> Das Dienstleisterverzeichnis für Marketing <        
print logo

Mit professionellen Unterlagen punkten

Wenn Sie eine Konferenz, Tagung oder Geschäftsbesprechung planen, wollen Sie sicher einen rundum professionellen Eindruck hinterlassen.
Frank Schneider | 01.10.2013

Neben Ihrem eigenen Auftreten sollte deshalb das Rahmenprogramm perfekt sein. Zu diesem gehört in der Regel eine Powerpoint-Präsentation sowie Informationsmaterial über die Veranstaltung. Damit Ihnen die Zuhörer bei Ihrem Vortrag gut folgen können bzw. die Teilnehmer wissen, was sie bei der Konferenz oder Tagung erwartet, ist es empfehlenswert, Unterlagen drucken zu lassen. Wie diese professionell wirken, lesen Sie hier!

Die professionelle Gestaltung des Inhalts

Der erste Schritt zu professionell wirkenden Unterlagen ist die Aufbereitung des Inhalts. Zu einem professionellen Eindruck gehört es, dem Inhalt eine Gliederung voranzustellen. Auf diese Weise findet sich der Leser leicht in den Unterlagen zurecht und sieht auf einen Blick, was ihn erwartet. Anschaulicher als den Inhalt als reinen Text zu präsentieren, ist eine Mischung aus Text und Bild. Denn beide besitzen spezifische Vorteile, die für die Präsentation relevant sind. Bilder werden schneller wahrgenommen und sind leichter im Gesamten zu erfassen, während Texte für Erklärungen besser geeignet sind und Bilder durch Ausführungen erläutern und ergänzen. Der Inhalt sollte immer auf das Wesentliche beschränkt sein, denn zu lange Texte lenken von den Vorträgen und Präsentationen ab. Überschriften, Absätze und Bullet Points sorgen für Übersichtlichkeit, mit Markierungen wie Fettungen oder Textrahmen wird das Wichtigste hervorgehoben.

Einheitliches Design der Unterlagen

Professionell wirken Unterlagen in einem einheitlichen Design. Sie sollten daher alle Unterlagen einheitlich gestalten – von Informationsmaterialen zur Tagung bis hin zu Handouts für die Vorträge. Sinnigerweise verwenden Sie hierfür das Corporate Design Ihres Unternehmens. Gestalten Sie ein ansprechendes Deckblatt in den Farben des Unternehmens und integrieren Sie auch dessen Logo. Werden in Ihrem Unternehmen bestimmte Schriftarten bevorzugt, gehören auch diese zum Corporate Design und können für die Unterlagen verwendet werden. Eine einheitliche Titelzeile trägt ebenfalls zur professionellen Wirkung bei. Diese kann Kapitelnummer und Kapiteltitel enthalten, das Thema des Seiteninhalts und kann durch das Logo aufgelockert werden. Die Seitenzahl sollten Sie nicht vergessen, weil sich der Leser so einfacher in den Unterlagen zurechtfindet.

Qualität beim Druck bevorzugen

In Bezug auf den Druck hängt die professionelle Wirkung der Unterlagen primär von der Qualität ab. Mit einer hochwertigen Bindung, bei der dem Leser nicht gleich alle Blätter einzeln entgegen kommen, einer guten Papierstärke und einem haltbaren Deckblatt hinterlassen Sie einen positiven Eindruck. Für Seminarunterlagen empfehlen sich

• eine Drahtkamm- oder eine Spiralbindung
• ein Klarsichtfolien-Deckblatt und ein Abschlusskarton zum Schutz der Unterlagen
• eine Papierstärke zwischen 80 und 120 g/qm
• mattes Papier.

Sie können bei einer Online-Druckerei Ihre Seminarunterlagen professionell erstellen lassen. Dort haben Sie die Wahl zwischen Drahtkamm- oder Spiralbindung sowie zwischen verschiedenen Formaten, und Sie können auch die Papierstärke bestimmen. Eine Drahtkamm- oder Spiralbindung ist zu empfehlen, weil die Unterlagen so offen und plan auf dem Tisch liegen bleiben. Je dicker das Papier ist, desto haltbarer sind die Unterlagen und desto hochwertiger wirken sie. Eine mittlere Papierstärke ab 80 g/qm ist angebracht. Sie verhindert außerdem, dass sich die Schrift durchdrückt, wenn man sich Notizen in den Unterlagen macht. Wenn die Unterlagen Bilder in hoher Auflösung enthalten, empfiehlt sich eine Papierstärke zwischen 115 und 135 g/qm für den Bilderdruck. Bei einer Online-Druckerei haben Sie darüber hinaus die Wahl zwischen mattem und glänzendem Papier und können die Farbe des Papiers bestimmten. Sie sollten mattes, weißes Papier bevorzugen. Dieses ist optimal für die Lesbarkeit des Textes. Glänzendes und hochweißes Papier kann den Leser blenden und schneller zu Ermüdungserscheinungen der Augen führen. Auf farbigem Papier hebt sich die Schrift oft nicht deutlich genug ab und wird im schlimmsten Fall unleserlich. Sie sollten farbiges Papier daher nur selten einsetzen und darauf achten, dass die Lesbarkeit gewährleistet ist.

Wenn Sie mit Ihren Unterlagen einen professionellen Eindruck hinterlassen möchten, sollte also das Zusammenspiel zwischen den einzelnen Komponenten stimmen. Mit einem gut aufbereiteter Inhalt, der ansprechend im Corprate Design gestaltet und in einer hochwertigen Form gedruckt ist, werden Sie sicher bei der nächsten Konferenz, Tagung oder Geschäftsbesprechung punkten können.