-Content-Management-Systems (WCMS) befasst.
Unterschiedliche Anforderungen = verschiedene Lösungsansätze
Selbst wenn sich die Auswahl auf ein CMS im Sinne eines WCMS beschränkt, gibt es zahlreiche, unterschiedliche Ansätze, deren Einsatz von der angestrebten Nutzung, der Zielgruppe und dem Scope der Lösung abhängig sind. So kann nach einfachen Webseiten, Firmenwebseiten, Informations- oder Community-Portalen und E-Business-Portalen unterschieden werden:
Einfache Webseiten
Dies sind private Webseiten oder Internetauftritte kleinerer Unternehmen, deren Ziel die Präsentation von Informationen ist. Diese Seiten bieten grundlegende Funktionalitäten wie zum Beispiel die Darstellung von statischen Inhalten oder Navigationsleisten. Solche Seiten können mit Standard-Werkzeugen wie Web-publikationssoftware, einfachen CMS-Lösungen oder Blog-Software verwaltet werden.
Firmenwebseiten
In diese Kategorie fallen umfangreiche Internetauftritte von Firmen, die der Präsentation von Unternehmensinformationen dienen, aber auch der Produkt-präsentation mit beispielsweise Katalogen und Bestelldiensten. Weitere Inhalte können Presseinformationen und News sein, das heißt Informationen, die ständig aktualisiert werden müssen. Ziel dieser Webseiten ist neben der Präsenz der Firma die Angebotspräsentation. Für die Verwaltung kommen herkömmliche CMS-Produkte in Frage.
Informations- oder Community-Portale
Internetauftritte von Verlagen, Zeitschriften und ähnlichen Einrichtungen lassen sich in dieser Kategorie zusammenfassen. Die Funktionen dieser Seiten reichen von der Darstellung von Informationen und Nachrichten über Terminkoordination bis zu Diskussionsforen und Blogs. Für diese Art von Webseiten verwendet man umfangreiche CMS-Produkte oder Community-Software.
E-Business-Portale
In diese Kategorie fallen die Internetauftritte großer Unternehmen und Unter-nehmensverbände sowie reine Internet-Verkaufsportale mit E-Commerce-Funktionalität. Die Funktionen dieser Seiten umfassen zum einen die Präsentation von Informationen und zum anderen die Produktkataloge mit Bestellwesen, Bestellnachverfolgung, Reklamationsmanagement, Accounting, Statistik, Personali-sierung, Empfehlungsmanagement, Medienmanagement, ermöglichen also einen Benutzerinteraktion. Für die Verwaltung solcher Portale sehr hohen Grad an eignen sich Software für E-Business-Portale, große CMS-Produkte, sowie auch Content-Management und Digital Asset Management Systeme, die Bestandteil einer größeren ECM-Lösung sind.
Welcher Lösungsansatz am besten geeignet ist, hängt stark vom Einsatzzweck, der Größe des zu verwaltenden Internetauftrittes, und der Art des zu verwaltenden Content ab. Dementsprechend ist vor jeder Auswahl zunächst eine Standort-bestimmung vorzunehmen, in der der Anwender seine Anforderungen definiert und eine Bedarfsanalyse vornimmt.
Vorgehen bei der Festlegung der Auswahlkriterien
Die Grundvoraussetzung für die Auswahl des passenden CMS ist das Anforderungs-profil des Unternehmens, welches beschreibt, was mit dem CMS überhaupt erreicht, verändert und verbessert werden soll. Folgende Punkte sind unter anderem in dieser Analysephase zu hinterfragen:
• Nutzung
- Was ist der Zweck des Internetauftrittes? - welcher Zielgruppe sollen die Inhalte zur Verfügung gestellt werden? (Intranet, Extranet, Internet) - Soll die Internetseite für den Vertrieb genutzt werden? - Welche Funktionen soll das CMS abdecken?
• Inhalte
- Welche Inhalte sollen auf der Webseite bereitgestellt werden? - Welche Arten von Dokumenten und Medien werden verwendet und wie oft werden Aktualisierungen vorgenommen? - Wer liefert die Inhalte? - Für welche internen Systeme soll eine Anbindung umgesetzt werden? - Sollen externe Quellen wie RSS-Feeds eingebunden werden?
• Anwender
- Wie viele Mitarbeiter sollen mit dem System arbeiten? - Welche Erfahrungen haben diese mit Content-Management? - Wie werden die Pflege und der Betrieb des Systems umgesetzt?
Auf Basis dieser Analyse sollte man die grundlegenden Voraussetzungen und Rahmenparameter in einem Konzept festhalten. Dies dient auch dazu, sich selbst auf das Wesentliche zu konzentrieren und möglichen Overhead oder Abweichungen vom Ziel der Lösung von vornherein zu vermeiden. Der Umfang eines solchen Konzeptes ist abhängig von der Größe, geplanten Funktionalität und Ausrichtung der gesuchten CMS-Lösung. Im privaten Bereich kann schon eine Checkliste mit zwanzig, dreißig wesentlichen Positionen ausreichend sein. Für eine Portallösung können schnell mehrere hundert Seiten Pflichtenheft zusammenkommen. Das Konzept dient auch dazu, die in Frage kommenden Lösungen nach definierten Kriterien vergleichen und bewerten zu können.
Wesentliche Bestandteile neben der konkreten Beschreibung der Aufgabenstellung und der gewünschten Funktionalität sind die Überlegungen zum späteren Betrieb, zur Pflege des Inhalts, zu erwartende personelle und zeitliche Aufwände, Eignung der Werkzeuge zur Einrichtung und Pflege, Absicherung der Verfügbarkeit und Versionierung der Inhalte.
Erst nach der Beantwortung dieser Fragen kann eine Entscheidung über die zu verwendende Technik, die einzusetzende Software und das Betriebsmodell getroffen werden.
Kommerzielle Software versus OpenSource versus SaaS
Je nach Anforderungsumfang können sowohl kommerzielle als auch Freeware oder OpenSource Produkte als Lösung in Frage kommen.
Kommerzielle CMS-Produkte gibt es in den vielfältigsten Ausprägungen. Sie können als fertiges Produkt erworben und vom Anwender selbst installiert und konfiguriert werden, aber auch als Basisprodukt von einem Systemintegrator erweitert werden. Vorteil der kommerziellen Produkte ist, dass es einen rechtlich verantwortlichen Verkäufer der Software gibt, der auch für Gewährleistung, Weiterentwicklung, Qualitätssicherung, Dokumentation und Updates verantwortlich ist.
Freeware wird vom Urheber zur kostenlosen Nutzug zur Verfügung gestellt. Diese ist meistens proprietär und nicht mit OpenSource Software zu verwechseln. Bei letzterer ist der Quelltext für Bearbeitung und Weitergabe offen. OpenSource Software kann lizenzpflichtig sein; allerdings sind die Lizenzkosten in der Regel geringer als bei kommerzieller Software.
Auf den ersten Blick sind die geringen oder gar nicht anfallenden Lizenzkosten ein wichtiges Argument für den Einsatz von Freeware oder OpenSource Produkten. Doch dies sollte nicht das Hauptargument für die Auswahl sein, sondern das Anforderungsprofil. Und da gilt es die verschiedenen Lösungen gründlich zu evaluieren, denn oft ist der Funktionalitätsumfang und die Bedienbarkeit kommer-zieller Lösungen ausgefeilter. Ebenso ist der Integrations- und Anpassungsaufwand nicht außer Acht zu lassen und der kann bei kommerzieller Software durchaus geringer ausfallen als bei den kostengünstigeren Alternativen. Eine pauschale Empfehlung gibt es auch hier nicht, alle drei Modelle haben ihre Vor- und Nachteile und die Eignung hängt von den Anwenderanforderungen ab.
Das Betriebmodell ist als weiterer Aspekt in die Softwareauswahl mit einzubeziehen. Als Alternativen zum Eigenbetrieb bieten sich SaaS- und ASP-Lösungen an: Software as a Service (SaaS) ist eine Methode, Software-Anwendungen über das Web nach Bedarf bereitzustellen. Der Anbieter ist für Wartung und die Administration zuständig, der Anwender kann sich das SaaS-Produkt im Rahmen vorgegebener Funktionalität und Administrationsmöglichkeiten einrichten. Typische Vertreter dieses Modells sind Blog-Webseiten.
Das Application-Service-Providing (ASP) ist der Vorgänger des SaaS: der Dienst-leister betreibt eine Anwendung und stellt diese dem Kunden über das Netz zur Verfügung. Der Anwender kann zwischen verschiedenen Modellen wählen, die von der selbst verwalteten, nur gehosteten Lösung bis zum kompletten Outsourcing von Pflege, Betrieb und Hosting reichen. Hierbei kann auch Design und inhaltliche Pflege an Agenturen oder ASP-Dienstleister outgesourct werden. Häufig werden ASP-Angebote auch vom Anbieter der Telekommunikationsplattform als Zusatz-dienstleistungen zu Telefon- und Webzugang angeboten.
Ob solche Lösungen in Frage kommen, hängt aber sicherlich vom Wert der CMS-Anwendung für das Unternehmen ab, sowie vom Wert der zu verwaltenden Daten. Hier ist die benötigte Sicherheit der Daten sowie der Schutz der Anwendung entscheidend für die Auswahl des Betriebsmodells.
Auswahlverfahren
Je nach Größe, Art und Zielrichtung der benötigten CMS-Lösung gibt es sehr unterschiedliche Ansätze für die Auswahl eines geeigneten Produktes.
Für kleinere Firmen-, Vereins- und Privatseiten bietet es sich an, zunächst Katalog-, Bewertungs- und Produktvergleichsseiten aufzusuchen. Diese bieten eine funktionale und preisliche Übersicht der am Markt verfügbaren Lösungen. Beispiele sind hier www.ContentManager.de, www.Benchpark.de oder www.cmsmatrix.org. Nach einer Vorauswahl macht es Sinn, Blogs und Diskussionsforen zu diesen Produkten aufzusuchen. Dort kann man selbst Fragen stellen oder sich einen Überblick über die Erfahrungen anderer Anwender mit den Lösungen verschaffen.
Für größere CMS-Projekte, bei denen zu erwarten ist, dass auch Dienstleistung für die Einrichtung der Lösung erforderlich sein wird, ist zunächst zu entscheiden, ob man eine Ausschreibung durchführen möchte (auch hier helfen obengenannte Portale) oder ob man sich selbst eine Shortlist geeigneter Produkte zusammenstellen möchte. Dabei hat man die Wahl, sich direkt an Hersteller von CMS-Produkten zu wenden oder an Agenturen und Systemhäuser, die diese Produkte installieren und einrichten. Bei einem Hersteller kauft man meistens nur das „nackte“ Produkt, bei einem Integrator das Produkt zusammen mit einer Dienstleistung. Bei kleineren Lösungen kann man mit den Anbietern der drei, vier best-geeigneten Produkte direkt in ein Verhandlungsverfahren eintreten, wo man den Anbietern seine Vorstellungen an Hand des Konzeptes erläutert, sich möglichst eine Demonstration der benötigten Funktionalität und der Eignung der Werkzeuge geben lässt, in Bezug auf Betrieb, Funktionalität und Kosten vergleichbare Referenzen und sich über vergleichbare Referenzlösungen informiert. Für größere Lösungen schließen sich dann Präsentationen oder Workshops mit den Anbietern an, die in die engere Wahl kommen. Als Alternative wird bei komplexeren Anforderungen häufig auch zunächst nur die Erstellung eines Prototypen durch einen oder zwei Anbieter beauftragt. Die endgültige Entscheidung für ein Produkt fällt dann erst nach einem ausführlichen Test einer möglichst realistischen Umsetzung.
Egal ob es sich um ein kleines CMS handelt, oder um die Investition in ein E-Business-Portal, der Auswahlprozess macht in jedem Fall Arbeit. Angesichts der großen Anzahl unterschiedlichster Anbieter und der sehr variablen Anforderungen der Unternehmen kann zwar eine Empfehlung für ein systematisches Vorgehen, nicht aber für die Auswahl selber gegeben werden. Diese ist von Fall zu Fall individuell zu treffen. Nicht individuell sind lediglich die Grundanforderungen, die jedes CMS erfüllen sollte, und im Folgenden abschließend zusammengefasst sind:
Trennung von Content, Layout und Funktionalität
Durch die Entkopplung von Information und Darstellung werden Webseiten dynamisch generiert, indem die Inhalte zur Laufzeit in die Gestaltungsvorlagen, sogenannte Templates, eingebunden werden. So kann zum einen ein einheitliches Layout garantiert werden, zum anderen kann das Ausgabeformat an bestimmte Eigenschaften des Benutzers angepasst werden, wie zum Beispiel dessen Zugriffsrechte oder Ausgabegerät, und der Inhalt kann beliebig wiederverwendet werden.
Publikationsprozess
Große Websites lassen sich nur mit einem genau definierten Publikationsprozess effizient verwalten, welcher mehrere Personen- und Funktionsgruppen umfasst. Das CMS muss die Zuordnung verschiedener Aufgaben zu Rollen sowie die Definition der einzelnen Prozessschritte mit Zuweisung von Verantwortungen ermöglichen.
Integrationsfähigkeit
Das CMS wird nicht das einzige System im Unternehmen sein. Um mit Lösungen wie ERP- und CRM-Systemen ohne großen Anpassungs- und Programmieraufwand interagieren zu können, sind offene Schnittstellen von großer Bedeutung. Nur so können Daten aus anderen Systemen in die Publikationen mit eingebunden werden. In Hinblick auf die Zukunftssicherheit einer Lösung und die Integration externer Daten sollte auch der Import und Export von XML Daten unterstützt werden.
Personalisierung
Personalisierung erlaubt es, auf den Benutzer zugeschnittene Inhalte, Darstellungs-formen oder Navigationen bereitzustellen. Dabei kann sich das System entweder automatisch an den Benutzer anpassen, oder der Benutzer legt sich selbst ein an seine Informationsbedürfnisse abgestimmtes Profil an. In diesem Zusammenhang sind auch die Steuerung der Zugriffsrechte und die Möglichkeit, geschützte Bereiche anzulegen, wichtig.
Usability
Der Webauftritt sollte von den Mitarbeitern gepflegt werden können, die auch den Inhalt erstellen, zum Beispiel die Marketing- oder PR-Abteilung. Eine leichte Bedienbarkeit ermöglicht auch Mitarbeitern ohne spezielles Internet-Know-how die Nutzung dieses Publikationskanals und unterstützt zudem eine Aufgabenteilung nach Kernkompetenzen.
Suchmaschinen-Freundlichkeit
Niemandem ist mit einem Web-Auftritt geholfen, der nicht gefunden wird. Und für das Finden ist heute die gute Positionierung in den Ergebnissen von Suchmaschinen der relevante Faktor. An dieser Stelle kann es aber mit CMS-generierten Websites zu Problemen kommen: diese dynamisch erzeugten Websites werden von den Suchmaschinen-Robotern oft nicht erfasst. Wo ein solcher Roboter keine fertigen, statischen HTML-Seiten vorfindet, bricht er seine Suche ab und schreibt nur die Indexseite in sein Verzeichnis. Grund dafür sind die oft kryptischen URLs dynamisch generierter Webseiten, wie zum Beispiel http://www.dynamisch.de/info.abc?parax=wert1¶y=wert2, die Parameter beinhalten, die festlegen welche Inhalte auf der Seite angezeigt werden sollen. Ein gutes CMS bietet die Möglichkeit, diese internen Adressen zu verkürzen oder mit lesbareren URLs zu überschreiben. Wichtig für die Indexierung ist ebenfalls die Möglichkeit, Titel und Beschreibungsattribute der Seiten bearbeiten zu können, denn auch diese werden von den Suchmaschinen gelesen und für die Platzierung in den Such-maschinenergebnissen ausgewertet.
Ausbaufähigkeit
Die Anforderungen an ein CMS ändern sich im Laufe der Unternehmensentwicklung: die Belegschaft wächst, neue Applikationen müssen integriert werden. Für diese Fälle bietet ein gutes CMS die Möglichkeit der modularen Erweiterung.